Anlegen und Bearbeiten eines Mitarbeiterprofils 
Um im Rahmen der Mitarbeiter- und Bedarfssuche Qualifikationen vergleichen zu können, legen Sie Mitarbeiterprofile an. Wenn die Mitarbeiter neue Qualifikationen erworben haben, können Sie außerdem bestehende Mitarbeiterprofile aktualisieren.
Integration
Für die Bearbeitung von Mitarbeiterprofilen gibt es ein Berechtigungskonzept sowie einen Genehmigungsworkflow. Die dazu Berechtigten können bestimmte Mitarbeiterprofile über SAP GUI oder über eine Web-Oberfläche anlegen, bearbeiten oder genehmigen. Für das Drucklayout von Mitarbeiterprofilen
und Anforderungsprofilen können Sie im Customizing Smart Forms hinterlegen. Nutzen Sie dazu die IMG-Aktivität unter 
Qualifikationen 
Profile Profileinstellungen definieren 
.
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter, für den Sie ein Profil anlegen möchten, ist im Personalstamm angelegt.
Sie haben die Berechtigung in SAP ERP, das Mitarbeiterprofil anzulegen oder zu bearbeiten (Berechtigungsobjekt /MRSS/SQPE für SAP GUI; Berechtigungsobjekt /MRSS/SQPW für Web GUI; Berechtigungsobjekt MRSS/SQPT für Profilpflege des SAP Multiresource Scheduling).
Ihr SAP User bzw. Web User ist im HR-Infotyp 0105 hinterlegt (Subtypen 0001 und 0002).
Sie haben die entsprechende Portalrolle, um die Web-Anwendung zu nutzen.
Funktionsumfang
Um Mitarbeiterprofile zu bearbeiten, bietet das System im SAP GUI folgende Transaktionen:
Verwaltung des Mitarbeiterprofils (/MRSS/PPPM) – Mit dieser Transaktion können Sie als Mitarbeiter ihr eigenes Profil bearbeiten und genehmigen bzw. zur Genehmigung vorlegen.
Genehmigung durch Manager (/MRSS/PPPA) – Mit dieser Transaktion können Sie als Vorgesetzter die Mitarbeiterprofile prüfen und genehmigen, die Ihnen zur Genehmigung vorgelegt wurden.
Profilpflege Mitarbeiter (/MRSS/PPPT) – Mit dieser Transaktion können Sie als Mitarbeiter der Erfassungsstelle neue Mitarbeiterprofile anlegen und beliebige Mitarbeiterprofile aufrufen, bearbeiten und die Änderungen zur Genehmigung vorlegen.
Um Mitarbeiterprofile zu bearbeiten, bietet die Web-Oberfläche im Enterprise Portal die Web-Anwendung Verwaltung des Mitarbeiterprofils (EmpProfileOviewApp). Der Benutzer braucht einen User und ein Passwort, um die Anwendung aufzurufen.
Das Anlegen und die Bearbeitung der Qualifikationen funktioniert in den drei Transaktionen des SAP GUI sowie in der Web-Oberfläche gleich. Im Folgenden sind die Quick-Infos aus dem SAP GUI angegeben, die im Web GUI ein wenig abweichen können. Die Symbole sind aber die gleichen.
Anlegen eines neuen Mitarbeiterprofils
Um ein neues Mitarbeiterprofil anzulegen, rufen Sie die Transaktion Mitarbeiter-Profilpflege (/MRSS/PPPT) auf und geben die Personalnummer des Mitarbeiters an, zu dem Sie ein Mitarbeiterprofil anlegen möchten. Als Mitarbeiter können Sie auch ihr eigenes Mitarbeiterprofil neu anlegen, indem Sie die Transaktion /MRSS/PPPM oder die Web-Anwendung zur Mitarbeiterprofilpflege aufrufen, Ihre Daten eingeben und das Profil sichern.
Anlegen und Bearbeiten von strukturierten Qualifikationen
Um neue Zeilen für Qualifikationen anzulegen, wählen Sie 
(Qualifikation anlegen). Sie können in jeder Zeile eine Qualifikationsmatrix angeben und jeweils eine Qualifikation
aus dem Qualifikationskatalog der ersten Dimension auswählen. Dabei stehen Ihnen nur solche Qualifikationsmatrizen zur Verfügung, die dem Personal(teil)bereich des Mitarbeiters zugeordnet sind. Eine Qualifikation aus dem Katalog der zweiten Dimension können Sie nur angeben, wenn dieser in der angegebenen
Matrix hinterlegt ist. Wenn Sie im Profil Qualifikationskataloge für beide Dimensionen angeben, müssen diese außerdem derselben Pflegegruppe angehören. In der Spalte Bewertung müssen Sie den Qualifizierungsgrad angeben.
Hinweis
Um gültige Werte auszuwählen, können Sie für Matrizen, Qualifikationen und Bewertungen die Eingabehilfe nutzen. Noch komfortabler können Sie die Werte angeben, indem Sie 
(Auswahlassistent)
wählen. Der Auswahlassistent ruft nacheinander die verfügbaren Eingabehilfen für Sie auf. Die Eingabehilfen für die Qualifikationen können durch am Qualifikationskatalog hinterlegte Filter eingeschränkt sein. Qualifikationsmatrizen und Qualifikationskataloge mit gesetzten Löschkennzeichen
können Sie nicht verwenden, um Qualifikationen auszuwählen.
Die Kennzeichen Obsolet und Aus Quelle können Sie nicht bearbeiten:
Das System kennzeichnet eine Qualifikation im Mitarbeiterprofil automatisch als veraltet, wenn sich die organisatorische Zuordnung (Personalbereich/Personalteilbereich) des Mitarbeiters ändert und die Qualifikation - oder genauer die ihr zugrunde liegende Qualifikationsmatrix - für die neue organisatorische Zuordnung des Mitarbeiters nicht mehr verwendet werden darf. Sie können eine veraltete Qualifikation nicht mehr ändern, sondern nur noch löschen. Wenn Sie ein Mitarbeiterprofil ausdrucken, ignoriert das System veraltete Qualifikationen.
Das System setzt das Kennzeichen Aus Quelle für eine Qualifikation, wenn die Qualifikation aus dem SAP HR übergeleitet wurde und das Übernahmeprogramm so eingestellt wurde, dass die Kennzeichnung erfolgt. Sie können eine Qualifikation mit gesetztem Kennzeichen Aus Quelle nicht mehr ändern.
Gültigkeitsdaten
Wenn für die eingetragene Qualifikation im Qualifikationskatalog der ersten Dimension eine Gültigkeitsdauer hinterlegt ist, können Sie nur das "Gültig ab"-Datum verändern. Das "Gültig bis"-Datum berechnet das System in diesem Fall stets, indem es die Gültigkeitsdauer zum "Gültig ab"-Datum addiert.
Wenn für die Qualifikation keine Gültigkeitsdauer im Qualifikationskatalog hinterlegt ist, können Sie beide Daten beliebig ändern. Als Voreinstellungen zeigt das System für das "Gültig ab"-Datum das Systemdatum und für das "Gültig bis"-Datum den 31.12.9999 an.
Wenn für die Qualifikation im Qualifikationskatalog ein "Verwendbar bis"-Datum eingetragen ist, so können Sie das "Gültig bis"-Datum maximal auf dieses Datum setzen. Wenn für die erste und die zweite Dimension jeweils Kataloge mit "Verwendbar bis"-Datum hinterlegt sind, gilt der frühere der beiden Termine als spätestmöglicher Termin für das "Gültig bis"-Datum.
Anlegen und Bearbeiten von unstrukturierten Qualifikationen
Um neue Zeilen für Qualifikationen anzulegen, wählen Sie (Qualifikation anlegen). Zu den unstrukturierten Qualifikationen können Sie jeweils Texte hinterlegen. Sobald
Texte zu einer Qualifikation in der Anmeldesprache hinterlegt sind, wechselt das Symbol in der Spalte Langtext von 
(Kein Text) zu 
(Vorhandener Text). Sprachen, in denen schon Begriffe hinterlegt sind, kennzeichnet das System im Dialogfenster des Langtextes mit einem Stern und zeigt sie ganz oben in der Dropdown-Box
an.
Hinweis
Damit das System die Langtexte beim Qualifikationsmatching findet, müssen die Texte in der angebundenen Suchmaschine TREX indiziert sein. Wenn Sie den Report /MRSS/SQE_TREX_DELTA_INDEXING periodisch eingeplant haben, findet die Indexierung automatisch in bestimmten Abständen statt. Um einen kompletten Index zu erstellen, können Sie den Report /MRSS/SQE_TREX_FULL_INDEXING nutzen.
Hinzufügen von Anlagen
Auf der Registerkarte Anlagen können Sie Dokumente wie z. B. einen Lebenslauf ablegen.
Anzeige des aktiven Profils
Um das derzeit aktive Mitarbeiterprofil anzuzeigen, wählen Sie
(Aktives Profil anzeigen). Wenn das aktive Profil angezeigt wird, können Sie dies auch
drucken. Die Druckfunktion ist nicht auf den aktuellen Stand beschränkt.
Nachverfolgen von Änderungen
Wenn Sie ein Mitarbeiterprofil geändert haben und mit
(Absenden) den Genehmigungsworkflow gestartet haben, finden Sie die zu genehmigenden Änderungen auf der
Registerkarte Genehmigungsdaten. Wenn es sich um Änderungen vorher aktiver Qualifikationen handelt, zeigt das System hier sowohl den alten als auch den neuen Stand an und hebt die Änderungen rot hervor.Alle bisherigen Statusänderungen des Mitarbeiterprofils können Sie auf der Registerkarte Statusprotokoll einsehen.
Löschen eines Mitarbeiterprofils
Um ein Mitarbeiterprofil zu löschen, wählen Sie
im Anwendungsmenü der SAP-Oberfläche
Profil Profil löschen in der Drucktastenleiste der Web-Oberfläche Profil löschen
Änderungsbelegschreibung für Mitarbeiterprofile
Wenn die Änderungsbelegschreibung für Mitarbeiterprofile im Customizing unter Qualifikationen Änderungsbelegschreibung für Stammdaten aktivieren aktiviert ist, protokolliert das System die Änderungen
an Mitarbeiterprofilen mit der Standard-Änderungsbelegschreibung. Um die Änderungsbelege zu einem Mitarbeiterprofil aufzurufen, wählen Sie den Menüeintrag Umfeld Änderungen anzeigen.