Sichern o. Prüfen

sichert die erfassten Daten einer Anordnung ohne eine Überprüfung im Hinblick auf die Konsistenz der Daten.

Prüfen

überprüft die Konsistenz der erfassten Daten. Das System überprüft hierbei bspw., ob die Summe der einzelnen Belege mit dem Gesamtbetrag übereinstimmt. Diese Funktion dient lediglich Ihrer Information. Programmtechnisch ist sie nicht notwendig, da das System beim Setzen des “vollständig”-Kennzeichens ohnehin eine Konsistenzprüfung durchführt.

Vollständig

steuert die Bearbeitungsmöglichkeiten der Anordnung: nur vollständige Anordnungen können genehmigt oder abgelehnt werden; nur unvollständige Anordnungen können gelöscht werden. Außerdem bewirkt das “vollständig”-Kennzeichen, dass der Beleg an der aktiven Verfügbarkeitskontrolle teilnimmt und fortgeschrieben wird. Fortschreibung bedeutet, dass die Mittelbindung abgebaut und das Budget belastet wird.

Vollständige Belege sind immer konsistent, weil das System bei der Setzung des Kennzeichens prüft, ob der Beleg wirklich vollständig ist.

Siehe auch: Anordnung vollständig setzen

Freigabevorgang

setzt den Bearbeitungsstatus des Belegs auf “genehmigt” oder “abgelehnt”. Nur vollständige Anordnungen können genehmigt oder abgelehnt werden. Sobald die Anordnung genehmigt ist, kann sie nicht mehr geändert werden.

Siehe auch: Anordnung genehmigen (freigeben)

Freigabe von Anordnungen im Workflow

steuert den gesamten Genehmigungsprozess automatisch im Workflow. Der Genehmigungsprozess ist im Customizing zu definieren.

Siehe auch: Freigabe von Anordnungen im Workflow

Bündelung von FI-Belegen

ermöglicht es, vorerfassten FI-Belegen der Komponenten Finanzwesen , Materialwirtschaft und Haushaltsmanagement eine Anordnungsnummer zuzuweisen. Damit lassen sich die FI-Belege manuell oder im Workflow genehmigen.

Siehe auch: Bündelung von FI-Belegen

Drucken

der ausgedruckte Papierbeleg einer Anordnung kann für das Genehmigungsverfahren verwendet werden. Er enthält nicht nur einen Teil der erfassten Informationen, sondern auch die Unterschriftenfelder “sachlich richtig”, “rechnerisch richtig” und “angeordnet durch”.

Buchen

kann erfolgen, sobald die Anordnung genehmigt wurde. In der Komponente Haushaltsmanagement bewirkt das Buchen einer Anordnung, dass das Programm den Buchungstag in den Belegkopf der gebuchten Anordnung setzt; dadurch wird der Ausweis im Tagesabschluss erst möglich.

Siehe auch:

Anordnung buchen

Kopieren

kopiert den erfassten Beleg. Dadurch ändert sich einerseits der Gesamtbetrag der Anordnung und andererseits die Anzahl der Belege, die dieser Anordnungsnummer zugeordnet sind. Diese Anzahl sehen Sie in der Anordnung rechts unten: Position 2/2 bedeutet, dass Sie sich gerade im zweiten (und letzten) Beleg dieser Anordnung befinden.

Die Kopierfunktion erleichtert bspw. das Anlegen von Sammelanordnungen.

Beleg hinzufügen

fügt der Anordnung einen neuen Beleg hinzu. Im Gegensatz zum Kopiervorgang übernimmt das System für den neuen Beleg nur die Kopfdaten, nicht jedoch die Belegzeilen. Diese Funktion werden Sie also dann wählen, wenn in den einzelnen Belegen unterschiedliche Kontierungen oder Personenkonten verwendet werden.

Eingabe zurücknehmen

setzt den Bildschirminhalt in den Zustand zurück, der vor der letzten Bildschirmbearbeitung bestand. Sie können Eingaben also rückgängig machen, solange diese vom System noch nicht verarbeitet wurden.

Löschen

löscht Einzelbelege aus einer Anordnung. Wenn der Einzelbeleg vor dem Löschen noch nicht auf der Datenbank gespeichert wurde, wird der Beleg sofort gelöscht. Wenn der Beleg bereits auf der Datenbank gespeichert wurde, setzt das System zunächst nur den Betrag des gelöschten Einzelbelegs auf 0. Sobald die Anordnung auf den Status “vollständig” gesetzt wird, werden alle Einzelbelege mit Betrag 0 aus der Anordnung entfernt.