Genehmigungsverfahren (SAP-Bibliothek

Genehmigungsverfahren

Verwendung

Das Genehmigungsverfahren ist ein optionaler Bestandteil des Arbeitszeitblatts.

Die Datensätze, die mit dem Arbeitszeitblatt erfaßt werden, bestehen zu einem großen Teil aus sensiblen Daten, die z.B. relevant für die Bezahlung von Arbeitsstunden sind, den Projektfortschritt dokumentieren, etc.

Erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeitdaten persönlich im System, ermöglicht der Einsatz des Genehmigungsverfahrens eine Kontrolle der erfaßten Daten, bevor diese in die Zielkomponenten übergeleitet werden. Genehmigt wird dabei jeder einzelne Datensatz, der mit dem Arbeitszeitblatt erfaßt worden ist.

Die Bearbeiter der Genehmigungen sind die zuständigen Meister, Personalverantwortliche, Projektleiter, etc. Diese Personen benötigen spezielle Berechtigungen, um Datensätze zu genehmigen.

Voraussetzungen

Sie müssen für jedes Erfassungsprofil über den Parameter Genehmigung notwendig in der Profilpflege festgelegt haben, ob ein Genehmigungsverfahren durchlaufen werden muß.

Damit Arbeitszeiten genehmigt werden können, müssen diese den Bearbeitungsstatus Freigegeben zur Genehmigung besitzen.

Funktionsumfang

Die Genehmigung freigegebener Zeiten sowie die Benachrichtigung über abgelehnte Datensätze erfolgt in der Regel über einen SAP Business Workflow. Dieser startet das Genehmigungsprogramm, das Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Anwendungsübergreifende Komponenten ® Arbeitszeitblatt ® Einstellungen für alle Anwendungsoberflächen ® Personenzeiterfassung ® Variante des Genehmigungsreports für den Workflow festlegen angeben.

Bei diesem Verfahren erhalten Sie in Ihrem Eingang eine Nachricht, welche Daten zur Genehmigung anstehen. Bei Auswählen einer Personalnummer startet das System den Genehmigungsreport automatisch.

Weitere Informationen finden Sie unter Daten über den SAP Business Workflow genehmigen.

Sie können Genehmigungen auch über das Menü des Arbeitszeitblattes erteilen. Dieses manuelle Ausführen des Genehmigungsprogramms ist auch dann möglich, wenn Sie die Genehmigung normalerweise über einen Workflow realisieren. Die zugehörigen Aufgaben in Ihrem Eingang werden dann gelöscht.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen erteilen.

Wollen Sie die zu genehmigenden Daten nicht genehmigen, können Sie einen Ablehnungsgrund hinzufügen, um den Mitarbeiter bzw. den Erfasser der Daten entsprechend zu informieren. Ablehnungsgründe können Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Anwendungsübergreifende Komponenten ® Arbeitszeitblatt ® Einstellungen für alle Anwendungsoberflächen ® Personenzeiterfassung ® Ablehnungsgründe festlegen definieren.

Nachdem die Daten den Status 30 - Genehmigt erhalten haben, schreibt das System sie in die jeweiligen Schnittstellentabellen. Von hier können Sie sie in die gewünschte(n) Zielkomponente(n) überleiten.

Hinweis

Alle Datensätze können jederzeit vom Erfasser geändert werden, also auch nach erfolgter Genehmigung.

Dies gilt auch für Datensätze, die bereits in die Zielkomponente(n) übergeleitet worden sind. In diesem Fall wird aus dem Originalbeleg ein Stornosatz erzeugt und an die Zielkomponente(n) übertragen.