Plausibilitätsprüfungen
Plausibilitätsprüfungen über die erfaßten Einzelabschlußdaten erfolgen nicht direkt während der Erfassung, sondern müssen im nachhinein vom Anwender aufgerufen werden. Plausibilitätsprüfungen müssen vom Anwender speziell definiert werden, weil das System ihm freie Hand bei der Vergabe der Positionsnummern läßt und viele Plausibilitätsprüfungen als Beziehungen zwischen Positionsnummern dargestellt werden können und müssen. Die Verwaltung des Plausibilitätsstatus, d.h. der eventuellen Fehlerzahl, erfolgt in der Statusverwaltung. Ein Sperren der Erfassungsaktivitäten ist erst möglich, wenn der Plausibilitätsreport gelaufen ist und die Fehlerzahl 0 in der Statusverwaltung unter dem Menüpunkt Statusübersicht angezeigt wird.
Definition von Plausibilitätsprüfungen
Die Definition der Plausibilitätsprüfungen erfolgt im Einführungsleitfaden im Kapitel Einzelabschlußdaten
® Plausibilitätsprüfungen. Die Prüfungen werden einzelnen Gruppen zugeordnet. Eine Formel kann über mehrere Zeilen gehen.Folgende Typen von Prüfungen werden unterschieden:
Der Anwender definiert einen arithmetischen Ausdruck aus Positionsnummern, z.B. Summe oder Differenz mehrerer Positionen, gefolgt von einem Vergleichsoperator (=,<,>). Auf der anderen Seite dieser Gleichung/Ungleichung steht wiederum eine Positionsformel. Auf diesem Weg kann man z.B. die Prüfung "Summe Aktiva = Summe Passiva" darstellen oder auch den Abgleich, ob die Abschreibungen in Bilanz und GuV übereinstimmen. Innerhalb der Positionsformel kann hinter einer Positionsnummer eine Aufrißvorschrift spezifiziert werden: z.B. Position 0047110000(B=100) bedeutet, von dieser Position 0047110000 soll nur der Summensatz der Bewegungsart 100 ermittelt und in den Vergleich einbezogen werden. Die anderen Aufrißkennzeichen bedeuten
– V für verbundenes Unternehmen
– J für Zugangsjahr
– W für Währung
Die Buchstaben B,V,J,W müssen groß geschrieben werden. Das Vorzeichen einer Position bzw. Bewegungsart gemäß der Positions-/Bewegungsartenpflege wird automatisch berücksichtigt, d.h. es kann direkt 0010000000 = 0020000000 für 'Aktiva = Passiva' geschrieben werden, obwohl die Passivpositionen negativ abgespeichert sind.
Beispiele:
0010000000 = 0020000000
0010320000(B=220) = 0030710100 + 0030710200
Das System prüft in jedem Fall, unabhängig von einer etwaigen Eintragung in der Plausibilitätspflege, ob Summenpositionen aus der Positionspflege, d.h. solche Positionen, die eine Summationsvorschrift tragen, in der Datenbank vorhanden sind und etwa einen Wert tragen. Da eine Erfassung auf Summenpositionen nicht erlaubt ist, erfolgt eine Fehlermeldung, wenn Summenpositionen Werte tragen.
Das System prüft, ob die in der Formel angegebene Beteiligungsposition mit den Werten aus der Beteiligungsentwicklungstabelle übereinstimmt.
Beispiel: 0010330100 = T851
Analog zur Beteiligungsentwicklung wird die Übereinstimmung der angegebenen Kapitalposition mit den entsprechenden Eintragungen der Kapitalentwicklungstabelle verprobt.
Beispiel: 0020110000 = T871
Unter Positionsformel wird ein Intervall von Positionsnummern angegeben, für das das System prüft, ob ein Aufriß entsprechend der Spezifikation der Positionstabelle vorliegt oder nicht, d.h. ob eine Position, die z.B. nach Bewegungsarten aufgerissen werden soll, auch tatsächlich diesen Aufriß in der Datenbank hat.
Beispiel: (0010300000, 0010399999)
Es können Positionswerte mit Konstanten verglichen werden, z.B. um festzustellen, ob eine Position überhaupt gemeldet wurde. Die Konstante muß immer im Format 'KXXXXXX' angegeben werden, wobei hinter dem Buchstaben K eine 6-stellige Zahl ohne Dezimalzeichen stehen muß, die als 'Pfennig'-Betrag interpretiert wird.
Beispiel: 0020140000 > 'K000000'
Durch Voranstellen von (V) vor einer Positionsnummer wird der Wert des Vorjahres (zur gleichen Periode) genommen. Will man die prozentuale Abweichung eines Positionswertes gegenüber dem Vorjahr kontrollieren, kann man sich z.B. einen Hinweis wünschen, wenn die Abweichung gegenüber dem Vorjahr mehr als 20% beträgt.
Beispiel: 0010410000 > (V)0010410000 + '%20'
Will man eine prozentuale Abweichung mit Nachkommastellen berechnen, so ist die die Multiplikation des Vorjahreswertes mit einer entsprechenden Konstanten notwendig.
Beispiel: Eine Abweichung gegenüber dem Vorjahr um mehr als 1,3 % wird folgendermaßen dargestellt:
0010410000 > (V)0010410000 * ‘K101300’ / ‘K100000’
Nach der Positions- oder Aufrißformel wird im folgenden Eintrag der entsprechende Fehler- oder Warnungstext hinterlegt. Zu Positionsformeln können auch mehrere Textzeilen hinterlegt werden. Die Texte werden sprachabhängig unter dem Arbeitsgebiet 'PL' in die Standardtextpflege gestellt.
Zuordnung der Plausibilitätsprüfungen
Den Gesellschaften können über die Gesellschaftspflege beliebige Prüfgruppen zugeordnet werden. Zur Prüfung von HB1 und HB2 können auch verschiedene Prüfvorschriften zugeordnet werden. Dadurch kann bestimmt werden, welche Gesellschaften schärfer als andere geprüft werden sollen, je nach der Qualität der Erhebung der übergebenen Daten.
Durchführung der Plausibilitätsprüfung
In der Regel wird die Plausibilitätsprüfung im Konsolidierungsmenü innerhalb der Statusverwaltung durchgeführt oder unter dem Menüpunkt Einzelabschluß
® Prüfen gestartet:Das Fehlerprotokoll zeigt pro Gesellschaft die Fehler- bzw. Warnungstexte und daneben die Ergebnisse aus der Berechnung der Positionsformeln und Aufrißformeln an. Des weiteren erfolgt eine Meldung, wenn die hochgeladene Prüfzahl der PC-Erfassung nicht mit der neu errechneten Prüfzahl übereinstimmt
Das Ergebnis der Prüfung wird im Abschlußstatus festgehalten, bei Prüfungen über den Konzern in dem Teilkonzern-Status. Weitere Aktionen über die Statusverwaltung können erst gestartet werden, wenn die Prüfung fehlerfrei beendet wurde.
Innerhalb des Protokolls kann über den Menüpunkt Report
® Auswählen zu jeder Fehlermeldung auch die Prüfformel aus der Prüfungen-Pflege angezeigt werden. Innerhalb der Prüfregel kann zu den angezeigten Positionen durch Auswählen eine Anlistung der Datenbankwerte angefordert werden.
Plausibilitäten