Configuration d'Excel intégré (Bibliothèque R/3 - Pré-budgétisation des centres de coûts (CO-OM-CCA))

Configuration d'Excel intégré

Conditions préalables

Vos schémas de pré-budgétisation doivent être définis.

Si vous désirez modifier un schéma de pré-budgétisation pour lequel vous avez déjà créé un modèle Excel, vous devez créer un nouveau modèle Excel.

Pour des raisons techniques, le système doit déjà contenir des données pré-budgétées qui correspondent au schéma de pré-budgétisation (au moins une ligne) avant qu’une feuille de calcul Excel puisse être formatée comme modèle. Si ce n’est pas le cas, vous devez créer quelques données. À cette fin, saisissez des données dans le schéma approprié sans intégrer Excel.

Procédure

Activation d'Excel

Suivant l’application dans laquelle vous travaillez, procédez comme suit :

Dans l'Analyse du compte de résultat (CO-PA), vous activez le code Excel intégré lorsque vous définissez un groupe de paramètres pour la méthode de pré-budgétisation Saisie données pré-budgétées ou Affichage données pré-budgétées (pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Configuration de la saisie manuelle des données pré-budgétées). La première fois que vous sélectionnez ce groupe de paramètres dans l'écran initial de pré-budgétisation, la structure spécifiée dans le schéma de pré-budgétisation apparaît dans le coin supérieur gauche d’une feuille de calcul Excel.

Dans les autres applications, sélectionnez Excel intégré dans le Customizing à l’écran Définir profils des responsables budgétaires lorsque vous affectez des schémas de pré-budgétisation au profil de responsable budgétaire. Ainsi, Excel devient l’outil de pré-budgétisation de ce schéma dans ce profil de responsable budgétaire. Lorsque vous accédez à la pré-budgétisation, le système affiche le schéma de pré-budgétisation que vous avez défini dans le coin supérieur gauche d’une feuille de calcul Excel.

Lorsque vous déplacez le schéma de pré-budgétisation, vous pouvez saisir une désignation spécifique pour la description de fichier. Ceci s’avère utile lorsque, par exemple, vous avez l’intention d’utiliser la description de fichier plusieurs fois. Si vous ne saisissez rien, le système crée automatiquement une description de fichier lorsque vous sauvegardez vos profils de responsable budgétaire. Cette description de fichier reflète la position dans le profil.

Si vous souhaitez configurer une feuille de calcul particulière de manière à ce qu’elle ne soit utilisée qu’avec un schéma précis dans la pré-budgétisation, vous devez définir un modèle approprié (voir « Définition d’un modèle Excel »).

Si vous désirez télécharger une feuille de calcul Excel, vous devez traiter un modèle de feuille de calcul Excel afin que le système puisse générer une description de fichier. Cette description de fichier est indispensable pour le téléchargement. En outre, vous devez effectuer d’autres paramétrages (voir Pré-budgétisation décentralisée et téléchargement dans le système SAP).

Définition d'un modèle Excel

CO-PA : exécutez la méthode de pré-budgétisation Saisie données p-budg. à l’aide du groupe de paramètres associé. Vous obtenez alors une feuille de calcul Excel non formatée. Dans cette feuille de calcul, vous sélectionnez Options ® Formatage.

Autres applications : dans l’IMG pour la définition du profil de responsable budgétaire, sélectionnez Pré-paramétrage et saisissez les valeurs pour les variables définies dans le schéma de pré-budgétisation. Vous devez effectuer cette saisie afin de pouvoir ouvrir la feuille de calcul à l’étape suivante. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer ces saisies après avoir configuré votre modèle Excel.

Pour ouvrir Excel dans la fenêtre SAP, cliquez sur .

Dans l’écran Gestion de la description de fichier, vous pouvez à présent configurer une feuille de calcul Excel en tant que modèle pour votre écran de pré-budgétisation.

Notez ce qui suit :

Pour déplacer des données pré-budgétées dans la feuille de calcul, utilisez uniquement la fonction SAP appropriée. Pour ce faire, sélectionnez les données que vous désirez déplacer à l’aide de , puis positionnez le curseur à l’endroit de votre choix et cliquez sur . Vous sauvegardez le lien entre l’ancienne position des données et la nouvelle en cliquant sur Sauvegarder description de fichier.

La première feuille de calcul Excel est protégée. Les cellules qui ne sont pas bloquées contre les saisies à l’écran de saisie SAP, comme celles qui peuvent être définies dans le schéma de pré-budgétisation, sont exclues de cette protection dans Excel. Dans Excel, si vous désirez utiliser des fonctions qui ne se limitent pas au traitement des cellules où les saisies peuvent être effectuées, vous devez tout d’abord supprimer la protection générale de la feuille de calcul Excel.

Après traitement, vous devez réactiver la protection de la feuille de calcul Excel afin de vous assurer que, lors de la prochaine pré-budgétisation, les données pouvant être saisies correspondent à celles spécifiées dans le système SAP.

Vous pouvez utiliser les fonctions de formatage d’Excel (par exemple, polices de caractères ou couleurs différentes) pour formater le modèle Excel.
Vous pouvez utiliser Excel pour créer des diagrammes, des macros et des formules, puis les utiliser pour d’autres calculs, par exemple. Il est recommandé de les insérer dans une deuxième feuille de calcul pour éviter tout conflit de données avec les véritables données pré-budgétées R/3 plus tard. Les données pré-budgétées SAP sont importées de la première feuille de calcul uniquement.
Dans Excel, lorsque vous saisissez des formules dans la zone de données SAP, celles-ci sont remplacées par le résultat de la formule lors de l’enregistrement et les formules sont ensuite elles-mêmes supprimées.
Vous pouvez sauvegarder le formatage Excel dans le système SAP en cliquant sur Sauvegarder layout Excel.

Si vous désirez, plus tard, télécharger des fichiers de votre ordinateur dans le système SAP, vous devez saisir un nom de fichier générique (voir la rubrique Pré-budgétisation décentralisée et téléchargement dans le système SAP).

Cliquez sur

dans la barre d’outils. Cette fonction sauvegarde également la description de fichier et le modèle Excel.

Les données sauvegardées avec cette fonction sont, à partir de ce moment, définitives.

Cliquez sur

CO-PA : vous revenez ensuite à l'écran initial de pré-budgétisation.

Autres applications : vous revenez à l’écran Pré-paramétrage. Supprimez toutes les valeurs saisies pour les variables si vous ne désirez pas qu’elles s’affichent en tant que modèle dans la pré-budgétisation. Cliquez sur .

À ce stade, les paramètres par défaut ne sont sauvegardés que temporairement.

Vous devez par conséquent terminer en sauvegardant le profil de responsable budgétaire. Alors seulement le système affecte une description de fichier définitive au schéma de pré-budgétisation et sauvegarde les valeurs des variables de manière permanente.