Pré-budgétisation décentralisée et téléchargement dans le systèm (Bibliothèque R/3 - Pré-budgétisation des centres de coûts (CO-OM-CCA))

Pré-budgétisation décentralisée et téléchargement dans le système SAP

Utilisation

Vous pouvez créer vos données pré-budgétées dans plusieurs fichiers sur votre ordinateur et télécharger ces fichiers ultérieurement dans le système SAP.

Conditions préalables

Pour pouvoir télécharger les fichiers, vous devez spécifier les valeurs de caractéristiques dans la colonne directrice du schéma de pré-budgétisation correspondant. Il ne suffit pas de spécifier le texte de caractéristique.

Procédure

Situation

Les données que vous saisissez dans Excel sont téléchargées dans le système SAP à l’aide d’une description de fichier adéquate. Vous êtes par conséquent tenu d’utiliser un modèle Excel défini dans le Customizing pour votre pré-budgétisation décentralisée. Vous devez procéder comme suit :

Suivez la procédure décrite à la rubrique Configuration d’Excel intégré et structurez votre modèle de feuille Excel selon vos besoins.

Saisissez un nom de fichier générique sous Fichier générique. Ce nom doit se composer d’une chaîne de caractères (majuscules), d’un astérisque (*) et de l’extension de fichier « .TXT » (exemple : PLANNING*.TXT).

Par la suite, lorsque vous téléchargez des fichiers Excel dans le système SAP, ce nom de fichier générique lie le fichier sur votre ordinateur local à la description de fichier.

Les noms des divers fichiers génériques ne peuvent pas se chevaucher, car cela signifierait que l’affectation du nom du fichier à la description de fichier ne serait pas univoque. Par exemple, si vous avez affecté le nom de fichier générique PLAN*.TXT à une description de fichier et PLANS*.TXT à une autre, le fichier PLANS03.TXT ne sera pas affecté de façon univoque.

Pour obtenir une synthèse de toutes les descriptions de fichiers avec les noms de fichiers génériques, vous pouvez appeler le programme RKCDPREO à l’aide de l’Éditeur ABAP pour l’ABAP Workbench. Dans la liste établie par le programme, vous pouvez supprimer toutes les descriptions de fichiers et tous les noms de fichiers génériques qui ne sont plus utilisés.

Dans Excel, sauvegardez une copie du fichier sur votre ordinateur et affectez-lui un nom qui correspond au nom de fichier générique. Par exemple, si le nom de fichier générique est SALES*.TXT, vous pouvez nommer le fichier téléchargé SALES1, SALES2 ou SALES_NW.

Vous devez sauvegarder votre copie du modèle Excel sous forme de fichier Excel (extension « .XLS ») pour ouvrir le modèle correctement. Le format texte (extension « .TXT ») devient nécessaire lorsque le fichier est à nouveau téléchargé dans le système SAP. Vous devez dès lors sauvegarder le fichier avec le type de fichier « TXT » avant de le télécharger dans le système SAP.

Une fois le modèle Excel téléchargé, vous pouvez en faire des copies ou le donner à d’autres utilisateurs à des fins de pré-budgétisation décentralisée. Le nom de chaque nouveau fichier que vous créez doit toujours adhérer au nom de fichier générique afin de pouvoir les télécharger ultérieurement.

Pré-budgétisation locale

Saisissez vos données pré-budgétées à l’aide du fichier Excel télédéchargé (ou des copies de ce fichier). Si vous désirez sauvegarder vos données pré-budgétées, mais que vous n’êtes pas encore prêt à les télécharger, sauvegardez le fichier avec le format .XLS.

Notez ce qui suit pour la pré-budgétisation locale :

Pour une importation correcte des données dans le système SAP, vous devez éviter toute utilisation des fonctions Excel suivantes :
- Supprimer
- Coller
- Trier
Vous pouvez effectuer des calculs supplémentaires ou ajouter des diagrammes dans une deuxième feuille de calcul car seule la première feuille de calcul est sauvegardée lorsque le fichier Excel est sauvegardé en tant que fichier TXT avant téléchargement. Les feuilles de calcul supplémentaires n’ont donc aucune importance pour le téléchargement.
Pendant le téléchargement, le système SAP interprète chaque ligne comme un objet. Cela signifie que, avant de télécharger le fichier, vous devez supprimer toutes les lignes de cumul ou de totaux intermédiaires. Sinon, le système tentera de les interpréter comme des objets de pré-budgétisation distincts et de les importer dans la base de données.
Si vous désirez supprimer une valeur de caractéristique (un article ou une nature comptable, par exemple) dans le système SAP, saisissez un zéro dans cette ligne car le système télécharge exactement les objets contenus dans le fichier Excel. Si vous supprimez intégralement un objet, ses valeurs ne seront pas réinitialisées dans le système SAP.

Lorsque vous êtes prêt à télécharger vos données, sauvegardez le fichier en format texte (extension « .TXT »).
Assurez-vous que le nom du fichier adhère au nom de fichier générique pour qu’il puisse être correctement affecté à la description de fichier.

Téléchargement de fichiers

Pour importer des données pré-budgétées dans le système SAP, appelez la fonction de téléchargement :

en sélectionnant Autres fonctions ® Planif. Excel ® Téléchargement... dans le menu de pré-budgétisation de la Comptabilité analytique des centres ;

en sélectionnant Pré-budgétisation ® Intégration p-budget ® Téléchargement Excel ® Exécuter dans le menu Analyse du compte de résultat ;

en sélectionnant Pré-budgétisation ® Valeurs pré-budgétées ® Téléchargement Excel dans le menu Ledgers spéciaux.

Spécifiez le fichier ou le répertoire que vous voulez importer.
Dans la zone Description du fichier, vous pouvez spécifier la description de fichier avec laquelle le ou les fichiers doivent être importés. Si vous laissez cette zone vide, le système créera automatiquement une description de fichier à l’aide du nom de fichier générique.
Téléchargez vos fichiers.