El primer registro de datos de candidatos se efectúa mediante la entrada rápida de datos. Este proceso consta de dos fases y comprende las medidas de candidatos Primer registro de datos básicos y Registro de datos adicionales.

Hay que ejecutar la operación Primer registro de datos básicos para cada candidato. Esto se debe a que contiene datos (como el nombre, la dirección y la asignación organizacional del candidato) necesarios más adelante para imprimir cartas y para las estadísticas. Si se utiliza el archivo óptico para las solicitudes, éstas pueden asignarse a los candidatos como parte de la operación Primer registro de datos.

La operación Registro de datos adicionales sólo se lleva a cabo para los candidatos de mayor interés para la empresa. Esta operación hace posible la asignación de un candidato a una o más vacantes, así como la introducción de datos relativos a la formación, las cualificaciones y la empresa anterior del candidato.

Esta operación se puede activar directamente desde la pantalla Primer registro de datos básicos o desde la Lista de candidatos según medidas, la cual puede crearse mediante el informe del mismo nombre. No obstante, también se puede acceder desde otras pantallas.

• La entrada de solicitudes en el sistema puede distribuirse, de manera que haya más de una persona responsable de la misma.

• Se pueden procesar muchas solicitudes rápidamente.
• El tiempo y trabajo invertidos en la introducción de datos de candidatos sin interés para la empresa es mínimo.

El procedimiento utilizado para introducir los datos básicos es distinto para los candidatos internos y los externos.

Cuando se trata de un candidato externo, hay que registrar todos los datos necesarios manualmente. Sin embargo, algunos datos ya existentes de los candidatos internos, como el nombre y la dirección, pueden importarse simplemente especificando el número de personal del candidato. Si es preciso, estos datos pueden sobrescribirse.