Processus de pré-budgétisation : création d'un pré-budget des ventes valorisé 

Applications

La pré-budgétisation des ventes et du résultat varie sensiblement d’une société à l’autre. Celles-ci utilisent généralement un processus qui leur est propre et qui dépend dans une large mesure de l’organisation structurelle de l’entreprise et de la branche dans laquelle elle est impliquée. De cette façon, chaque processus de pré-budgétisation diffère largement au niveau du contenu pré-budgété ou de l’étendue du pré-budget. Dans chaque cas, il convient de répondre aux questions suivantes : quelles caractéristiques et quels composants de valeur doivent être pré-budgétés, la pré-budgétisation doit-elle s’effectuer de façon centralisée ou en local ou encore les différents domaines d’activité doivent-ils être intégrés pour la pré-budgétisation ?

Malgré la nature individuelle des processus de pré-budgétisation, il est néanmoins possible d’identifier des sous-processus spécifiques dans la pré-budgétisation des ventes et du résultat qui surviennent de façon très similaire dans de nombreuses entreprises. La section suivante décrit un sous-processus de pré-budgétisation type en situation réelle. L’objectif de ce processus consiste à créer pour l’exercice à venir un pré-budget des ventes valorisé dans lequel les buts fixés par la direction et pré-budgétés à un niveau agrégé sont rapprochés des prévisions de ventes saisies par les administrateurs de ventes à un niveau détaillé.

Scénario

Nous sommes au mois d’octobre de l’exercice en cours et le coordinateur de la pré-budgétisation doit préparer la pré-budgétisation pour l’exercice à venir. L’élaboration d’un pré-budget des ventes valorisé constitue un sous-processus du processus d’intégration du pré-budget à l’échelle de la société qui s’exécute dans l’Analyse du compte de résultat.

Les buts pré-budgétés fixés par la direction et communiqués à la Gestion des articles servent de point de départ. Ces buts entrent dans la pré-budgétisation au niveau du secteur d’activité, par exemple. Ils sont alors éclatés au niveau de l’article/client pour être ensuite transmis aux différents administrateurs des ventes sous forme de valeurs pré-budgétées par défaut. Une fois les buts rapprochés à ces deux niveaux, il faut s’accorder quant au pré-budget.

Conditions préalables

Le coordinateur de la pré-budgétisation doit avant tout créer les éléments de pré-budgétisation appropriés. Parmi ces éléments, on compte une version de pré-budget créée dans le Customizing de l’Analyse du compte de résultat (reportez-vous aussi à la documentation relative à l’activité Gestion des versions). Cette version de pré-budget permet d’enregistrer simultanément différentes données pré-budgétées pour le même segment de marché. Il est dès lors possible de créer des pré-budgets optimistes et pessimistes, par exemple.

Pour chacune des méthodes de pré-budgétisation à exécuter (par exemple, la copie des données réelles ou l’affichage des données pré-budgétées), le coordinateur de la pré-budgétisation doit décider pour quels objets de pré-budgétisation il va exécuter la méthode de pré-budgétisation. Pour ce faire, il crée les niveaux et les paquets de pré-budgétisation appropriés dans l'écran initial de pré-budgétisation dans l’Analyse du compte de résultat. Pour exécuter une méthode de pré-budgétisation, un groupe de paramètres doit indiquer comment la méthode va s'exécuter et quels composants de valeur seront affectés. Pour plus d’informations à ce sujet, reportez-vous aux rubriques Écran initial de pré-budgétisation et Configuration du contenu de pré-budgétisation.

Déroulement

  1. Copiez les quantités vendues réelles dans la pré-budgétisation.

    2. Le coordinateur de la pré-budgétisation copie les quantités vendues réelles dans la pré-budgétisation en vue de leur utilisation comme base pour le pré-budget des ventes valorisé. Nous sommes au mois d’octobre de l’exercice en cours. Les données réelles actuelles sont donc disponibles pour les mois de janvier à septembre. Pour les données réelles en attente correspondant aux mois d’octobre à décembre, nous prenons le chiffre d’affaires réel de ces mêmes mois pour l’exercice précédent.

    Les quantités vendues sont pré-budgétées à un niveau supérieur, ce qui signifie que chaque quantité est pré-budgétée par combinaison du secteur d’activité, du groupe de marchandises et de l’organisation commerciale.

    Pour copier les quantités vendues réelles pour l’exercice en cours dans la version de pré-budget, les paramètres de la méthode de pré-budgétisation Copie doivent être spécifiés. Dans un premier cycle, les données réelles sont copiées pour les mois de janvier à septembre de l’exercice en cours. Le coordinateur de la pré-budgétisation copie ensuite les quantités réelles pour les mois d’octobre à décembre précédents.

    À des fins de suivi, le coordinateur de la pré-budgétisation utilise ensuite la méthode Affichage données pré-budgétées pour afficher les quantités copiées dans un schéma de pré-budgétisation (voir la rubrique Configuration de la saisie manuelle des données pré-budgétées).

  2. Augmentez les quantités vendues réelles de 10 %.

    3. La direction ayant fixé comme but général une augmentation de 10 % du chiffre d’affaires, le coordinateur de pré-budgétisation augmente le chiffre d’affaires de tous les secteurs d’activité de 10 %.

    Pour ce faire, il crée une séquence de revalorisation et exécute la méthode de pré-budgétisation Revalorisation.

  3. Intégrez le nouveau groupe de marchandises dans la pré-budgétisation.

    4. Le coordinateur de pré-budgétisation est informé qu’un nouveau groupe de marchandises doit être commercialisé au cours du prochain exercice et que ce nouveau groupe de marchandises doit être inclus dans la pré-budgétisation. Pour créer automatiquement une valeur pré-budgétée par défaut pour ce nouveau groupe de marchandises, le coordinateur de pré-budgétisation utilise la méthode de pré-budgétisation Copie. Dans la fonction Transformer valeurs de caractéristiques, il effectue les saisies obligatoires de telle sorte que les quantités vendues d’un groupe de marchandises existant comparable soient copiées dans le nouveau groupe de marchandises.

  4. Valorisez les quantités vendues pré-budgétées à l’aide de coûts et de prix moyens.

    5. Outre les quantités vendues, des valeurs réelles moyennes sont ensuite ajoutées à la pré-budgétisation dans une étape ultérieure. Ces valeurs peuvent être des prix, des réductions sur ventes moyennes, des coûts des ventes directs et des coûts de production variables. Il est ainsi possible d’exécuter la pré-budgétisation de la marge de contribution.

    Pour valoriser les quantités des ventes pré-budgétées, les valeurs réelles moyennes sont tout d’abord déterminées à l’aide de la méthode de pré-budgétisation Ratios avant d’être multipliées par les quantités pré-budgétées. Pour ce faire, le coordinateur de pré-budgétisation crée des ratios et un schéma de calcul. Un ratio vous permet de calculer des valeurs moyennes. Vous pouvez, par exemple, configurer un ratio pour que le prix moyen = produit/quantité vendue ou des ristournes moyennes accordées = ristournes/quantités vendues. Les ratios peuvent être comprimés dans un schéma de calcul afin que les valeurs puissent ensuite être calculées dans un cycle unique.

    Le coordinateur de pré-budgétisation utilise les données réelles des périodes de janvier à septembre de l’exercice en cours et les données réelles des mois d’octobre à décembre de l’exercice précédent pour déterminer les prix moyens, les réductions sur ventes moyennes, et ainsi de suite. En combinant la méthode des ratios à la fonction Transformer valeurs de caractéristiques, le coordinateur de pré-budgétisation transfère les valeurs du groupe de marchandises existant de comparaison vers le nouveau groupe de marchandises.

  5. Le prix augmente de 3 %.

    6. À l’instar des quantités vendues ci-dessus, les buts fixés par la direction signifient que certains montants doivent être augmentés d’un pourcentage égal. Ainsi, les prix, par exemple, doivent être augmentés de 3 %.

    Pour cette augmentation, le coordinateur de pré-budgétisation utilise tout d’abord la méthode Saisie données pré-budgétées pour consulter les données pré-budgétées dans le schéma de pré-budgétisation. Dans l’écran de saisie, il sélectionne ensuite la zone Prix et exécute la fonction Modification des valeurs (reportez-vous aussi à la rubrique Exécution de la saisie manuelle des données pré-budgétées).

  6. Distribution top-down des données pré-budgétées sur les articles.

    7. Les données pré-budgétées existantes ont été créées au niveau du secteur d’activité/groupe de marchandises/organisation commerciale et ont été ajustés en vue d'atteindre les buts fixés par la direction. Le coordinateur de pré-budgétisation éclate ces derniers au niveau de pré-budgétisation auquel les administrateurs des ventes saisissent leurs données pré-budgétées (en d’autres termes, au niveau de l’article/groupe de clients).

    Les données pré-budgétées sont sauvegardées dans une version séparée de sorte que les buts de la direction (dans une version) et les données pré-budgétées saisies par les administrateurs des ventes (dans une autre version) puissent être modifiés indépendamment les uns des autres et puissent toujours être comparés (dans un état partagé).

    La méthode de pré-budgétisation Distribution top-down est ensuite utilisée pour distribuer les valeurs et les quantités vendues du niveau agrégé (secteur d’activité/groupe de marchandises/organisation commerciale) vers le niveau détaillé (article/groupe de clients). La relation concernant la distribution dépend des données de référence (en l’occurrence, les données réelles de l’exercice en cours/précédent). Pour obtenir les valeurs des articles du nouveau groupe de marchandises, il a fallu utiliser la fonction Transformer valeurs de caractéristiques dans la méthode Distribution top-down.

  7. Pré-budgétisation manuelle locale par les administrateurs des ventes.

    8. Le coordinateur de pré-budgétisation utilise la fonction Excel intégré pour préparer la pré-budgétisation dans une feuille de calcul Excel pour les administrateurs des ventes (voir la rubrique Configuration d’Excel intégré). Cette feuille de calcul contient les buts fixés par la direction et, à des fins de comparaison, le chiffre d’affaires réel précédent, les prix réels et les réductions sur ventes réelles des articles par groupe de clients.

    Dans l'écran de pré-budgétisation, le coordinateur de pré-budgétisation crée des profils de personnalisation avec lesquels il affecte le contenu de pré-budgétisation aux administrateurs des ventes. Ainsi, lorsqu’un administrateur des ventes appelle ensuite la pré-budgétisation, seules les tâches de pré-budgétisation qui dépendent de lui apparaissent.

    Les administrateurs des ventes concernés sont ensuite avertis par courrier électronique des tâches de pré-budgétisation à effectuer dans le système R/3 avant une certaine date. Pendant la pré-budgétisation, ils peuvent utiliser les fonctions de la pré-budgétisation CO-PA ainsi que l’environnement de travail d’Excel.

  8. Rapprochement du pré-budget et accord sur le pré-budget final.

Dernière étape : le coordinateur de pré-budgétisation crée un état dans le système d’information. Il peut ensuite utiliser cet état pour comparer les données pré-budgétées des deux versions à des fins de rapprochement.

Une fois ces données pré-budgétées rapprochées et ajustées dans un processus itératif, la pré-budgétisation est ensuite finalisée comme contraignante et est comparée en permanence durant l’exercice suivant aux valeurs réelles actuelles.