Les réservations de crédits représentent les opérations commerciales de la Comptabilité budgétaire qui ont recours à un budget déjà attribué pour des recettes ou des dépenses attendues.

Les critères de différenciation déterminant l’utilisation de ces types peuvent prendre les aspects suivants :

• caractère d’engagement basé sur le budget ;
• motif de l’opération par spécification fonctionnelle ;
• engagement légal externe.

Les réservations de fonds permettent de recourir anticipativement à des parties du budget, pour un projet par exemple, sans devoir connaître le motif exacte de l’opération. La réservation de fonds est considérée comme une étape préliminaire des pré-engagements de fonds et des engagements de fonds, dans lesquels l’utilisateur peut faire référence à la réservation de fonds. Ainsi, la réservation de fonds fournit un cadre à l’utilisation future du budget dans lequel toutes les activités ultérieures ont lieu.

Un pré-engagement de fonds peut faire référence à une réservation de fonds. Avec un pré-engagement de fonds, l’utilisateur connaît mieux le motif de l’opération, sans pour autant avoir conclu de convention concrète avec des tiers.

Dans le cas des engagements de fonds, un engagement légal s’ajoute au motif de l’opération. Cet engagement peut être une commande passée auprès d’un fournisseur ou un autre accord valant contrat. Avec l’engagement de fonds, vous pouvez revenir aux fonds fournis par une réservation de fonds ou un pré-engagement de fonds.

L’utilisation de blocages de budget permet de bloquer entièrement l’accès au budget déjà attribué. Ce budget devient dès lors indisponible pour toute autre opération commerciale.

À l’aide des recettes prévisionnelles, vous pouvez saisir des recettes attendues sans que vous ne sachiez encore quelle activité génère réellement les recettes ni à quel moment précis les fonds seront à votre disposition.

Les pièces de réservation de crédits sont subdivisés en un en-tête et une zone de postes individuels. Chaque document peut comporter un en-tête de pièce et plusieurs postes de pièce.

Dans les postes de pièce, seules les informations concernant le poste en question sont disponibles. Il peut s’agir des informations d’imputation telles que l’adresse budgétaire (compte budgétaire, centre financier et, le cas échéant, fonds) ou une imputation CO et un montant.

Il est également possible, voire nécessaire, de saisir d’autres valeurs pour la pièce ou les postes de pièce, selon la l’opération comptable correspondante et le paramétrage du Customizing.

La réservation de crédits est réduite par les écritures passées dans la Comptabilité budgétaire, la Comptabilité financière ou la Gestion des articles.