Acciones del control de disponibilidad 

Uso

Mediante esta función, puede definir cómo reacciona el sistema cuando una operación del sistema (por ejemplo, una solicitud de pedido, un pedido o la contabilización real) excede un límite de tolerancia. El sistema puede reaccionar con varias acciones: un aviso, un aviso y un mail al responsable del presupuesto o un mensaje de error.

Condiciones previas

En el Customizing para el control presupuestario, introduzca las opciones necesarias en los pasos siguientes:

·        Defina tolerancias para el control de disponibilidad

Para cada acción puede definir una desviación relativa y/o absoluta del valor del presupuesto como el límite de tolerancia de una combinación de entidad CP, perfil de presupuesto y grupo de operaciones. Sólo se puede definir una acción una vez para cada grupo de actividades. Por ejemplo, en el grupo de actividades Reserva de recursos, no puede definir dos límites de tolerancia absolutos diferentes de 1.000 y 2.000 euros para la acción 1.

·        Actualización del perfil de clases de comprometido

Para cada tipo de valores, puede controlar las acciones del control de disponibilidad activo asignando las dos clases de comprometido fuerte y leve a las clases de valor de comprometido (por ejemplo la solicitud de pedido o el pedido). Para obtener más información, véase Control de disponibilidad para contabilizaciones de comprometidos.

Funcionalidad

Se pueden utilizar las siguientes acciones:

·        Acción 1= Advertencia:

El sistema informa de que se está sobrepasando el límite de tolerancia. Sin embargo, la contabilización en cuestión no se rechaza.

·        Acción 2 = Advertencia y Mail, es decir, un mensaje al responsable de presupuesto:

El sistema envía un mensaje al responsable de presupuesto designado en el registro maestro del centro gestor y le informa del centro gestor y de la posición presupuestaria donde se ha producido el exceso, así como de la operación causante del mismo. También se informa del importe del exceso y del número de documento.

Si trabaja con centros gestores dependientes del ejercicio, es posible que no se haya válido el centro gestor relevante en el momento de la contabilización. Durante la contabilización, el sistema verifica primero si, para la fecha de sistema, se ha especificado el responsable de presupuesto en el intervalo parcial del centro gestor. Por lo tanto, el sistema no puede determinarlo en este caso. El responsable de presupuesto recibe un mail, que es válido para el 01.01 del ejercicio en el que se actualiza la contabilización, como indica el perfil de actualización válido.

·        Acción 3 = Mensaje de error:

Si una contabilización causa que se exceda del límite de tolerancia de la acción 3, el sistema rechaza la contabilización y genera un mensaje de error.

Esto es cierto si se debe asignar la clase de comprometido fuerte a una clase de valor de comprometido. Si se asigna la clase de comprometido leve, el control de disponibilidad reacciona ante un exceso de los límites de tolerancia (que debe provocar un mensaje de error) simplemente con un aviso. Se puede realizar la contabilización.

En el caso de incrementos en el presupuesto, el sistema modifica automáticamente un mensaje de error (para un elemento del plan de estructura del presupuesto) por una advertencia, permitiendo de este modo el incremento. Esto sucede únicamente si el elemento del plan de estructura del presupuesto ya ha recibido el presupuesto previamente y las asignaciones de recursos de este elemento no cambian. Esto ocurre también si un objeto de presupuesto ya tiene asignaciones de recursos. Ejemplo:

·         Se han definido límites de tolerancia para todos los grupos de operaciones o bien solamente para el grupo de operaciones “Presupuesto”. Cuando se exceden estos límites, el sistema reacciona con un mensaje de error.

·         Ha desactivado el control de disponibilidad y ha realizado contabilizaciones, excediendo así accidentalmente el presupuesto disponible.

·         Ha activado nuevamente el control de disponibilidad y después ha reestructurado los valores asignados mediante la opción Con log.

·         Obtendrá una lista de todos los elementos de la estructura presupuestaria para los que se ha sobrepasado el límite de tolerancia.

·         Ahora puede incrementar el presupuesto para los elementos de la estructura presupuestaria que se enumeran.