Definition

Fonds stellen Finanzmittel dar, die von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt verwaltet werden. Auf diese Art ermöglicht die Strukturierung über den Fonds eine genaue Darstellung der Mittelherkunft.

Verwendung

Fonds stellen zeitlich (Finanzierungszeitraum) und sachlich (Finanzierungszweck) abgegrenzte Eigenmittel oder Fremdmittel dar, die für einen bestimmten Zweck zur Deckung der Ausgaben bereitstehen. Außerdem können Fonds auch als Verwaltungs- oder Buchhaltungseinheiten zur Trennung von Aktivitäten verwendet werden, um weitere Analysen oder ein weiteres Reporting durchführen zu können.

Im Haushaltsmanagement ist der Fonds per Default aktiv, sofern Sie nicht das Budgetverwaltungssystem (BCS) einsetzen. Wenn Sie jedoch das Budgetverwaltungssystem einsetzen und den Fonds verwenden wollen, müssen Sie den Fonds im Customizing des Public Sector Managements und im Customizing des BCS aktivieren.

Sie können den Fonds, im Gegensatz zu den Kontierungselementen Finanzstelle und Finanzposition - auch im Controlling, in der Anlagenbuchhaltung und im Personalwesen als eigenständiges Kontierungsobjekt verwenden. Auch hier ist Voraussetzung, dass sie den Fonds im Customizing des Public Sector Management aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden unter  Public Sector Management Grundeinstellungen Kontierungselemente aktivieren.

Verwendung Anlagenbuchhaltung

Die Aktivierung des Fonds ermöglicht Ihnen, in der Anlagenbuchhaltung die Anlagen fondsgerecht zu führen. Indem in jedem Anlagenstammsatz ein Fonds hinterlegt wird, können Anlagenzugänge fondsgerecht gebucht werden, Abschreibungsbuchungen in das Controlling fondsgerecht durchgeführt werden und das Anlagengitter kann fondsgerecht ausgewiesen werden. Weitere Informationen zu Voraussetzungen und Funktionsumfang vom Fonds als Kontierungsobjekt in der Anlagenbuchhaltung finden Sie unter Fonds/Funktionsbereich als Kontierungsobjekte in der Anlagenbuchhaltung .

Controlling

Die Aktivierung des Fonds ermöglicht Ihnen, in der Kostenstellenrechnung Ihre Kosten und Erlöse fondsgerecht zu führen. Der Fonds ist dann neben den Controlling-Objekten ein weiteres Kontierungsobjekt und kann bei allen Arten von internen Verrechnungen als Sender und Empfänger spezifiziert werden.

Personalwesen

Die Aktivierung des Fonds ermöglicht Ihnen, Personalaufwendungen, das Arbeitszeitblatt und die Reisekosten fondsgerecht zu führen.

Haushaltsmanagement

Ein Fonds beinhaltet systemseitig die gesamte organisatorische und sachliche Gliederungsstruktur (Finanzstellen- und Finanzpositionenhierarchie) Ihrer Organisation. Mittels eines Budgetstrukturplans können Sie diese Struktur auf bestimmte Verantwortungsbereiche (Finanzstellen) und Ausgabenkategorien (Finanzpositionen) einschränken. Sie legen so fest, welcher Verantwortungsbereich die zugesagten Finanzmittel, die in der Regel von einem Geldgeber für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung gestellt werden und an bestimmte Kategorien von Ausgaben gebunden sind, für welche Kategorien verausgaben darf.

Für den gesamten Finanzierungszeitraum können Sie ein Gesamtbudget aufstellen, das auf die betroffenen Haushaltsjahre aufgeteilt werden kann. Der Budgetverbrauch erfolgt durch das Bebuchen des Fonds. Im Haushaltsmanagement selbst, durch die Reservierung von Mitteln, oder durch die Geschäftsvorfälle in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten (z. B. Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft).

Struktur

Eine Übersicht aller Felder finden Sie unter Felder im Fondsstammsatz

Über die Drucktasten Änderungshistorie und Änderungsbelege können Sie Änderungen am Fondstammsatz recherchieren.

Über die Drucktaste Langtext können Sie im Fondsstammsatz Langtextinformationen hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Pflege von Stammdaten-Langtexten .

Integration

Stammdatenerfassung

Sie können einen Debitor mehreren Fonds zuordnen und einen Finanzierungszweck mehreren Fonds. Weitere Informationen über diesen Zusammenhang erhalten Sie unter Fonds, Geldgeber und Finanzierungszweck .

Buchung

Damit die Buchungsdaten aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten im Haushaltsmanagement fortgeschrieben werden können, muss beim Buchungsvorgang immer eine vollständige Haushaltsmanagement-Kontierung (Finanzstelle, Finanzposition und ggf. Fonds und Funktionsbereich) angegeben werden. Über die Zuordnung des Fonds zu anderen Kontierungselementen können Sie den manuellen Erfassungsaufwand minimieren. Das System leitet den Fonds dann automatisch aus diesen Zuordnungen ab. Weitere Informationen zur Kontierungsableitung finden Sie unter Kontierungsableitung .

Wenn der Fonds als Kontierungselement für die Anlagenbuchhaltung und das Controlling aktiviert wurde, müssen Sie hinsichtlich der Kontierungsableitung folgendes beachten. Bei den Verrechnungen im Controlling müssen die Finanzposition und die Finanzstelle immer aus anderen Kontierungen abgeleitet werden, da sie im Controlling nicht direkt kontiert werden können. Bei Buchungen in der Anlagenbuchhaltung können Finanzstelle und Finanzposition entweder manuell (über den Kotierungsblock) eingegeben oder aus entsprechenden Zuordnungen aus anderen Kontierungen abgeleitet werden. Der Fonds wird immer automatisch aus dem Anlagenstamm übernommen.

Siehe auch:

Fonds bearbeiten

Finanzierungszweck

Budgetprofil

Integration Kosten- und Projektcontrolling

Integration Kosten- und Projektcontrolling: Voraussetzungen