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Abtragungsregeln für An-/Abwesenheitskontingente festlegen

In diesem Arbeitsschritt legen Sie Regeln fest, nach welcher Reihenfolge An-/Abwesenheiten von einzelnen An-/Abwesenheitskontingenten abtragen sollen.
Die Kontingentabtragung wird nicht abhängig von einzelnen An-/Abwesenheitsarten festgelegt, sondern anhand der Auszählungsregelung für An-/Abwesenheiten abgeleitet, die einer An-/Abwesenheitsart zugewiesen ist. Dort wird zwischen zwei Varianten unterschieden:

1. Abtragungsregeln, die zur Abtragung von Kontingenten bis zur Erschöpfung des vorhandenen Anspruchs dienen
2. Abtragungsregeln, die zur Abtragung von Kontingenten über den vorhandenen Anspruch hinaus dienen, falls die in 1. enthaltenen Kontingente erschöpft sind
Siehe auch:
Abtragungsregeln den Auszählungsregelungen zuordnen

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Festlegung der Abtragungsregeln zur Verfügung:

Diese Kriterien können Sie folgendermaßen spezifizieren:

Hinweis


Geben Sie für das Attribut Kontingenttyp keine Priorität an, werden weder die spezielle Reihenfolge noch die Kontingentreihenfolge für Folgeabtragung berücksichtigt. Weiter wird die Kontingenttypreihenfolge bei gültiger Prioritätangabe erst dann berücksichtigt, wenn alle vorrangigen Sortierkriterien herangezogen wurden.
Eine Abtragungsregel ist ungültig, wenn keines der verfügbaren Attribute (durch eine Prioritätangabe) als relevant gekennzeichnet ist. In diesem Falle wird nach einer 'Standardregel' abgetragen, die wie folgt definiert ist:
Alle verfügbaren Zeitkontingentsätze der gleichen Art (Anwesenheitskontingent oder Abwesenheitskontingent) werden aufsteigend zuerst nach ihrem Abtragungsendedatum, dann nach ihrem Abtragungsbeginndatum und anschließend nach ihrer Kontingenttyp abgetragen.

Beispiel

Die Abwesenheitskontingente eines Mitarbeiters sollen optimal ausgeschöpft werden. Insbesondere der Freischichtanspruch, den sich ein Mitarbeiter monatlich erarbeitet und der nur einen monatlichen Abtragungszeitraum hat, soll als erstes abgetragen werden.

Dazu geben Sie unter dem Bereich Abwesenheitskontingenttypen die Abwesenheitskontingenttyp 01=Freischichtanspruch ein und lassen alle weiteren Felder leer.
Weitere Kontingente, die der Mitarbeiter besitzt, sollen ebenfalls abgetragen werden können, und zwar aufsteigend sortiert nach Abwesenheitskontingenttyp. Diese Kontingente brauchen Sie nicht explizit anzugeben.
Sie markieren lediglich im Bereich Kontingenttypreihenfolge Folgeabtragung das Feld alle weiteren Kontingenttypen aufsteigend sortiert.

Bei der Abtragungspriorität geben Sie die Abwesenheitskontingenttyp als Priorität 1 ein, so daß der Freischichtanspruch in jedem Fall als erstes abgetragen wird. Die weiteren Kontingente sollen so verarbeitet werden, daß zunächst diejenigen abgetragen werden, die am ehesten verfallen. Dazu vergeben Sie dem Abtragungsende die Priorität 2. Durch Markieren des Feldes aufsteigend werden alle Kontingente dahingehend sortiert, daß die mit dem ältesten Datum beim Abtragungsende als erstes abgetragen werden.
Unter Priorität 3 können Sie dann noch den Gültigkeitsbeginn festlegen. Wenn Sie auch hier das Feld aufsteigend markieren, gewährleisten Sie, daß in dritter Priorität die Kontingente mit dem ältesten Gültigkeitsbeginn abgetragen werden.

Voraussetzungen

Alle abzutragenden An-/Abwesenheitskontingenttypen sind in den Arbeitsschritten Anwesenheitskontingentarten definieren und Abwesenheitskontingentarten definieren angelegt.

Möchten Sie spezielle Abtragungsregeln definieren, die die Abtragung über den Anspruch hinaus ermöglichen, sollten Sie pro Kontingenttyp und Gruppierung der Personalteilbereiche für Zeitkontingente untere Grenzen für die negative Abtragung festgelegt haben.

Standardeinstellungen

In der Standardauslieferung sind bereits einige Abtragungsregeln enthalten.

Aktivitäten

1. Geben Sie die Gruppierung der Mitarbeiterkreise und die Gruppierung der Personalteilbereiche für Zeitkontingenttypen an, für die die Abtragungsregel gelten soll.
1. Geben Sie die Abtragungsregel an. Verwenden Sie dabei einen sprechenden Namen, so daß Sie sie jederzeit leicht identifizieren können.
Kennzeichnen Sie insbesondere Abtragungsregeln, die zur Abtragung über den Anspruch hinaus dienen sollen. So können Sie sich die Zuordnung der Abtragungsregeln zu den Auszählungsregelungen erleichtern.
2. Geben Sie an, welche Einheit die An-/Abwesenheitskontingenttypen besitzen, die über diese Regel abgetragen werden sollen.
3. Geben Sie bei Bedarf die An-/Abwesenheitskontingenttypen an, die mit dieser Regel abgetragen werden sollen.

Hinweis

a) Geben Sie hier keine An-/Abwesenheitskontingenttypen an, so trägt das System alle weiteren Kontingente des Mitarbeiters ab, die die angegebene Zeiteinheit (Stunden oder Tage) besitzen.
b) Zur Überprüfung der hier angegeben Kontingenttypen zieht das System die zum Beginndatum der Abtragungsregel gültige Kontingentdefinition heran.
Ändern Sie nachträglich die Zeiteinheit eines Kontingenttyps, kann die Regel nicht fehlerfrei durchlaufen werden. Um diese Situation zu vermeiden, sollten Sie bei nachträglicher Änderung der Zeiteinheit eines An-/Abwesenheitskontingenttyps alle Abtragungsregeln dahingehend überprüfen, ob das geänderte Kontingent dort verwendet wird. Wir empfehlen allerdings, in dieser Situation einen neuen Kontingenttyp anzulegen.
4. Legen Sie fest, ob weitere Kontingente abgetragen werden sollen, wenn die in dem Fenster Abwesenheitskontingenttypen verzeichneten Kontingente erschöpft sind.
Wenn Sie das nicht wünschen, markieren Sie das Feld keine weitere Abtragung.
Wenn Sie das wünschen, geben Sie an, ob die Kontingente aufsteigend (z.B. 01, 02, 03) oder absteigend (z.B. 99, 98, 97) sortiert werden sollen.
5. Geben Sie die Abtragungsprioritäten und die gewünschte Sortierung an.

Weitere Hinweise

Die Kontingentabtragung wird tagesgenau in der transparenten Tabelle PTQUODED vermerkt, so daß hier Rücknahmen konsistent verfolgt werden können.
Ein solcher Kontingentabtragungssatz enthält einen Verweis auf die zugehörige An- oder Abwesenheit und auf den Kontingentsatz, der abgetragen wurde. Dieser Verweis erfolgt mit Hilfe einer Belegnummer DOCNR, die bei der An-/Abwesenheit gespeichert wird, und einer Kontingentnummer QUONR, die beim Kontingentsatz abgelegt ist.