Erzeugen eines Vernichtungsbelegs
Das System erstellt für vernichtete personenbezogene Stammdaten aus Infotypen der Personalwirtschaft automatisch einen Vernichtungsbeleg.
Voraussetzungen
Für jedes Archivierungsobjekt, zu dem Vernichtungsbelege erstellt werden sollen, muss ein Subtyp für den Infotyp Archivierung/Datenvernichtung
(0283) angelegt sein. Diese Einträge können Sie in der Sicht Subtypen für Infotyp 0283 und Infotyp 3246
(V_T77PAARC_SUBTY
)
prüfen.
Funktionsumfang
Wenn Sie das Vorlaufprogramm für ein Archivierungsobjekt erfolgreich ausgeführt haben, legt das System für jede Personalnummer, die in diesem Lauf berücksichtigt wurde, einen Datensatz im Infotyp Archivierung/Datenvernichtung
an.
Wenn zu einem Archivierungsobjekt auch Archivierungsteilobjekte existieren, legt das System einen Datensatz je Archivierungsteilobjekt an. Das Archivierungsteilobjekt wird im Datensatz des Infotyps 0283 angezeigt.
Beispiel
Mit dem Archivierungsobjekt HR: Abwesenheiten
(HRTIM_ABS
) können Sie Daten zum Archivierungsteilobjekt URLAUB
(Gruppierungen von Subtypen zu Urlaub) und zum Archivierungsteilobjekt KRANKHEIT
(Gruppierungen
von Subtypen zu Krankheiten) vernichten. Für jede Gruppierung von Abwesenheitsarten wird im Infotyp 0283 ein eigener Datensatz angelegt.
Der Vernichtungsbeleg hat nach dem Vorlauf den Status Vorbereitet zur Datenvernichtung
. Nachdem Sie das Löschprogramm ausgeführt haben, setzt das System diesen Status
automatisch auf Vernichtet
.
Hinweis
Wenn eine Personalnummer in der Vorlaufphase aufgrund einer gültigen Aufbewahrungsregel für die Datenvernichtung selektiert wird, aber keine Datensätze vorhanden sind, die vernichtet werden können, setzt das System den Status für diesen Datensatz im Infotyp 0283 bereits in der Vorlaufphase
auf Vernichtet
. Dies ist erforderlich, damit keine Informationen aus vorhandenen und nicht vorhandenen Vernichtungsbelegen abgeleitet werden können.
Das System sperrt das Anlegen und Bearbeiten von Daten im Vernichtungszeitraum z. B. über die Anwendung Personalstammdaten pflegen
(Transaktion PA30
). Beginndatum (erster Datensatz des Infotyps 0283) ist das früheste Systemdatum
(01.01.1800), Endedatum ist das Endedatum des erzeugten Vernichtungsbelegs.