FunktionsdokumentationAbweichungsermittlung

 

Innerhalb des Controlling treten meist zum Periodenende folgende Situationen auf:

  • Die Planung wurde über- oder unterschritten.

  • Die Istkosten der Kostenstellen bzw. der Geschäftsprozesse weichen von den Sollkosten ab.

  • Auf den Kostenstellen bzw. den Geschäftsprozessen treten Über- oder Unterdeckungen auf.

Die Abweichungsermittlung ermöglicht die Analyse der Ursachen für die o.g. Situationen.

Grundlage einer Abweichungsermittlung ist die abgestimmte Planung der innerbetrieblichen Leistungen der Kostenstellen bzw. der Geschäftsprozesse und der dafür anfallenden Kosten. Abweichungen sind die Differenzen zwischen Istkosten und Plan- bzw. Sollkosten. Sie werden für eine Kostenstelle, für eine Leistungsart einer Kostenstelle bzw. für einen Geschäftsprozess getrennt in einem fixen und einem variablen Anteil ausgewiesen. Falls möglich, geschieht dies kostenartengerecht.

Bei der Abweichungsermittlung unterscheidet man zwischen Kostenstellen, die Leistungsarten führen (z. B. Fertigungskostenstellen) und Kostenstellen, die keine Leistungsarten führen (z. B. Verwaltungskostenstellen). Die Istkosten werden immer leistungsunabhängig gebucht. Um den Leistungsbezug herzustellen, müssen daher bei Kostenstellen mit Leistungsarten die Istkosten und die leistungsunabhängigen Plan- bzw. Sollkosten auf die Leistungsarten gesplittet werden (siehe Istkostensplittung). Dadurch können die Gründe für die Abweichungen bei einer bestimmten Leistung einer Kostenstelle leistungsartenspezifisch analysiert werden. Der detaillierten, auf Leistungsartenebene durchgeführten Planung stehen die entsprechenden Istkosten gegenüber.

Um die Plankosten mit den Istkosten vergleichen zu können, muss berücksichtigt werden, wieviel Leistung von der Kostenstelle bzw. vom Geschäftsprozess im Vergleich zur Planung tatsächlich erbracht wurde. Die Abweichungsermittlung wird daher auf Basis der Sollkosten durchgeführt.

Die Abweichungsermittlung erlaubt die Analyse des Saldos im Ist. Dabei werden die Abweichungen der Sollkosten von den auf die Leistungsarten gesplitteten Istkosten sowie von den verrechneten Istkosten in verschiedenen Abweichungskategorien kostenartengerecht pro Kostenstelle/Leistungsart bzw. pro Geschäftsprozess ermittelt.

Abweichungen auf einer Kostenstelle bzw. auf einem Geschäftsprozess können folgende Ursachen haben:

Einsatz- und Verrechnungsseite

Beide Ursachen können sowohl gesondert als auch gemischt auftreten, d.h. Abweichungen können ihren Ursprung sowohl auf der Einsatzseite als auch auf der Verrechnungsseite einer Kostenstelle bzw. eines Geschäftsprozesses (siehe: Abweichungskategorien) haben.

Abweichungsursachen

Funktionsumfang

Die Abweichungsermittlung gehört zu den periodischen Funktionen. Sie verwendet alle Werte, die aus allen Vorgängen in der Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA) resultieren.

Das SAP-System

  • ermittelt zunächst die Sollkosten

  • teilt die Istkosten auf die Leistungsarten auf

  • errechnet im Anschluss daran die Abweichungen pro Kostenstelle/Leistungsart bzw. pro Geschäftsprozess

    Hinweis Hinweis

    In Sonderperioden werden Abweichungen auf der Basis von Soll- bzw. Plankosten aus Vorperioden ermittelt. Die Abweichungsermittlung kann daher in Sonderperioden nur kumuliert ausgeführt werden. Dazu werden zu den Istkosten der Sonderperiode die Plan- bzw. Sollkosten sowie die Istkosten aus Vorperioden eingelesen. Aus diesen Kosten werden dann die gesamten Abweichungen des Betrachtungszeitraums neu berechnet.

    Eine Weiterverrechnung der Abweichungen innerhalb der Kostenstellenrechnung bzw. der Prozesskostenrechnung erfolgt nicht. Die vollständige Entlastung einer Kostenstelle bzw. eines Geschäftsprozesses kann nur mit der Isttarifermittlung oder durch Abrechnung an die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) erreicht werden.

    Ende des Hinweises

Die Ergebnisse der Abweichungsermittlung können Sie mit Hilfe eines Reporting-Tools analysieren. Das bedeutet, Sie können folgende relevante Daten gesondert nach fixen und variablen Anteilen oder als Gesamtwerte anzeigen:

  • Plankosten und -mengen

  • Beschäftigungsgrad

  • Sollkosten und -mengen

  • Istkosten und -mengen

  • Abweichungskategorie

Darüber hinaus weist das System Folgendes aus:

  • wie einzelne Werte errechnet wurden, d.h. was die Berechnungsgrundlage ist (z.B. Aufteilungsbasis bei der Istkostensplittung)

  • wie sie sich zusammensetzen (z.B. einzelne Abweichungskategorien)

Dazu stehen Ihnen die Funktionen Erklärung Splittung, Erklärung Sollkosten sowie Erklärung Abweichung zur Verfügung, mit denen Sie die Ergebnisse interaktiv in verschiedenen Darstellungsformen abrufen können.

Neben Änderungen des Formats der Listen stehen Ihnen auch eine Summier- und Sortierfunktion sowie eine kostenartengerechte Detailanzeige für Einzelobjekte zur Verfügung.

Hier können Sie die einzelnen Verarbeitungsschritte sukzessive verfolgen und Erläuterungen zu den jeweiligen Werten über die F1-Hilfe abrufen.

Die einzelnen Abweichungskategorien können Sie im Überblick in einer Baumstruktur sehen. Wählen Sie dazu Erklärung Abweichung und anschließend Abweichungskategorien. Aus dieser Baumstruktur können Sie zu den einzelnen Abweichungskategorien sowie zur jeweiligen Online-Hilfe verzweigen. Die Liste zu einer Abweichungskategorie enthält neben den Abweichungen auch die jeweilige Formel zur Errechnung der Abweichung.

Aktivitäten

Um die Abweichungsermittlung zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Istbuchungen Navigationsschritt Periodenabschluss Navigationsschritt Abweichungen Ende des Navigationspfads.

  2. Markieren Sie Kostenstelle, Kostenstellengruppe oder alle Kostenstellen (in der Kostenstellenrechnung) bzw. Geschäftsprozess, Geschäftsprozessgruppe oder alle Geschäftsprozesse (in der Prozesskostenrechnung) und tragen Sie ein entsprechendes Objekt ein.

  3. Geben Sie eine Periode und ein Geschäftsjahr ein.

  4. Markieren Sie eines oder mehrere der folgenden Kennzeichen der Ablaufsteuerung.

    • Hintergrundverarbeitung

    • Testlauf

    • Detailliste

Weitere Informationen über die Abweichungsermittlung sowie die Funktionen des Erklärungswerkzeugs finden Sie unter: Abweichungen ermitteln.