Umstellung der Personalabrechnung auf die Mehrfachbeschäftigung 

Verwendung

Wenn Sie die Mehrfachbeschäftigung in Ihrem SAP-R/3-System aktiviert haben, müssen Sie bei der Personalabrechnung einige Besonderheiten beachten.

Funktionsumfang

Rückrechnung

Grundsätzlich kann SAP R/3 aus der Zeit nach der Umstellung auf die Mehrfachbeschäftigung in die Zeit vor der Umstellung zurückrechnen, wenn der Mitarbeiter in der Zeit vor der Umstellung nur eine Personalnummer hatte. Wenn Sie in der Zeit, in die zurückgerechnet wird, für die entsprechende Personalnummer den Arbeitgeber oder die juristische Person geändert haben (siehe Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung), müssen Sie jedoch in bestimmten Fällen Nacharbeiten durchführen. Ob Nacharbeiten notwendig sind hängt davon ab, wodurch die Rückrechnung ausgelöst wird.

Sie haben am 12. April 2003 die Mehrfachbeschäftigung in ihrem SAP-R/3-System aktiviert. Ein Mitarbeiter hat einen Beschäftigungsvertrag (d. h. eine Personalnummer). Er war bis zum 9. Februar 2003 bei Arbeitgeber A beschäftigt, ab dem 10. Februar 2003 bei Arbeitgeber B. Bei der Personalabrechnung, die Sie am 25. April 2003 durchführen, rechnet SAP R/3 in die Abrechnungsperiode zurück, in der der Arbeitgeberwechsel stattgefunden hat.

Bei einer Rückrechnung können die folgenden Fälle auftreten:

·        Die Rückrechnung wird durch eine Änderung der Infotypen Basisbezüge (0008), Wiederkehrende Be/Abzüge (0014) oder Ergänzende Zahlung (0015) ausgelöst.

Bei einer solchen Rückrechnung verwendet SAP R/3 nach der Umstellung auf die Mehrfachbeschäftigung die Abrechnungsergebnisse, die der nicht-mehrfachbeschäftigungsfähige Abrechnungstreiber (RPCALCx0) erzeugt hat, um Rückrechnungsdifferenzen zu berechnen. Die Differenzen berücksichtigt es in der aktuellen In-Periode bei der Berechnung des Nettobetrags.

Das Rückrechnungsergebnis erzeugt es mit der Struktur des mehrfachbeschäftigungsfähigen Abrechnungstreibers (RPCALCx0_CE). Das bedeutet z. B., dass es die /5xx-Lohnarten (z. B. /559 (Auszahlung)) zusammen mit dem Gruppierungswert des Beschäftigungsvertrags in der Tabelle RT_PERSON (Ergebnistabelle der Person) abstellt. Der Gruppierungswert leitet sich in diesem Fall aus der Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung ab, der der Beschäftigungsvertrag in der Für-Periode zugeordnet ist, in die zurückgerechnet wird. (Im oben genannten Beispiel ist der Gruppierungswert also Arbeitgeber A.)

In diesem Fall sind keine Nacharbeiten notwendig.

·        Die Rückrechnung wird durch eine Änderung der Brutto- oder Nettoabzüge oder durch eine Änderung von Sachverhalten ausgelöst, die nach dem Entstehungsprinzip behandelt werden (z. B. Steuer).

Bei einer solchen Rückrechnung leitet SAP R/3 die entstehenden Differenzen mit den Lohnarten /551 (Rückrechnungsdifferenz) und /553 (Differenz zur letzten Rückrechnung) in die aktuelle In-Periode weiter und berücksichtigt sie bei der Berechnung des Nettobetrags. Die Lohnarten stellt es mit dem Gruppierungswert des Beschäftigungsvertrags in der Tabelle RT_PERSON ab. Der Gruppierungswert leitet sich hier ebenfalls aus der Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung ab, der der Beschäftigungsvertrag in der Für-Periode zugeordnet ist, in die zurückgerechnet wird. (Im oben genannten Beispiel ist der Gruppierungswert also ebenfalls Arbeitgeber A.)

Da sich jedoch die Gruppierung der aktuellen In-Periode von der Gruppierung der Für-Periode unterscheidet, kann SAP R/3 eine entstehende Vortragslohnart (Lohnart /565) oder Forderung (Lohnart /561) in der aktuellen In-Periode nicht vom Entgelt des Mitarbeiters abziehen oder an den Mitarbeiter auszahlen. Es würde dabei nämlich die Beträge in der Gruppierung der aktuellen In-Periode – also in der falschen Gruppierung – verarbeiten. (Im oben genannten Beispiel würde Arbeitgeber B anstatt Arbeitgeber A be- bzw. entlastet).

Daher erhalten Sie im Abrechnungsprotokoll die Meldung, dass für den Mitarbeiter die Lohnart /565 (Vortrag für Folgeperiode) oder /561 (Forderung) erzeugt wurde. In diesem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass ein Beschäftigungsvertrag mit der richtigen Gruppierung vorhanden ist, an den die Lohnarten weitergeleitet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter “Aktivitäten”.

Bei Rückrechnungen in Zeiten vor der Umstellung auf die Mehrfachbeschäftigung bestehen folgende Einschränkungen:

·        SAP R/3 kann keine Rückrechnungen für Mitarbeiter durchführen, die vor der Umstellung auf die Mehrfachbeschäftigung mehrere Personalnummern hatten.

·        Sobald Sie die Personalabrechnung einmal mit dem mehrfachbeschäftigungsfähigen Abrechnungstreiber (RPCALCx0_CE) durchgeführt haben, können Sie den nicht-mehrfachbeschäftigungsfähigen Abrechnungstreiber (RPCALCx0) nicht mehr verwenden. Der nicht-mehrfachbeschäftigungsfähige Abrechnungstreiber kann nicht auf Abrechnungsergebnisse zurückrechnen, die der mehrfachbeschäftigungsfähige Abrechnungstreiber erzeugt hat.

·        Das Abrechnungsergebnis, das SAP R/3 bei einer Rückrechnung erzeugt, kann sich von dem Originalergebnis unterscheiden, das ursprünglich für diese Abrechnungsperiode erstellt wurde. Dazu kann es durch geänderte Funktionalität oder geänderte Customizing-Einstellungen kommen.

Wechsel des Personalabrechnungskreises

Siehe Änderung des Personalabrechnungskreises für Beschäftigungsverträge.

Wechsel der Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung („Arbeitgeberwechsel“ oder „JuPer-Wechsel“)

Siehe Änderung der Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung für Beschäftigungsverträge.

Aktivitäten

Wenn Sie im Abrechnungsprotokoll die Meldung erhalten, dass für einen Mitarbeiter die Lohnart /565 (Vortrag für Folgeperiode) oder /561 (Forderung) erzeugt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

·        Legen Sie in der aktuellen In-Periode mit einer Einstellungsmaßnahme einen neuen Beschäftigungsvertrag für den Mitarbeiter an, den Sie der Gruppierung für Nettoberechnung, Rückrechnung und Zahlung der Für-Periode (im oben genannten Beispiel Arbeitgeber A) zuordnen. Legen Sie den Beschäftigungsvertrag mit dem Status ruhend an.

·        Geben Sie für den neuen Beschäftigungsvertrag im Infotyp Abrechnungsstatus (0003) im Feld abrechnen bis das Endedatum der aktuellen In-Periode ein.

·        Bestätigen Sie die Daten im Infotyp Bankverbindung (0009), die in der Einstellungsmaßnahme vorgeschlagen werden, oder geben Sie die gewünschten Daten ein. SAP R/3 sorgt dann automatisch dafür, dass mit dem Beschäftigungsvertrag die Lohnart /565 (Vortrag für Folgeperiode) innerhalb der richtigen Gruppierung (also an den richtigen Arbeitgeber) ausgezahlt wird.

Ob SAP R/3 für den neuen Beschäftigungsvertrag Daten im Infotyp Bankverbindung vorschlägt, hängt davon ab, welche Gruppierung für den Infotyp festgelegt ist. Im Customizing des Personalmanagements unter Personaladministration ® Anpassung der Arbeitsabläufe ® Einstellungen für Mehrfachbeschäftigung ®Kopieren von Infotypen ist den einzelnen Infotypen jeweils ein Gruppierungsgrund für Beschäftigungsverträge zugeordnet. Jedem Gruppierungsgrund ist eine Gruppierungsregel zugeordnet.

Im Standard ist dem Infotyp Bankverbindung der Gruppierungsgrund 0009 (Bankverbindung (Infotyp 0009)) zugeordnet. Diesem Gruppierungsgrund sind folgende Gruppierungsregeln zugeordnet:

·         länderübergreifende Zuordnung: Gruppierungsregel XMOL (Ländergruppierung)

·         Zuordnung für die Landesversion USA: Gruppierungsregel USTC (US Tax Company (Employer))

Die Gruppierungsregel legt fest, nach welchen Regeln die Infotypsätze eines Mehrfachbeschäftigten kopiert werden, wenn Sie einen weiteren Beschäftigungsvertrag für ihn anlegen:

·         Wenn Sie den neuen Beschäftigungsvertrag für eine andere Landesversion als die USA anlegen, kopiert SAP R/3 den bestehenden Infotypsatz aus dem vorhandenen in den neuen Beschäftigungsvertrag. Es schlägt also die vorhandenen Daten bei der Einstellungsmaßnahme vor.

·         Wenn Sie den neuen Beschäftigungsvertrag für die Landesversion Landesversion USA anlegen, kopiert SAP R/3 den bestehenden Infotypsatz nicht aus dem vorhandenen in den neuen Beschäftigungsvertrag. Sie müssen den Infotypsatz bei der Einstellungsmaßnahme also selbst anlegen.

·        Für die Lohnart /561 (Forderung) müssen Sie in dem Beschäftigungsvertrag, für den die Forderung fälschlicherweise besteht, den entsprechenden Betrag im Infotyp Ergänzende Zahlung (0015) hinterlegen. (Im oben genannten Beispiel also in dem Beschäftigungsvertrag, der mit Arbeitgeber B besteht.)

Im anderen Beschäftigungsvertrag müssen Sie denselben Betrag im Infotyp Ergänzende Zahlung (0015) als Abzug hinterlegen, da hier tatsächlich eine Forderung an den Mitarbeiter besteht. (Im oben genannten Beispiel also in dem Beschäftigungsvertrag, der mit Arbeitgeber A besteht.)