Automatische und manuelle Deckungsfähigkeit

Verwendung

Die Aufteilung von Budget zwischen Budgetkontierungen gemäß den Deckungsfähigkeitsregeln (DF-Regeln) kann entweder automatisch oder manuell erfolgen.

Manuelle Deckungsfähigkeit: Manuelle DF-Regeln legen Sie in Transaktion FMCERULE an, indem Sie festlegen, dass die zu verwendende Deckungsgruppe manuell ist.Außerdem können Sie in Transaktion FMCEGENCG manuelle Deckungsgruppen generieren. Die Budgetkontierungen dieser manuellen Deckungsgruppen teilen über manuelle Budgetumbuchungen untereinander Budget.

Manuelle Budgetumbuchungen: In diesem Fall wird das Budget manuell von einem Bearbeiter umgebucht, um das Budget der entsprechenden Empfängerbudgetkontierung zu erhöhen. Dies wird in der Budgetierungs-Workbench durch einen speziellen manuellen Umbuchungsvorgang (Umbuchung Dfk) für einen Budgetbeleg ausgeführt. Die Budgetierungs-Workbench prüft, ob jede Sender- und Empfängerbudgetkontierung derselben manuellen DF-Regel unterliegt und ob deren Rollen als Sender/Empfänger der Definition der manuellen DF-Regel entsprechen.

Nach der Buchung des Übernahmebelegs kann eine budgetverbrauchender Beleg wie eine Rechnung gebucht werden. Weitere Informationen über manuelle Budgetumbuchungen finden Sie unten im Abschnitt Manuelle Budgetumbuchungen.

Automatische Deckungsfähigkeit: Automatische Deckungsgruppen (oder automatische DF-Regeln) teilen automatisch untereinander Budget, wenn die Verfügbarkeitskontrolle prüft, ob neuer Budgetverbrauch für die einzelnen Mitglieder der Deckungsgruppe vorliegt. Die Verfügbarkeitskontrolle gibt eine Fehlermeldung aus, wenn festgestellt wird, dass nicht genügend Mittel zur Deckung vorhanden sind – weder bei der vom Budgetverbrauch betroffenen Budgetkontierung noch bei anderen Mitgliedern der Deckungsgruppe. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbarkeitskontrolle für automatische DF-Regeln.

Ein HHM-Kontierungselement (Budgetkontierung) kann nur zu einer automatischen Deckungsgruppe (pro AVK-Ledger und Geschäftsjahr), jedoch gleichzeitig zu mehreren manuellen Deckungsgruppen gehören.

Hinweis Hinweis

Unter Umständen müssen Sie in Ihrer Organisation automatische und manuelle DF-Prozesse verwenden. Um dies effektiver zu kontrollieren, können Sie für kritische Bereiche die manuelle Deckungsfähigkeit verwenden. Das bedeutet, dass die Deckungsfähigkeit ursprünglich als automatisch definiert war (über automatische Verfügbarkeitskontrollprüfungen). In jedem einzelnen Fall muss jedoch ein Bearbeiter entscheiden, ob Budget wirklich verbraucht werden kann.

Insbesondere für Ausgabenkontierungen, die zu mehreren Deckungsgruppen gehören, wird die manuelle Bearbeitung empfohlen. In diesem Fall kann nur eine dieser Deckungsgruppen als automatisch definiert werden, alle anderen Deckungsgruppen müssen als manuell definiert sein. Das bedeutet, dass der Bearbeiter entscheiden muss, aus welcher manuellen Deckungsgruppe das Budget kommt.

Ende des Hinweises

Manuelle Budgetumbuchungen

Um eine manuelle Umbuchung mit einer manuellen DF-Regel durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rufen Sie die Budgetierungs-Workbench auf (Transaktion FMBB) und geben Sie Budgetdaten mit dem Vorgang Umbuchung Dfk ein.

    Hinweis Hinweis

    Dafür müssen Sie die entsprechende Budgetart gepflegt und diesem Budgetierungsvorgang zugeordnet haben.

    Das System ändert nun das Bild der Budgetierungs-Workbench, sodass Sie Sender- und Empfängerdaten eingeben können.

    Ende des Hinweises

  2. Geben Sie ein Geschäftsjahr, die entsprechende Periode und die Budgetart ein, die vorher im Customizing definiert wurden. Nach der Eingabe der Sender- und Empfängerdaten prüft das System, ob alle Sender- und Empfängerbudgetkontierungen der gleichen manuellen Deckungsgruppe angehören. Darüber hinaus prüft das System folgendermaßen, ob ihre Rollen innerhalb der manuellen Deckungsgruppe ihren Rollen im Umbuchungsbeleg entsprechen:

    • Eine Senderbudgetkontierung muss in dieser manuellen Deckungsgruppe als Sender oder Empfänger und Sender definiert sein.

    • Eine Empfängerbudgetkontierung muss als Empfänger oder Empfänger und Sender definiert sein.

Nach dem Buchen des Umbuchungsbelegs bucht das System Budget von den Senderbudgetkontierungen auf die Empfängerbudgetkontierungen um. Auf diese Weise wird das Budget der Empfängerbudgetkontierungen erhöht, sodass es den künftigen Budgetverbrauch abdecken kann.