Migration von Übertragsbelegen

Verwendung

Wenn Sie den Jahresabschluss für das letzte Geschäftsjahr durchführen, in dem Sie die klassische Budgetierung verwenden, müssen Sie entscheiden, ob die entsprechenden Übertragsbelege ins BCS migriert werden sollen.

Budgetübertragsbelege bestehen normalerweise aus zwei Teilen, die den Budgetierungsvorgängen entsprechen:

  • einem Senderteil des vorigen Jahres (das Restbudget wird hiervon abgezogen)

  • und einem Empfängerteil des neuen Jahres (das Restbudget wird hier hinzugefügt)

Wenn Sie das BCS nach dem Jahresabschluss fortschreiben, sollten Sie auch das Senderjahr einbeziehen, wenn Sie Daten aus einem früheren Jahr migrieren möchten, sowie das Empfängerjahr, da dies die Daten des aktuellen Jahres für das BCS sind.

Da die Belegmigration normalerweise Daten betrifft, die seit der BCS-Aktivierung eingegeben wurden, und die Summenmigration die Daten, die vor der BCS-Aktivierung eingegeben wurden, müssen Sie u.U. beide Migrationen ausführen, um das gesamte Ergebnis des Jahresabschlusses zu migrieren.

Um den Vorgang zu vereinfachen, können Sie die vollständige Migration der Übertragsbelege (siehe Abschnitt „Vorgehensweise“ unten) aktivieren, um die Belegdaten für das letzte KB-Jahr automatisch zu migrieren, wenn Sie bei der Belegmigration auch Übertragsbelege berücksichtigen.

Voraussetzungen

  • Sie haben die BCS-Aktivierung durchgeführt.

  • Sie haben den Jahresabschluss für das letzte Geschäftsjahr ausgeführt, in dem Sie die klassische Budgetierung verwenden.

Funktionsumfang

Für die Migration des Jahresabschlussergebnisses ins BCS gibt es mehrere Möglichkeiten:

Manuelle Fortschreibung des BCS

Wenn beim Jahresabschluss nur wenige Belege generiert werden, können Sie diese auch manuell im BCS erfassen. In diesem Fall gibt es jedoch keine automatische Verknüpfung zwischen KB- und BCS-Belegen. Genauso kann es sein, dass Sie im BCS alle Änderungen reproduzieren müssen, die in der klassischen Budgetierung vorgenommen wurden.

Erneute Durchführung von summen- und belegbasierter Migration nach Jahresabschluss

Wenn Sie den Jahresabschluss in der klassischen Budgetierung abwickeln, sollten Sie die Migration auf eine der folgenden zwei Arten noch einmal durchführen:

  • summenbasiert für das letzte Jahr vor der BCS-Aktivierung

  • belegbasiert für das erste Jahr der BCS-Aktivierung; in diesem Fall werden die Daten mit dem Vorgang „SUPL“ (Nachtrag) importiert, da das BCS einen unausgeglichenen Übertrag nicht unterstützt.

Es reicht aus, für Belege eine Deltamigration und nur für die relevanten Fonds einen Jahresabschluss durchzuführen.

Sie können die Daten des ersten BCS-Jahres auch summenbasiert in eine eingefrorene Version migrieren und danach im BCS in die aktive Version kopieren. Der Budgetierungsvorgang wird mit dem Vorgang ENTR übersteuert. Das ist nur notwendig, wenn Sie keine belegbasierte Migration für das erste Jahr durchführen, in dem Sie das BCS verwenden.

Deltabelegmigration mit vollständiger Verarbeitung von Übertragsbelegen

Sie können eine spezielle Verarbeitung von Jahresabschlussdaten aktivieren, indem Sie die Übertragsbelege vollständig migrieren. In diesem Fall berücksichtigt die Summenmigration nicht die Positionen, die dem Jahresabschluss des letzten Jahres vor der BCS-Aktivierung entsprechen. Andererseits berücksichtigt die Belegmigration den ganzen Beleg (auch den Senderteil) für alle Daten, die mit dem Übertrag in das erste BCS-Jahr verknüpft sind.

Das bedeutet, dass die Deltabelegmigration nach dem Jahresabschluss in der klassischen Budgetierung ausreicht. Dadurch kann das System auch echte Übertragsbelege generieren.

Hinweis Hinweis

Diese Vorgehensweise gilt für alle Übertragsdaten, wenn das eine der betroffenen Geschäftsjahre das erste BCS-Jahr und das andere das letzte KB-Jahr ist.

Ende des Hinweises

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie im Einführungsleitfaden folgenden Pfad: Anfang des Navigationspfads Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung Navigationsschritt Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Navigationsschritt Migration klassische Budgetierung nach BCS Navigationsschritt Vollständige Migration für Übertragsbelege aktivieren. Ende des Navigationspfads Markieren Sie in der Spalte Übertrag das Ankreuzfeld für den Finanzkreis an, mit dem Sie arbeiten.

  2. Das Senderjahr ist das letzte Jahr vor der BCS-Aktivierung und die Übertragsdaten werden bei der Summenmigration ignoriert. Bei der Belegmigration werden sie jedoch berücksichtigt, wenn das Empfängerjahr ein BCS-Jahr ist.

  3. Sichern Sie Ihre Einträge.

  4. Fahren Sie nach jedem Jahresabschluss in der klassischen Budgetierung mit der Deltabelegmigration fort.

Ergebnis

Ihre Übertragsbelege wurden komplett mit Sender- und Empfängerteil ins BCS migriert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter belegbasierte Migration .