Configuration des notifications par e-mail
Les administrateurs peuvent activer et désactiver les notifications par e-mail et personnaliser un modèle d'e-mail pour les activités liées aux processus de gestion.
Les adresses auxquelles les notifications par e-mail du processus de gestion sont automatiquement envoyées sont les adresses e-mail du responsable de l'instance de processus, de l'exécutant d'activités ou du réviseur d'activités gérées dans Business Warehouse via la transaction SU01. Vous devez vous assurer que les options SMPT nécessaires sont configurées via la transaction SCOT pour permettre au système d'envoyer automatiquement les e-mails. Pour obtenir des informations détaillées, reportez-vous au guide de configuration SMTP disponible ici sur le Help Portal.
Les notifications par e-mail envoyées automatiquement aux utilisateurs comportent un lien leur permettant d’accéder directement au moniteur d’activités ou de processus, ou bien à des applications externes basées sur une URL, notamment les transactions, Fiori, et les applications Web Dynpro ABAP.
Pour activer et désactiver les notifications par e-mail, les administrateurs peuvent suivre les étapes suivantes :
- Lancez la transaction SE38.
- Exécutez le programme RSBPCB_MAINTAIN_EMAIL_TMPL.
- Effectuez l'une des tâches suivantes sur la page du modèle d'e-mail :
Pour activer les notifications par e-mail, définissez la valeur de la colonne Est actif sur Oui.
Pour désactiver les notifications par e-mail, définissez la valeur de la colonne Est actif sur Non.
Sur la page du modèle d'e-mail, cliquez sur le bouton Modifier puis sur Nouvelle entrées (F5).
Sélectionnez Personnalisation du modèle d'e-mail dans Type de modèle d'e-mail.
Sélectionnez un ID de modèle d'e-mail pour le modèle d'e-mail personnalisé. Ultérieurement, si le modèle d'e-mail personnalisé et le modèle d'e-mail par défaut qui partagent le même ID sont activés, le modèle d'e-mail personnalisé sera prioritaire.
- Saisissez un titre de modèle d'e-mail dans lequel deux variables peuvent être incluses.
%PROCESS_NAME% : nom de l'instance de processus
%STEP_REGION_NAME% : nom de l'activité
Sélectionnez le corps d'un Smart Form ou saisissez directement le corps d'un courrier électronique.
Les Smart Forms sont prédéfinis via la transaction SMARTFORMS. Pour obtenir des informations détaillées, référez-vous à la section ci-dessous intitulée « Gérer le corps du Smart Form ».
Le corps d'un courrier électronique est simplement composé d'un texte à une ligne. Si le corps d'un Smart Form et le corps d'un courrier électronique sont définis, le corps du Smart Form sera utilisé.
Utilisez la même URL de rappel RSBPCB_SF_XSF_URL_CALL_BACK ou UJB_SF_XSF_URL_CALL_BACK comme dans le modèle par défaut pout appeler l'URL.
Sélectionnez une opération de processus correspondante.
Activez et enregistrez le modèle. La personne responsable recevra des notifications par e-mail basées sur le modèle personnalisé.
Ouvrez l'éditeur de Smart Form à l'aide de la transaction SMARTFORMS.
Créez un modèle en copiant un modèle existant. Sélectionnez un modèle d'e-mail existant dans la liste de masques puis copiez-le en cliquant sur l'icône Copier dans la barre d'outils.
Saisissez un nom pour le nouveau corps du Smart Form. Nous vous recommandons de commencer le nom du modèle d'e-mail personnalisé par Z ou Y.
Vous pouvez créer ce modèle seulement en tant qu'objet local ou vous pouvez le transférer en sélectionnant une liasse.
Cliquez sur le bouton Afficher ou Modifier dans la barre d'outils pour saisir SAP Form Builder, dans lequel le corps du Smart Form nouvellement créé s'affiche en mode de modification.
Ouvrez le corps du modèle d'e-mail en développant Pages et fenêtres jusqu'au nœud de feuille NOTIF_BODY. Double-cliquez sur le nœud pour modifier le corps du texte de la notification.
- Dans la notification, vous pouvez utiliser les variables suivantes :
Variable
Description
&I_PROCESS_NAME&
nom de l'instance de processus
&I_INST_CTX_STR&
Contexte de l'instance de processus
&I_RGN_NAME&
nom de l'activité
&I_RGN_CTX_STR&
Contexte d'activité
&GV_URL&
URL qui renvoie à la liste Activités ou au moniteur de processus avec un nom convivial
&URL&
URL complète qui renvoie à la liste Activités ou au moniteur de processus
.