Anfang des InhaltsbereichsProzessdokumentation Erfassung und Genehmigung von Zahlungsanordnungen  Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Einsatzmöglichkeiten

In den Fachabteilungen umfaßt der Bearbeitungsprozeß einer Zahlungsanordnung sowohl die Erfassung und evtl. notwendige Änderungen oder Stornierungen als auch die Genehmigung.

Voraussetzungen

Die Bearbeitung von Zahlungsanordnungen ist über Berechtigungen gesteuert. Es gibt unterschiedliche Berechtigungen für das Bearbeiten, Vollständig-Setzen, Genehmigen und Buchen von Zahlungsanordnungen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Berechtigungen.

Ablauf

  1. Erfassung einer Zahlungsanordnung (Auszahlung oder Annahme). Es ist möglich, den Beleg unvollständig zu erfassen. Wird bspw. der Sachbearbeiter beim manuellen Erfassen eines Beleges unterbrochen, kann er die bisher erfaßten Daten vorläufig speichern und kann später mit dem Erfassen fortfahren.

    2. Das System speichert diesen Vorgang als vorerfaßten FI-Beleg.

    Weitere Informationen zur Erfassung von Zahlungsanordnungen finden Sie unter.

    Zahlungsanordnung erfassen

    Mehrere Sachkontenzeilen in Zahlungsanordnung anlegen

    Zahlungsanordnung schnellerfassen

    Zahlungsanordnung mit Vorlage erfassen

    Anordnung sichern ohne Prüfen

  2. Status der Zahlungsanordnung auf "vollständig" setzen.

    3. Wenn alle Belegzeilen vollständig ausgefüllt sind, setzen Sie den Status der vorerfaßten Zahlungsanordnung auf "vollständig". Das System prüft, ob der Beleg widerspruchsfrei und vollständig ist. Außerdem bewirkt das "vollständig"-Kennzeichen, daß der Beleg an der aktiven Verfügbarkeitskontrolle teilnimmt und fortgeschrieben wird. Fortschreibung bedeutet, daß eine evtl. vorhandene Mittelbindung abgebaut und das Budget belastet wird.

    Weitere Informationen finden Sie unter Anordnung vollständig setzen.

  3. Papierausdruck der Zahlungsanordnung.

    4. Alle nicht gebuchten Anordnungen sind druckbar. Auf dem Ausdruck wird das letzte Änderungsdatum des Beleges ausgewiesen.

    Weitere Informationen zum Drucken finden Sie unter

    Einzelne Anordnung drucken

    Liste von Anordnungen drucken

    Vollständige Anordnung automatisch drucken.

  4. Genehmigung/Ablehnung der Zahlungsanordnung

Nur vollständige Anordnungen können genehmigt oder abgelehnt werden. Solange die Zahlungsanordnung nicht genehmigt ist, kann sie von Anwendern - die entsprechende Änderungsberechtigung vorausgesetzt - geändert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anordnung genehmigen (freigeben)

Hinweis

Falls das Genehmigungsverfahren extern (z.B. in Papierform) verwirklicht werden soll, können Sie benutzerabhängig und pro Anordnungstyp festlegen, daß eine im Status "vollständig" gesicherte Anordnung automatisch als "genehmigt" abgespeichert wird. Diese Einstellung treffen Sie im Einführungsleitfaden im Abschnitt Verarbeitung von Anordnungstypen steuern. Weitere Informationen finden Sie dort in der Dokumentation.

Ergebnis

Im System ist eine genehmigte oder abgelehnte Zahlungsanordnung abgespeichert. Aus technischer Sicht sind eine abgelehnte und eine noch nicht genehmigte Auszahlungsanordnung nicht zu unterscheiden: bei beiden ist das Feld freigegeben im Belegkopf leer.

Die genehmigte Zahlungsanordnung wird in einem nächsten Schritt gebucht. Siehe hierzu: Anordnung buchen.

Solange eine Zahlungsanordnung nicht genehmigt ist, kann sie geändert werden. Wenn Sie eine vollständige Zahlungsanordnung ändern, wird das "vollständig"-Kennzeichen zurückgesetzt: der Beleg fällt aus der aktiven Verfügbarkeitskontrolle, d.h. der Verfügt-Wert wird reduziert und die Mittel gehen an das Budget zurück.

Wenn eine im System angelegte Zahlungsanordnung keine Aussicht auf Genehmigung hat, können Sie sie aus dem System löschen.

Weitere Informationen zur Bearbeitung von Zahlungsanordnungen finden Sie unter

Zahlungsanordnung ändern

Zahlungsanordnung anzeigen

Zahlungsanordnung löschen

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