Verwaltung des Abschlußstatus
Die Verwaltung eines Abschlußstatus dient der Kontrolle und der Abstimmung der Reihenfolge der einzelnen Maßnahmen der Konsolidierung. Über den Abschlußstatus wird ersichtlich, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden. Um einen geregelten Ablauf der Konsolidierung zu gewährleisten, muß eine bestimmte Reihenfolge der Durchführung eingehalten werden. So sollten vor der Währungsumrechnung alle Erfassungen und Anpassungsbuchungen durchgeführt sein. Eine nachträgliche Durchführung von Erfassungs- oder Anpassungsbuchungen erfordert die erneute Durchführung der Währungsumrechnung. Die Währungsumrechnung wiederum ist zumindest für Gesellschaften, die nicht in Konzernwährung erfassen, Voraussetzung für die Durchführung der Konsolidierungsbuchungen.
Überblick über die Funktionalität der Statusverwaltung
Der Aufruf der Statusverwaltung erfolgt im Konsolidierungsmenü jeweils unter den Menüpunkten Einzelabschluß / Umrechnung / Buchung.
Im Anforderungsbild ist der Teilkonzern, Jahr, Periode und Version anzugeben. An dieser Stelle kann die Selektion einer einzelnen Gesellschaft des Teilkonzerns vorgenommen werden. Die Selektion wird auf dem Anforderungsbild mit Bezeichnung der selektierten Gesellschaft angezeigt.
Die Statusverwaltung unterscheidet die Bereiche Erfassung, Umrechnung und Teilkonzern.
Vom Anforderungsbild aus können im Änderungsmodus alle Aktionen der Statusverwaltung durchgeführt werden. Im einzelnen sind dies:
Die Durchführung der einzelnen Aktionen der Statusverwaltung betrifft genau diejenigen Gesellschaften des Teilkonzerns, die in der Selektion enthalten sind.
Nachfolgend werden die einzelnen Bereiche der Statusverwaltung erläutert:
Der Bereich Erfassung umfaßt sowohl die Erfassung der Einzelabschlußdaten als auch die Durchführung von Anpassungsbuchungen. Diese Maßnahmen können zunächst ohne eine Aktivität innerhalb der Statusverwaltung durchgeführt werden.
Nach Abschluß der Erfassungen muß ein Plausibilitätslauf bzgl. der Hauswährungswerte durchgeführt werden. Die Anzahl der Fehler dieses Plausibilitätslaufs wird im Detailbild der Statusverwaltung in einer eigenen Spalte zur Erfassung angezeigt. Die fehlerfreie Durchführung des Plausibilitätslaufs ist Voraussetzung für das Sperren der Erfassung. Nähere Informationen zu den Plausibilitätsprüfungen bzgl. der Hauswährungswerte sehen Sie in
Anpassungsbuchungen können bis zum Sperren der Erfassung durchgeführt werden.
Eine Reihe von Gesellschaften erfordern den Start des Programms zur Berechnung des Bilanzgewinns, dessen Durchführung auf dem Detailbild der Statusverwaltung angezeigt wird. Betroffen sind die Gesellschaften mit folgenden Datenübertragungsverfahren:
- Direkte Durchbuchung aus dem FI
- Rollup
- Periodischer Extrakt aus dem R/2
Die Durchführung des Programms ist bei diesen Gesellschaften Voraussetzung für das Sperren der Erfassung.
Nach Durchführung des Plausibilitätslaufs und ggf. Durchführung der Berechnung des Bilanzgewinns kann die Erfassung gesperrt werden. Nach Sperren der Erfassung ist keine weitere Erfassung von Einzelabschlußdaten oder Durchführung von Anpassungsbuchungen mehr möglich. Bei dem Versuch erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Für nachträgliche Erfassungen und Anpassungsbuchungen muß die Erfassung wieder entsperrt werden. Dies hat die Zurücknahme aller nachgelagerten Aktionen zur Folge. Die Rücknahme muß vom Anwender bestätigt werden.
Eine Ausnahme zum Sperren der Erfassung bilden die Erfassungsformulare, die innerhalb der Definition der Erfassungsformulare über das Sperrkennzeichen die Erfassung weiter erlauben. Diese nachgelagerte Erfassung ist insbesondere für die Fortführung verschiedener Tabellen zur Kapitalkonsolidierung und Zwischenergebniseliminierung notwendig.
Bei der Umrechnung ist zwischen einer provisorischen Umrechnung und der Echt-Umrechnung zu unterscheiden. Eine provisorische Umrechnung liegt vor, wenn die Erfassung noch nicht gesperrt ist. Es findet zwar eine Verbuchung der umgerechneten Werte auf der Summentabelle statt, die Umrechnung kann jedoch in der Statusverwaltung nicht gesperrt werden. Die provisorische Umrechnung wird also von der Statusverwaltung ignoriert. (Sehen Sie hierzu auch
Abschlußstatus im Kapitel "Währungsumrechnung").Durch das Sperren der Erfassung ist die Durchführung der Echt-Umrechnung möglich. Die durchgeführte Umrechnung wird auf dem Detailbild der Statusverwaltung angezeigt. Nach der Währungsumrechnung muß der Plausibilitätslauf bzgl. der Konzernwährungswerte durchgeführt werden. Auftretende Fehler werden in einer eigenen Spalte der Statusverwaltung angezeigt. Die fehlerfreie Durchführung des Plausibilitätslaufs ist Voraussetzung für das Sperren der Umrechnung.
Folgende Besonderheiten ergeben sich bei den Gesellschaften, deren Hauswährung gleich der Konzernwährung ist:
– Ist die Konzernwährung gleich der Ledgerwährung, so erfolgt beim Sperren der Erfassung automatisch das Sperren der Währungsumrechnung. Auf dem Detailbild der Statusverwaltung entfallen für diese Gesellschaften die Felder des Funktionsblocks Umrechnung.
Dies gilt allerdings nicht für diejenigen Gesellschaften, die quotal in den Konzernabschluß einbezogen werden (Sehen Sie hierzu
Sofern für keine Gesellschaft des Teilkonzerns die Währungsumrechnung erforderlich ist, entfällt der gesamte Funktionsblock Umrechnung.
– Ist die Konzernwährung ungleich der Ledgerwährung, so handelt es sich um einen Hauswährungskonzern. In diesem Fall wäre eigentlich die Währungsumrechnung nicht erforderlich, da die Datenerfassung und die Konsolidierungsbuchungen in Hauswährung erfolgen. Das Sperren der Währungsumrechnung als Maßnahme der Statusverwaltung erfolgt allerdings nicht teilkonzernspezifisch, sondern gesellschaftsspezifisch. Da davon ausgegangen wird, daß die Gesellschaft in einem weiteren Teilkonzern geführt wird, der kein Hauswährungskonzern ist, verlangt die Statusverwaltung die Durchführung der Währungsumrechnung. Es erfolgt demnach kein automatisches Sperren der Währungsumrechnung.
Nach Sperren der Umrechnung bei allen Gesellschaften des Teilkonzerns und Durchführung der Konsolidierungsbuchungen ist das Sperren des Teilkonzerns möglich. Zuvor ist die Durchführung eines Plausibilitätslaufs für den Teilkonzern möglich. Dieser Plausibilitätslauf ist jedoch nicht zwingend. Nach Sperren des Teilkonzerns ist keine Buchung mehr möglich. Über das Sperren des Teilkonzerns kann somit sichergestellt werden, daß nach abgeschlossener Konsolidierung keine versehentliche Änderung der Konzernabschlußdaten mehr erfolgt.
Detailanzeige der Statusverwaltung
Im Detailbild der Statusverwaltung werden für die selektierten Gesellschaften der Status der Bereiche Erfassung und Umrechnung angezeigt. Über den Menüpunkt Abschlußstatus können im Änderungsmodus alle Aktionen der Statusverwaltung durchgeführt werden. Zusätzliche Angaben zu den einzelnen Gesellschaften werden über ein weiteres Detailbild angezeigt. Hier wird protokolliert, wann und von wem die einzelnen Aktionen durchgeführt wurden.
Gesellschaftsselektionen
Im Detailbild der Statusverwaltung können verschiedene Gesellschaftsselektionen vorgenommen werden.
Durch Positionierung des Cursors auf ein Land innerhalb des Detailbildes der Statusverwaltung kann eine Länderselektion durchgeführt werden.
Durch Markierung der gewünschten Gesellschaften und Datenfreigabe können einzelne Gesellschaften selektiert werden.
Die Selektionen werden über den Menüpunkt Sicht oder die entsprechende Drucktaste durchgeführt.
Die Art der Selektion wird auf dem Einstiegsbild mit Text angezeigt.