Sélection d’une chambre d’hôtel 

Conditions préalables

Vous êtes affecté à une agence qui prend en charge la réservation des hôtels (voir Customizing de la Planification des déplacements sous Données de base ® Planification des déplacements : paramètres de pilotage technique ®Caractéristique TRVOF : Paramètres d’accès par utilisateur/catégorie de salariés et Définir catégories de prestations de déplacement).

Procédure

Vous avez créé une demande de déplacement dans le Gestionnaire de la planification.

...

       1.      Sélectionnez  Hôtel avec l’info-bulle Ajouter demande d’hôtel.

Le système affiche la boîte de dialogue Demande d’hôtel.

       2.      Saisissez le lieu demandé. Vous avez le choix entre les options suivantes :

¡        Saisissez le nom de lieu complet d’un code d’identification de lieu IATA ;

¡        Saisissez l’abréviation du code d’identification de lieu IATA (par exemple, FRA pour Francfort) ;

¡        Saisissez le début du nom de lieu suivi de *
Par exemple, Fra* donne une liste de tous les codes d’identification de lieux IATA qui commencent par « Fra »  ; Double-cliquez sur le lieu de votre choix pour le sélectionner.

¡        Le système reconnaît uniquement les villes définies comme lieux IATA ou associées à ces lieux.

       3.      Saisissez les dates de départ et d’arrivée.

Vous pouvez utiliser les entrées Nom, Chaîne d’hôtels et Lieu comme critères de recherche facultatifs pour la demande de disponibilité des hôtels. Ces options ne s’affichent que si vous les avez activées dans le Customizing. Pour activer ces options, accédez au Customizing de la Planification des déplacements sous Définir les stratégies de prix et de disponibilité ® Hôtel : Critères de recherche supplémentaires.
Vous pouvez saisir plusieurs noms (ou parties de noms) dans la zone Nom. Le système recherche alors tous les hôtels dont le nom contient un ou plusieurs de ces termes.

Avant de lancer la demande de disponibilité des hôtels, vous pouvez définir ou modifier vos préférences. Pour ce faire, sélectionnez  Préférences avec l’info-bulle Hôtels souhaités (F5).

       4.      Cliquez sur  Disp. avec l’info-bulle Demande de disponibilité des hôtels (F8).

                            a.      Le système affiche l’écran Disponibilité hôtel : liste des hôtels qui contient la liste de tous les hôtels disponibles répondant aux critères de recherche définis (le cas échéant). Si vous n’avez pas saisi de critères de recherche, le système sélectionne de manière aléatoire environ 30 hôtels disponibles.

Si vous désirez élargir la liste, cliquez sur  Autres hôtels avec l’info-bulle Demander hôtels (F8).

                            b.      L’affichage de l’écran Disponibilité hôtel : liste des hôtels (Catalogue hôtels) dépend du paramétrage et de l’activation par votre entreprise d’un catalogue d’hôtels spécial contenant des hôtels déterminés.

Pour vérifier la disponibilité des hôtels qui ne sont pas repris dans le catalogue d’hôtels, sélectionner la demande standard.

       5.      Sélectionnez l’agence appropriée.

Cliquez sur la ligne pour consulter l’adresse de l’hôtel et afficher des informations sur le statut des chambres d’hôtel que propose l’agence sélectionnée.

Vous pouvez afficher plus de détails concernant l’hôtel sélectionné (adresse, lieu et conditions) en cliquant sur  Informations hôtel. Ces informations proviennent directement des hôtels et ne nécessitent dès lors aucune spécification particulière. Pour revenir à la liste des hôtels, sélectionnez Suite.

Le symbole  Préférence personne en déplacement affiché à côté d’un hôtel indique que cet hôtel correspond aux préférences d’hôtel de la personne en déplacement.

       6.      Pour élargir la liste, notamment si celle-ci ne contient aucun hôtel répondant aux préférences de la personne en déplacement, cliquez sur  Autres hôtels avec l’info bulle Demander hôtels (F8).

       7.      Sélectionnez l’hôtel et cliquez sur Suite. Le système affiche une liste des chambres triées par tarif.

Le symbole  Préférence personne en déplacement affiché à côté d’un type de chambre indique qu’elle correspond aux préférences d’hôtel de la personne en déplacement.

       8.      Sélectionnez la catégorie de chambres demandée et cliquez sur Suite. La synthèse Créer plan de déplacement pour <...> s’affiche à nouveau.

Les hôtels sélectionnés portent le statut Demandépendant une certaine période et peuvent à présent être réservés.

 

Voir aussi :

Réservation de prestations de déplacement

Prise en considération du catalogue d’hôtels interne