Prüfungen für Archivierungsobjekte
Die in der Vorlauf- oder Schreibphase der Datenvernichtung durchgeführten Prüfungen stellen sicher, dass nur Daten vernichtet werden, welche die Kriterien für die Datenvernichtung erfüllen.
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing der
Personaladministration
unter
Werkzeuge
Datenschutz
Datenvernichtung
die Aufbewahrungsregeln für die
in Ihrem Unternehmen abgestimmten Aufbewahrungsfristen für personenbezogende Stammdaten definiert.
Funktionsumfang
Das System führt für alle Archivierungsobjekte folgende Prüfungen durch:
Prüfung, ob die Daten aus Geschäftsprozesssicht abgeschlossen sind
Prüfung, ob die für die zu vernichtenden Daten geltende Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Für einige Archivierungsobjekte führt das System besondere Prüfungen durch. Diese sind dann erforderlich, wenn Vernichtungsbelege erzeugt werden müssen und das Anlegen oder Bearbeiten von Daten im Vernichtungszeitraum gesperrt werden muss. Diese Prüfungen werden in der Vorlaufphase der Datenvernichtung durchgeführt.
Für Archivierungsobjekte mit Vorlaufprogramm führt das System insbesondere folgende Prüfungen durch:
Prüfung, ob bereits ein Vernichtungsbeleg im Infotyp
Archivierung/Datenvernichtung
(0283) vorhanden ist oder ob für die Daten, welche die Kriterien zur Datenvernichtung erfüllen, ein Vernichtungsbeleg erzeugt werden mussWenn ein Vernichtungsbeleg vorhanden ist, Prüfung des Status (
Vorbereitet zur Datenvernichtung
oderVernichtet
)Prüfung, ob der Zeitraum, in dem Daten vernichtet wurden, gegen das erneute Anlegen von Daten gesperrt werden muss
Darüber hinaus werden im Standard durch Implementierungen des Business Add-Ins HRPA_B_CHK_DATA
spezifische Prüfungen für einzelne Archivierungsobjekte durchgeführt. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation des jeweiligen Archivierungsobjekts
unter Archivierung und Datenvernichtung in der Personalwirtschaft (HR).