Aktionen der Verfügbarkeitskontrolle 
Aktionen der Verfügbarkeitskontrolle
Verwendung
Diese Funktion ermöglicht Ihnen festzulegen, wie das Systems reagieren soll, wenn bei einem Vorgang (z.B. Bestellanforderung, Bestellung, Istbuchung) im System eine Toleranzgrenze überschritten wird. Das System kann mit unterschiedlichen Aktionen reagieren. Mit einer Warnung, mit einer Warnung und Mail an den Budgetverantwortlichen oder mit einer Fehlermeldung.
Voraussetzungen
Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung in folgenden Arbeitsschritten vor:
Dort können Sie jeweils für eine Kombination von Finanzkreis, Budgetprofil und Vorgangsgruppe für jede Aktion eine relative und/oder absolute Abweichung vom Budgetwert als Toleranzgrenze definieren. Dabei können Sie einer Vorgangsgruppe eine Aktion nur einmal zuweisen. Es ist also z.B. nicht möglich (und auch nicht sinnvoll), für die Vorgangsgruppe "Mittelreservierung" die Aktion 1 mit zwei verschiedenen Toleranzgrenzen von +1000 EUR und +2000 EUR zuzuweisen.
Dort können Sie über die Zuordnung der beiden Verfügungsarten "hart" und "weich" zu den Obligo-Werttypen (Z.B. Bestellanforderung, Bestellung) die Aktionen der AVK pro Werttyp individuell steuern. Weitere Informationen finden Sie unter
Funktionsumfang
Sie können folgende Aktionen nutzen:
Sie werden vom System auf ein Überschreiten der Toleranzgrenze hingewiesen. Die auslösende Buchung wird nicht abgewiesen.
Das System sendet an den im Stammsatz der Finanzstelle hinterlegten Budgetverantwortlichen eine Nachricht, die ihm mitteilt, auf welcher Finanzstelle und Finanzposition und durch welchen Vorgang die Überschreitung ausgelöst wurde. Außerdem werden die Höhe der Überschreitung und die Belegnummer angegeben.
Wenn Sie mit jahresabhängigen Finanzstellen arbeiten, ist es möglich, daß die angesprochene Finanzstelle zum Zeitpunkt der Buchung keine Gültigkeit hat. Da bei der Buchung zuerst geprüft wird, ob für das Systemdatum ein Budgetverantwortlicher im Teilzeitintervall der
Führt eine Buchung zum Überschreiten der für Aktion 3 festgelegten Toleranzgrenze, so wird die Buchung vom System abgewiesen und eine Fehlermeldung ausgegeben.
Dies gilt dann, wenn für einen Obligo-Werttyp hart verfügt werden soll. Wenn weich verfügt werden soll, reagiert die Verfügbarkeitskontrolle bei einer Überschreitung der Toleranzgrenzen - für die als Aktion eine Fehlermeldung ausgelöst werden soll - lediglich mit einer Warnung. Die Buchung kann durchgeführt werden.
Das System wandelt bei Budgeterhöhungen eine Fehlermeldung (für ein Budgetstrukturplanelement) automatisch in eine Warnung um. Dadurch erlaubt Ihnen das System die Budgeterhöhung durchzuführen, wenn das Budgetstrukturplanelement (BSP-Element), das Budget erhält, vorher bereits Budget erhalten hatte und sich die Verfügungen auf diesem Element nicht ändern. Dies gilt auch, wenn bereits Verfügungen auf einem Budgetträger liegen. Beispiel: