ProzessSperre der Bearbeitung von Daten im Vernichtungszeitraum

 

Sie haben aus Datenschutzgründen die Datenvernichtung personenbezogener Daten von Mitarbeitern durchgeführt. Datenschutz erfordert auch, dass solche Daten nicht erneut angelegt oder rückwirkend bearbeitet werden dürfen. Daher sperrt das System automatisch das Anlegen, Ändern oder Löschen von Daten im Zeitraum, in dem die Daten vernichtet wurden.

Beispiel Beispiel

Alle Abwesenheitsdaten eines Mitarbeiters, die älter als 3 Jahre alt sind, werden aus Datenschutzgründen z.B. bis zum 31.12.2007 vernichtet. Für den Zeitraum bis zum 31.12.2007 können Sie für diesen Mitarbeiter rückwirkend keine Abwesenheitsdaten mehr anlegen.

Ende des Beispiels.

Voraussetzungen

  • Sie haben einen Datenvernichtungslauf für die Daten eines Mitarbeiters zu einem Archivierungsobjekt in einem definierten Zeitraum durchgeführt.

  • Die Prüfungen in der Vorlaufphase des Programms ergaben, dass die Kriterien zur Datenvernichtung für die selektierten Daten dieses Mitarbeiters erfüllt sind.

  • Die Daten des Mitarbeiters haben im Infotyp Archivierung/Datenvernichtung (0283) den Status Vorbereitet zur Datenvernichtung oder Vernichtet.

Prozess

  1. Das System schreibt für diesen Mitarbeiter einen Datensatz mit dem zugehörigen Vernichtungsdatum in den Infotyp Archivierung/Datenvernichtung (0283).

  2. Wenn Sie versuchen, entsprechende Daten für den Mitarbeiter im Vernichtungszeitraum z.B. über die Anwendung Personalstammdaten pflegen (Transaktion PA30) zu bearbeiten, liest das System den Infotyp 0283.

  3. Das System sperrt das Anlegen oder Bearbeiten von Daten für den Mitarbeiter in diesem Zeitraum.

Beispiel

Sie haben für Mutterschutz bzw. Erziehungszeiten eine Aufbewahrungsregel definiert, die besagt, dass die Aufbewahrungsdauer für Daten zu dieser Abwesenheitsart 5 Jahre beträgt. Das bedeutet, dass alle Daten zu Mutterschutz oder Erziehungszeiten, die älter sind als 5 Jahre, vernichtet werden müssen.

Es sind drei Datensätze für drei Mitarbeiter zu Mutterschutz und Erziehungszeiten vorhanden. Das Endedatum von zwei Datensätzen (A und C) liegt vor dem Vernichtungsdatum 31.12.2005, das bedeutet diese Datensätze sind abgeschlossen. Das Endedatum das Datensatzes B liegt nach dem Vernichtungsdatum, das bedeutet, dieser Satz ist nicht abgeschlossen. Die Datenvernichtung wird für Datensatz A und C durchgeführt. Für Datensatz B wird keine Datenvernichtung durchgeführt, da die Prüfung ergeben hat, dass der Datensatz die Aufbewahrungsregel nicht erfüllt, da er nicht älter als fünf Jahre ist. Nachdem der Datenvernichtungslauf abgeschlossen ist, sind folgende Aktionen auf Grund der Sperre gegen das Anlegen von Daten nicht mehr möglich:

  • Für den Zeitraum vor dem 31.12.2005 können Sie für diese Mitarbeiter keine Daten zu Mutterschutz oder Erziehungszeiten anlegen.

  • Der Datensatz, der nicht vernichtet wurde, darf nicht geändert werden.

  • Wenn es sich nicht um Infotypdatensätze der Zeitwirtschaft handelt, dürfen die Datensätze bis zum 01.01.2006 abgegrenzt werden.

Das Anlegen von Daten ist gesperrt unabhängig davon, welche Transaktion Sie zum Anlegen von Daten verwenden.