Correspondencia 

Utilización

Utilizando la función Correspondencia, se pueden crear cartas específicas para las operaciones financieras gestionadas en el sistema.

Esta correspondencia se puede enviar o imprimir directamente desde el sistema por el fax o correo electrónico o por ficheros SWIFT o IDOCs (en el área Mercado financiero y Divisas).

Esta correspondencia se puede utilizar como forma de documentación interna para operaciones financieras (informes de operaciones) y para comparar las operaciones financieras concluidas con los interlocutores comerciales mediante la correspondencia externa que también puede ser contraconfirmada.

Condiciones previas

·        Seleccionando Definir clases de correspondencia en el Customizing, se crean primero las distintas clases de correspondencia. Para cada clase de correspondencia, especifique lo siguiente:

¡        Si la clase de correspondencia es interna o externa

¡        Si quiere que se archive la correspondencia (indicadorde archivo óptico)

Business object BUS2042; clase de documento TRO_CONF

¡        Si quiere evitar que se genere correspondencia de anulación inicial para las clases de correspondencia externas

¡        Idioma de la correspondencia

¡        Para crear IDOCs, se pueden definir la clase de interlocutor y el número de interlocutor aquí. Estas opciones se utilizan para determinar un puerto receptor en la interfase de comunicación de base de SAP. Los escenarios posibles son los siguientes:

§         Introduzca una clase de interlocutor y un número de interlocutor. Esto significa que se envían todos los IDOCs de salida de esta clase de correspondencia mediante este puerto.

§         Introduzca únicamente una "clase de interlocutor". Esto significa que para cada IDOC de esta clase de correspondencia, el "número de interlocutor" es el nombre del interlocutor comercial. Por consiguiente, cada IDOC se envía mediante un puerto específico.

§         También se puede asignar la clase de interlocutor y el número de interlocutor individualmente en el exit de cliente (RFTBCOEX).

·        Seleccionando Definir actividades de correspondencia, se puede definir a nivel de sociedad cuándo quiere que se cree la correspondencia y la clase y forma de correspondencia (SAPscript) con la que crearla. Esta opción debe seleccionarse para el fichero SWIFT y el medio IDOC, es decir, incluso cuando no se requiera ningún formulario SAPscript.

¡        Aquí, se definen las actividades de correspondencia utilizando la clase de producto, la clase de operación y los tipos de actividad a los cuales se quieren asignar las clases de correspondencia obligatorias con los formularios necesarios.

Ejemplo de una actividad de correspondencia:

En la sociedad 0001, se debe crear una correspondencia externa (001) para adquisiciones de empréstitos de interés fijo (clase de producto 041) para el contrato de la operación (20). La entrada aparece como se indica a continuación:

Soc.	Cl.prod.	Cl.oper.	Tp.act.	Cl.corresp.	Formulario
0001	04I	100	20	001	F_TR_CONFIRM_ALL

El texto estándar se especifica, con la disposición definida por el usuario, en un formulario. Al crear la correspondencia, el texto se visualiza con los datos de la operación actual. Se pueden definir diferentes textos estándar para diferentes clases de productos, clases de operaciones y actividades, etc.

Los formularios SAPscript suministrados con el sistema (Customizing modelo) F_TR_CONFIRM_ALL (cartas modelo de confirmación para correspondencia externa) y F_TR_DEALER_ALL (cartas modelo de confirmación para correspondencia interna) se describen en la documentación de formulario correspondiente.

Para información técnica sobre la creación de formularios SAPscript en confirmaciones TR, véase Estructura de formularios SAPscript en confirmaciones TR

¡        También se puede indicar si se quiere crear la correspondencia automáticamente para cada actividad de correspondencia. En este caso, automáticamente significa que el registro de planificación de la correspondencia se ejecuta tan pronto como se graba la operación relevante de la correspondencia.

Si no fija este indicador, el registro de planificación de la correspondencia se graba cuando se graba la actividad relevante a la correspondencia. A continuación, se crea la correspondencia utilizando el programa de informes Correspondencia saliente.

Procedimiento: Cree registros de planificación de correspondencia

¡        La correspondencia externa relevante para el status puede contraconfirmarse. Para ello, active el identificador contraconfirmación obligatoria para requerir contraconfirmación para esta actividad de correspondencia.

·        En las actividades del Customizing Definir opciones de impresora y Definir opciones de fax (SPOOL) (ésta última sólo se aplica si se utiliza SAPcomm como interfase de comunicación de base), se indica la impresora o el dispositivo de fax que se desea utilizar para las actividades de correspondencia de cada sociedad. También se pueden definir otras entradas específicas como salida de impresión o fax (salida inmediatamente sí/no, entradas para nombrar órdenes SPOOL, etcétera).

Cuando haya terminado de introducir las opciones de correspondencia en el Customizing para las áreas de aplicación, puede verificar estas opciones con la actividad IMG Verificación.

·        Con la correspondencia externa, también es necesario actualizar en los datos maestros del interlocutor comercial las "Instrucciones permanentes de correspondencia" de cada interlocutor comercial. Esto significa que se pueden gestionar las clases de correspondencia externas independientemente de los interlocutores.

Para cada interlocutor comercial, indique la clase de pedido abierto, la modalidad de inversión, el nivel de clase de operación y de clase de producto de cada clase de correspondencia externa, si desea crear correspondencia y, si es así, qué medio utilizar (impresión, fax, correo electrónico, SWIFT o IDOC).

Si no se ha realizado ninguna asignación en las instrucciones permanentes del interlocutor comercial, no se crea ninguna correspondencia externa para las operaciones financieras con este interlocutor comercial.

Para enviar la correspondencia por correo electrónico, se debe configurar SAPconnect como interfase de comunicación. (Véase también: Nota nº.: 152474)

Aquí, se indica también si se requiere una contraconfirmación para cada interlocutor comercial.

En el campo F (medio de transferencia principal para el status de correspondencia), se define qué medio de los seleccionados es el principal para el status. (Para más información, véase la Ayuda F1 de este campo).

·        En la actividad del IMG Control de mensaje de modificación en las opciones generales de Transaction Manager, se puede utilizar la clase de mensaje (I, W, E, -) para determinar la secuencia de tratamiento de una operación financiera para la clase de correspondencia relevante del status para la actividad de la operación. Estas parametrizaciones se pueden realizar para todos los usuarios (nombre del usuario especificado) o para usuarios individuales.

¿Cuándo se editan los mensajes?

Status en el nivel de operación Correspondencia saliente	Status en el nivel de operación Confirmaciones entrantes	Actividad/mensaje
No obligatoria	No obligatoria	-
Obligatoria	No obligatoria	Transición de actividad, p. ej.: Liquidación ® T0 828 Prórroga ® T0 828
Obligatoria	Obligatoria	Transición de actividad, p. ej.: Liquidación ® T0 827 Prórroga ® T0 827
Ejecutada	Obligatoria	Transición de actividad, p. ej.: Liquidación ® T0 829 Prórroga ® T0 829
Ejecutada	Correspondida	Modificación ® T0 843

Los textos breves de los mensajes son como se indica a continuación:

T0 827	No se realizan todavía la confirmación ni la contraconfirmación
T0 828	La confirmación (clase de correspondencia X; medio Y) no se ha realizado todavía
T0 829	No se ha correspondido todavía la contraconfirmación
T0 843	La actividad actual ya ha sido contraconfirmada

Clases de mensaje:

·        W = Aviso

·        E = Errores

·        I = Nota en la ventana

·        - = Mensaje de desconexión

Por ejemplo:

Si se define el mensaje T0 843 como el mensaje E del usuario EJEMPLO, este usuario ya no puede modificar una operación que ya ha sido contraconfirmada.

Características

·        La correspondencia puede ser:

¡        correspondencia externa (p. ej. las cartas de confirmación) o

¡        correspondencia interna (p. ej., los informes de operaciones)

·        Los registros de planificación que se crean para la correspondencia pueden ejecutarse automáticamente al grabar la actividad relevante de la correspondencia o pueden grabarse primero y, a continuación, ejecutarse mediante el informe Correspondencia saliente.

·        Los datos de las operaciones financieras se preparan e incorporan en las cartas de confirmación (formularios).

La correspondencia se puede emitir por una impresora o por un dispositivo de fax. También se puede enviar directamente desde el sistema mediante correo electrónico.

Con los depósitos a plazo fijo y las operaciones de divisas se pueden generar también ficheros SWIFT (MT300, MT320) o IDOCs.

·        También se puede gestionar en el sistema un status de contraconfirmación para la operación.

Después de que haya activado el identificador Contraconfirmación obligatoria en las instrucciones permanentes de correspondencia o en el Customizing seleccionando Definir actividades de correspondencia, se pueden utilizar las siguientes funciones para transacciones de contraconfirmación:

¡        En las áreas Mercado financiero y Divisas, las operaciones se contraconfirman utilizando la función de confirmaciones entrantes.

¡        En las otras áreas, se puede utilizar el monitor de correspondencia para corresponder a las actividades de correspondencia que requieren contraconfirmación.

·        Las cartas de correspondencia se pueden archivar (archivo óptico). A la correspondencia archivada se accede desde la visualización de la operación. Si se está en el modo de visualización/modificación de una operación, se pueden visualizar las operaciones de correspondencia mediante Pasar a. Haciendo doble clic en una línea del resumen de correspondencia, se activa el Archive Link y se puede visualizar la operación. Se visualiza el contenido del fichero para la correspondencia SWIFT.

·        El status de confirmación (es decir, la información sobre el tiempo, actividad, responsable y formulario utilizado y la clase de salida para las confirmaciones) se registra en la operación.

Utilizando el control de mensajes, el sistema verifica cada transición de actividad si la confirmación emitida por la operación anterior ha tenido ya lugar y, si es así, si se ha correspondido ya en el caso de que se requiera contraconfirmación. Cuando se modifica la operación, el sistema verifica si la operación a modificar ha sido contraconfirmada.

·        Monitor de correspondencia

El monitor de correspondencia proporciona las funciones de tratamiento y de supervisión siguientes:

¡        Un resumen del status de tratamiento actual

¡        Una función para fijar el status de contraconfirmación en correspondida.

¡        Una función que permite ejecutar directamente desde el monitor la correspondencia planificada

¡        Una función para repetir la correspondencia ya generada

¡        Una opción para bifurcarse a la gestión de IDOC

¡        Una función para bifurcarse al historial de la operación

¡        Una función para bifurcarse a la visualización del archivo óptico

¡        Una función para borrar registros de planificación de correspondencia

¡        Una función para anular una contraconfirmación fijada manualmente

·        Utilizando la función Sustituir Impresora, se controla la forma en que se asigna la correspondencia a una impresora en el Customizing. Esto puede ser necesario, si la impresora que se quiere utilizar está fuera de servicio.

Véase también:

·        Instrucciones permanentes de correspondencia en los datos maestros del interlocutor comercial

·        Creación de instrucciones permanentes de correspondencia

·        Correspondencia saliente:

·        Confirmaciones entrantes (únicamente en las áreas Mercado financiero y Divisas)

·        Creación de ficheros SWIFT (únicamente en las áreas Mercado financiero y Divisas)

·        Monitor de correspondencia

·        Función Sustituir impresora

·        Véase también la documentación para las actividades IMG anteriormente mencionadas en las condiciones previas.