Réduction des réservations de crédits : pièces comptables 
Réduction des réservations de crédits : pièces comptables
Utilisation
Du point de vue de la Comptabilité budgétaire, vous pouvez illustrer un processus d’approvisionnement à l’aide de la
réservation de crédits sans utiliser la composante Achats. Ainsi, vous pouvez choisir le nombre de phases par lesquelles le processus doit passer.Afin de gérer et de suivre les fonds engagés de façon différenciée par le biais du budget, vous pouvez, par exemple, utiliser les trois méthodes de réservation du budget à des fins spécifiques (réservation de fonds, pré-engagement de fonds, engagement de fonds). Toutefois, vous pouvez uniquement utiliser la réservation de fonds ou l’engagement de fonds pour illustrer ce processus.
Intégration
Réduction de la réservation de crédits
Conditions préalables
Pour que le numéro de pièce d’une réservation de fonds ou d’un engagement de fonds puisse être pris en considération pour les comptabilisations dans la Comptabilité financière, la zone Réservations crédits doit être définie comme obligatoire ou facultative dans le Customizing de la Comptabilité financière, à l’étape Gérer les variantes de statuts de zones.
Lorsque vous saisissez des pièces dans des devises différentes, tenez compte des principes suivants :
La pièce de réduction associée à la réservation de crédits saisie dans la devise interne de la société peut être saisie dans n’importe quelle devise étrangère.
La devise de la pièce de réduction doit correspondre à la devise de la pièce réduite pour la réservation de crédits en devise étrangère.
Fonctionnalités
Les pièces comptables suivantes peuvent réduire soit la réservation de fonds, soit l’engagement de fonds :
Activités
Lors de la comptabilisation d’une pièce comptable, saisissez le numéro de pièce d’une réservation de fonds ou d’un engagement de fonds dans le bloc d’imputation de la zone Réservations crédits.
Le système reprend automatiquement l’adresse budgétaire de la réservation de fonds. La réservation de crédits est réduite en conséquence.
Le budget disponible est uniquement modifié si le montant de la comptabilisation dépasse le montant de réservation de crédits et si, lors de la saisie de la réservation de crédits, vous avez précisé que le montant de la réservation de crédits pouvait dépassé de façon illimitée ou d’un certain pourcentage.
Demandes de versement d’un acompte – Avances et acomptes – Factures
Lors de la comptabilisation de demandes de versement d’un acompte et d’avances et acomptes, vous devez tenir compte des principes suivants au moment de la réduction de la réservation de crédits à l’aide de ces pièces :
Les demandes de versement d’un acompte et les avances et acomptes réduisent la réservation de crédits indépendamment. Ainsi, il est possible de saisir une demande de versement d’un acompte, un acompte et une facture faisant référence à des réservations de crédits dans la totalité du montant de la pièce de réservation.
Ainsi, un acompte et sa facture peuvent tous deux réduire la réservation de crédits correspondante sans réduire deux fois le montant.
Cette procédure peut également avoir des inconvénients. Ainsi, dans le cas où une réservation de crédits est épuisée directement (sans imputation d’acompte) par une facture, alors qu’une demande de versement d’un acompte et un acompte sont comptabilisés en référence à cette réservation de crédits, la facture liée à cette demande ou cet acompte ne peut plus se référer à cette réservation de crédits.
Par conséquent, vous devez vous assurer que, lors de la comptabilisation de ces pièces, la référence à la réservation de crédits est la même pour toutes les pièces, ou vous devez occulter la zone Réservations crédits dans le bloc d’imputation afin d’empêcher que les demandes de versement d’un acompte et les acomptes réduisent la réservation de crédits.
Pour un exemple, voir
Pièces pré-enregistrées
Pour les pièces pré-enregistrées, la réduction a lieu si le statut de la pièce pré-enregistrée est « traité ». Si ce statut est réinitialisé ou si la pièce pré-enregistrée est supprimée, la réduction est automatiquement annulée.