Après avoir exécuté le groupe de paramètres pour la méthode de pré-budgétisation, le système affiche l’écran de synthèse qui contient le schéma de pré-budgétisation correspondant. Si Microsoft Excel a été configuré comme l’interface dans le groupe de paramètres que vous avez défini, Excel est intégré dans l’écran de synthèse.

Cliquez sur pour passer à l’écran de période. L’écran de période est généré automatiquement à partir de l’écran de synthèse. Il déplace les informations des lignes de l’écran de synthèse vers l’en-tête et agence les périodes dans les lignes. Si vous utilisez Excel intégré, vous ne pouvez pas afficher l’écran de période.

Si une caractéristique de temps (telle que Période/Exercice ou Semaine/Exercice) a été définie dans les colonnes de valeurs de l’écran de synthèse, vous ne pouvez saisir dans ces lignes que des valeurs qui correspondent aux intervalles des colonnes.

Si l’en-tête du schéma de pré-budgétisation contient plusieurs valeurs pour une caractéristique, vous pouvez vous déplacer en avant et en arrière dans l’écran de synthèse à l’aide des fonctions Combinaison suivante et Combinaison précédente.

Dans l’écran de période, ces fonctions vous permettent de naviguer parmi les lignes de l’écran de synthèse (situées alors dans l’en-tête de l’écran de période).

Il est possible de définir le nombre de décimales ainsi qu’une échelle de représentation (10, 100, et ainsi de suite) pour les lignes et/ou les colonnes individuelles du schéma de pré-budgétisation. Vous pouvez, selon vos besoins, modifier ces options pendant la pré-budgétisation.

Avant d’afficher les écrans de pré-budgétisation, le système lit les données pré-budgétées existantes des objets de résultat sélectionnés dans la base de données. Si vous pré-budgétez à un niveau supérieur (niveau Famille de produits, par exemple), le système lit les données pré-budgétées de tous les objets inférieurs à ce niveau (articles individuels) et les additionne de bas en haut. Les valeurs pré-budgétées modifiées (les modifications apportées aux chiffres déjà enregistrés dans la base de données) sont ensuite écrites dans la base de données au niveau supérieur, p.ex. le niveau Famille de produits. Le niveau inférieur (article) n’est pas influencé dans cet enregistrement de base de données (« non affecté », indiqué par « # »).

Vous avez déjà spécifié dans le niveau de pré-budgétisation si vous souhaitez pré-budgéter sur la base des périodes comptables dans le périmètre de résultat ou sur la base des semaines (uniquement possible dans l'analyse du compte de résultat analytique). Si vous pré-budgétez par semaine, les données sont automatiquement réparties sur les périodes comptables correctes en fonction du calendrier. Par conséquent, lorsque vous affichez les données par période, vous accédez également aux données qui ont été pré-budgétées par semaine. En revanche, les valeurs que vous pré-budgétez par période ne sont pas réparties en semaines. Cette procédure est comparable à la compression, au niveau de la famille de produits, des données pré-budgétées saisies au niveau de l’article. Les données que vous pré-budgétez pour les articles individuels sont comprimées dans les familles de produits correspondantes, mais les données pré-budgétées directement pour les familles de produits ne sont pas affichées pour les articles individuels.

• la caractéristique est définie dans la colonne directrice ;
• vous pré-budgétez explicitement le niveau non affecté (#) de cette caractéristique.

Pour éviter que plusieurs utilisateurs pré-budgètent simultanément les mêmes objets de résultat, le système bloque les objets en cours de pré-budgétisation. La pré-budgétisation simultanée dans une même version n’est possible qu’en cas de non-chevauchement des objets pré-budgétés. Il est également possible d’effectuer la pré-budgétisation manuelle et la pré-budgétisation automatique dans la même version, tant qu’il s’agit de la pré-budgétisation d’objets différents.

Dans l'Analyse du compte de résultat, les données pré-budgétées sont généralement enregistrées dans la base de données dans la devise du périmètre de résultat.

Vous pouvez toutefois, pour faciliter les choses, saisir ou afficher vos données pré-budgétées dans une autre devise de saisie. Lors de la sauvegarde, le système convertit automatiquement les données dans la devise du périmètre de résultat. Lorsque vous affichez les données dans une autre devise, le système sélectionne d’abord les données, puis les convertit dans la devise de saisie avant de les afficher.

La conversion de devises s’effectue toujours à l’aide du taux de change d’application au premier jour de la période en cours. Le type de taux de change (tel que le taux acheteur ou un taux utilisateur) est enregistré dans la définition de la version de pré-budget. Seuls les composants de valeur sont convertis, pas les zones de quantité.

Pour spécifier la devise de saisie, vous pouvez procéder de l’une des trois façons suivantes :

Si vous souhaitez saisir les données pré-budgétées dans une devise autre que celle du périmètre de résultat ou de la société, il est recommandé de sélectionner l'attribut Unité lorsque vous définissez le schéma de pré-budgétisation.

Les zones de quantité s’affichent avec le nombre de décimales défini dans le Customizing pour l’unité de quantité correspondante. Dans CO-PA, l’unité de quantité de chaque composant de valeur représente une caractéristique individuelle. Si la caractéristique Unité de quantité n’a pas été spécifiée dans les critères de sélection pour le cycle de pré-budgétisation en cours, le système tente de rechercher l’unité correcte, en fonction des données de mouvement ou en utilisant la dérivation automatique. Si les unités trouvées sont incompatibles, vous ne pouvez pas pré-budgéter la quantité correspondante.

Ce peut être le cas si :

• les données existent déjà avec des unités différentes ;
• l’unité des données existantes diffère de celle obtenue via la dérivation automatique (c’est-à-dire l’unité de quantité vendue ou l’unité de stock de la fiche article, si vous pré-budgétez un article).

Vous pouvez également consulter ces zones dans le protocole.