Processus de gestion

Les processus de gestion vous guident par le biais d'une séquence de tâches au sein d'un processus de gestion défini.

En fonction de votre rôle, les activités auxquelles vous avez accès peuvent impliquer l'achèvement des actions en tant qu'exécutant d'activités et la révision des actions soumises par d’autres utilisateurs en tant que réviseur d'activités.

Fonctionnalités

Une instance de processus, ou tout simplement un processus, désigne l'itération d'un modèle de processus en cours d'utilisation. Par exemple, un utilisateur administrateur autorisé crée un modèle de processus appelé « Reporting mensuel » pour coordonner les activités de reporting mensuel du personnel. Cet utilisateur, ou tout autre utilisateur autorisé, peut alors créer un processus pour une période spécifique, comme novembre 2009, et ce, en fonction du modèle « Reporting mensuel ».

En tant qu’utilisateur d'entreprise, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes en lien avec les processus de gestion :

  • Activités

    Les activités répertorient les processus auxquels vous, utilisateur actuellement connecté, pouvez accéder pour effectuer ou réviser les actions.

    Pour en savoir plus, voir Mes activités.

  • Moniteur de processus

    Le moniteur de processus affiche une liste complète des processus auxquels vous pouvez accéder en tant que responsable de processus pour les modèles de processus correspondants. Si vous êtes parallèlement le responsable des instances de processus, vous pouvez également les finaliser une fois ces instances terminées.

    Pour en savoir plus, voir Moniteur de processus.

  • Notifications par e-mail

    Le système génère automatiquement les notifications par e-mail destinées aux personnes que vous avez impliquées dans un processus ou dans une activité afin de les tenir informées de la progression et des tâches à effectuer. Les notifications par e-mail envoyées automatiquement aux utilisateurs comportent un lien leur permettant d’accéder directement au moniteur d’activités ou de processus, ou bien de naviguer vers des applications externes afin de réaliser d’autres actions.

    Les notifications par e-mail sont utilisées dans les situations suivantes :

    • Les moniteurs de processus désignent les utilisateurs pouvant surveiller la totalité des instances créées à partir d'un modèle de processus. Les moniteurs de processus reçoivent une notification par e-mail lorsqu'une nouvelle instance de processus est :

      • Créée

      • Suspendue

      • Reprise

      • Réinitialisée

      • Prête à être finalisée

    • Le responsable d'une activité reçoit une notification par e-mail lorsque l'activité est :

      • Sur le point d'être exécutée

      • Approuvée/Rejetée par le réviseur

      • Rouverte

      • Lorsqu'une date butoir est modifiée

    • Le réviseur responsable d'une activité reçoit une notification par e-mail lorsqu'une activité est prête à être révisée ou lorsqu'une date butoir est modifiée.

Pour plus d'informations sur la configuration des notifications par e-mail des administrateurs système, voir Configuration des notifications par e-mail.