Expense Pay – Édition flexible

Pour mieux prendre en charge la devise SGD (dollar de Singapour) maintenant et à l’avenir, la longueur du champ du numéro de compte bancaire a été passée de 11 chiffres au maximum à 14 chiffres.

Objectif professionnel/Avantage client : cette modification prend en charge les nouvelles exigences bancaires des bénéficiaires pour les numéros de compte allant de 12 à 14 chiffres.

Kilométrage

Ces modifications font partie de l’expérience NextGen UI.

Le 8 mars 2022, SAP Concur Expense a publié des mises à jour de fonctionnalité et d’interface utilisateur pour les clients utilisant le service indemnités kilométriques.

Ces mises à jour offrent aux clients des barèmes kilométriques d’administration selon les meilleures pratiques automatiques, une prise en charge des dépenses de kilométrage prévues, l’intégration du calculateur de kilométrage à Concur Request, ainsi qu’une amélioration des interfaces utilisateur et de l’expérience utilisateur de bout en bout.

Objectif professionnel/Avantage client : ces mises à jour améliorent la fonctionnalité de kilométrage en proposant :

• des barèmes kilométriques d’administration selon les meilleures pratiques automatiques ;

• les derniers barèmes kilométriques d’administration et de société disponibles pour les clients ;

  • Pour un client qui paye les barèmes de l’administration, le service indemnités kilométriques maintient lesdits barèmes à jour. La gestion des barèmes s’en retrouve allégée pour le client, avec la suppression des mises à jour manuelles. Le client bénéficie donc des derniers barèmes disponibles en temps réel.

  • Pour des raisons d’assujettissement à l’impôt, le système enregistrera la différence de montants réclamés entre le montant payé à l’aide du barème du client et le montant basé sur le barème de l’administration.

• une voiture de fonction et une voiture personnelle disponibles en tant que dépense prévue dans Demande et disposant d’un lien vers le calculateur de kilométrage ;

• la prise en charge de l’intégration des dépenses prévues et du calculateur de kilométrage à Concur Request (Concur Expense Professional Edition uniquement) ;

• une prise en charge réglementaire améliorée ;

  • Prise en charge de tous les types de véhicules et des bandes de distance correspondantes

• un processus d’enregistrement des véhicules simplifié ;

• une conformité améliorée ;

• la prise en charge de taux supplémentaires et de taux régionaux ;

• une expérience utilisateur améliorée.

NextGen UI

L’évolution permanente de l’utilisation de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le fruit d’une conception et d’une recherche soignées qui offrent une expérience moderne, intuitive et rationalisée pour créer et soumettre des notes de frais.

Les clients de Concur Expense sont maintenant vivement invités à afficher un aperçu, puis à passer à NextGen UI avant la date de transition automatique fixée au 1er octobre 2022.

Objectif professionnel / avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Cette modification fait partie de l’expérience NextGen UI.

Le service Transports en commun au Japon (JPT) sur NextGen UI est le seul qui permet aux utilisateurs de créer des notes de frais pour les voyages en train et en bus au Japon à l’aide de NextGen UI. La capacité à demander et créer des notes de frais pour les transports publics est essentielle pour le marché japonais. Un citoyen japonais type effectue plusieurs voyages par jour et, au total, les transports en commun représentent 55 % de toutes les dépenses au Japon.

Les (anciens) clients JPT 1.0 existants pourront désormais passer au modèle JPT sur NextGen UI, la nouvelle version de JPT 1.0. Les clients internationaux peuvent anticiper la possibilité de migrer vers JPT sur NextGen UI à partir d’avril 2022 ; la date provisoire pour les clients Concur japonais est fixée à avril 2022. Les clients doivent planifier la transition vers JPT et vers NextGen UI simultanément.

Objectif professionnel/Avantage client : les (anciens) utilisateurs JPT 1.0 existants pourront migrer vers JPT sur NextGen UI pour bénéficier des avantages de la dernière version.

• Un changement vers Ekispert en tant que fournisseur de moteur de recherche d’itinéraire étend les types de transports en commun pour inclure les gares routières.

• Le formulaire de dépense a été simplifié de manière à supprimer les onglets de détail de l’itinéraire dédiés et à utiliser une dépense individuelle par déplacement, qui comprend des étapes de voyage individuelles ou combinées pour le transit global.

• Un nouvel administrateur de passe de déplacement a été ajouté pour les clients standard, fournissant ainsi une administration centrale de gestion des itinéraires de passe de déplacement par l’organisation, qui vient s’ajouter à l’accès des utilisateurs individuels.

Paramètres de site

Un nouveau paramètre de site, Enable Report Number for Expense Accounting Extracts (Activer le numéro de note de frais pour les extraits comptables Expense), est désormais disponible pour tous les types de fichiers d’extrait comptable de Concur Expense. Cette modification concerne les clients qui utilisent la valeur Référence de la note de frais dans leurs extraits comptables de dépense et qui auraient tout intérêt à plutôt extraire les données du champ Numéro de note de frais.

POURQUOI CETTE MODIFICATION ?

Le Numéro de note de frais est une valeur alphanumérique à six caractères, qui doit être compatible avec l’ERP et remplacer la Référence de la note de frais jusqu’à six chiffres (entiers positifs), que certains clients utilisent dans le cadre de leur processus d’extraction de fichier et d’intégration financière. En extrayant les données relatives au numéro de la note de frais plutôt que celles relatives à la référence de la note de frais, le client pourra afficher des données publiées plus significatives et aligner son processus d’extraction sur les futures améliorations de la version.

Le Numéro de note de frais est affiché pour les utilisateurs finaux dans l’interface utilisateur NextGen pour Concur Expense. Ainsi, l’utilisateur peut bénéficier d’un retour significatif lorsque cette référence est utilisée dans les processus en aval.

FONCTIONNEMENT

Lorsque ce paramètre de site est sélectionné, le champ Numéro de note de frais est positionné dans la colonne où la Référence de la note de frais est actuellement configurée et la remplace. Désormais, les données du numéro de note de frais remplacent les données de la référence de la note de frais, en modifiant la sortie d’extraction pour inclure l’une et non l’autre.

Cette fonctionnalité est entièrement réversible et s’applique à plusieurs extraits comptables différents, par exemple :

• Extrait comptable standard v. 2

• Extrait comptable standard v. 3

• Extraits d’informations tels que l’extrait Détails sur le participant, qui contient la Référence de la note de frais et qui peut désormais se voir attribuer le champ Numéro de note de frais adopté

• Tout extrait comptable personnalisé comportant le champ Référence de la note de frais

Les clients qui n’utilisent pas la valeur Référence de la note de frais n’ont aucune action à effectuer. Cela inclut également les clients qui utilisent la version 4 de SAE, qui est plus récente et qui contient déjà la fonctionnalité préférée du champ Numéro de note de frais.

Objectif professionnel/Avantage client : cette fonctionnalité prépare le client utilisant des extraits comptables à une modification de la disponibilité des champs. Elle lui permet en outre de contrôler le calendrier d’adoption de la nouvelle valeur Numéro de note de frais préférée, sans avoir besoin de soumettre un ticket de support pour reconfigurer le SAE. Enfin, elle prend en charge les futures améliorations de fonctionnalités pour les extraits.

Notifications par e-mail

Le lien URL renvoyant vers Concur Expense contenu dans les notifications de workflow par e-mail sera mis à jour dans un nouveau format. Celui-ci permettra à tout utilisateur de Concur Expense ayant accès à la note de frais (via le chemin d’accès normal à l’interface utilisateur) de cliquer sur le lien pour accéder directement à cette note de frais. Le nouveau format d’URL améliorera en outre la gestion des configurations d’identification unique (SSO) et permettra aux clients qui utilisent l’authentification unique (sous SAML 2.0) de profiter de ce lien direct.

Objectif professionnel/Avantage client : cela permettra à tout utilisateur consultant l’e-mail d’utiliser également le lien pour accéder à la note de frais s’il dispose de l’autorisation nécessaire pour l’afficher. L’ancien style de lien n’est pas fonctionnel pour les délégués qui pourraient recevoir une copie du même e-mail.

Pour les clients qui utilisent SAML 2.0 SSO, cette modification améliorera la prise en charge et l’accès des utilisateurs qui souhaitent se rendre directement sur la note de frais plutôt que sur la page d’accueil.