Verarbeitung der eingehenden Gutschriftsanzeigen

Verwendung

Der Kunde schickt dem Lieferanten über ein EDI-Subsystem Gutschriftsanzeigen zu. Die Gutschriftsanzeigen werden eingelesen, einer internen Lieferung zugeordnet und dann verarbeitet.

Voraussetzungen

  • Sie haben die erforderlichen Einstellungen zur EDI-Abwicklung vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter EDI-Einstellungen für das SD-Gutschriftsverfahren .

  • Sie haben im Eingangsmonitor die notwendigen Einstellungen für das Gutschriftsverfahren vorgenommen ( Anfang des Navigationspfads Logistik Navigationsschritt Vertrieb Navigationsschritt Fakturierung Navigationsschritt Faktura Navigationsschritt Gutschriftsverfahren (Automotive) Ende des Navigationspfads ).

Sie haben unter Anfang des Navigationspfads Einstellungen Navigationsschritt Allgemeine Parameter pflegen Ende des Navigationspfads die allgemeinen Parameter gepflegt:

  • gegebenenfalls die Zeitverschiebung für die Übertragungsnummer (wird normalerweise nur dann verwendet, wenn die externe Übertragungsnummer zu Testzwecken aus dem Datum erzeugt wird)

  • gegebenenfalls den zulässigen Zeitbereich für den Start des Verarbeitungsschrittes (z.B. nur nachts aus Performancegründen)

  • die Auftragsgründe, Belegarten und Positionstypen für automatische Buchungen oder offene Positionen

Sie haben unter Anfang des Navigationspfads Einstellungen Navigationsschritt Parameter EDI-Partner pflegen Ende des Navigationspfads die Verarbeitungsparameter für den EDI-Partner gepflegt:

  • Zuordnung und Prüfung der externen Übertragungsnummer

  • wie die Verarbeitung gestartet wird (manuell, automatisch, "geschlossen")

  • wie die Übertragung beendet wird (wenn Sollanzahl IDocs erreicht oder bei Start der Verarbeitung) Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Start des Verarbeitungsschrittes .

Unter Anfang des Navigationspfads Einstellungen Navigationsschritt Toleranzgruppen pflegen Ende des Navigationspfads haben Sie Toleranzgruppen für die Erzeugung neuer offener Positionen definiert.

Sie können hierbei eine Toleranzgruppe mit Schlüssel blank definieren, so daß diese standardmäßig verwendet wird, wenn Sie das Feld Toleranzgruppe in den Auftraggeberparametern nicht füllen. Auf diese Weise findet immer eine Prüfung mit den von Ihnen angegebenen Parametern statt.

Sie haben unter Anfang des Navigationspfads Einstellungen Navigationsschritt Parameter Auftraggeber pflegen Ende des Navigationspfads die Verarbeitungsparameter für den Auftraggeber eingestellt.

  • Sie haben, falls notwendig, eine Toleranzgruppe eingegeben.

Haben Sie keine Toleranzgruppe eingegeben, so erzeugt das System bei jeder Differenz einen neuen offenen Posten. Geben Sie hier eine Toleranzgruppe ein, deren Toleranzgrenzen aktiv sind, so erzeugt das System nur einen neuen offenen Posten, wenn die Toleranzgrenze überschritten wird.

Haben Sie eine Toleranzgruppe mit Schlüssel blank angelegt, so gilt diese immer dann, wenn Sie hier keine Toleranzgruppe eingeben. Diese Toleranzgruppe dient somit als Standard, und eine Toleranzprüfung wird immer durchgeführt. SAP empfiehlt, daß Sie diese Vorgehensweise verwenden.

Wenn Sie in einer Toleranzgruppe für alle Felder "Nicht überprüfen" einstellen, werden keine offenen Positionen erzeugt.

  • Sie haben vorgegeben, welche Nummern zur Lieferung übermittelt werden, um die Zuordnung zu einer SAP-Lieferung zu gewährleisten.

Haben Sie mehrere Nummern vorgegeben, so sucht das System in der Reihenfolge der Liste. Findet es einen entsprechenden Beleg, so wird die Suche abgebrochen. Stellen Sie sicher, daß mindestens eine Option angegeben ist.

  • Sie haben vorgegeben, welche Nummer als Hauptreferenznummer für Buchungen dient. Diese Nummer dient dann als Zuordnungsnummer für die Position im FI.

Sie haben unter Anfang des Navigationspfads Einstellungen Navigationsschritt Toleranzprüfung einstellen Ende des Navigationspfads Toleranzgrenzen für Ihre Toleranzgruppen eingegeben und diese Grenzen aktiviert, indem Sie Grenze prüfen gewählt haben.

 Wenn Sie nicht wollen, daß offene Positionen automatisch erzeugt werden, legen Sie eine Toleranzgruppe an, in der alle Prüfungen deaktiviert sind. Wenn diese Toleranzgruppe verwendet wird, generiert das System dann keine neuen offenen Positionen.

Funktionsumfang

Zunächst werden eingehende Übertragungen durch das EDI-Subsystem in einzelne IDocs gesplittet, wobei jedes IDoc eine Lieferung darstellt. Diese IDocs werden an das SAP-System übergeben, in dem sie weiterbearbeitet werden:

Der Eingang des ersten IDocs stößt im SAP-System eine Übertragung an. Die folgenden IDocs werden solange an diese Übertragung angehängt, bis eine bestimme Sollanzahl erreicht ist bzw. die Übertragung geschlossen wird (lesen Sie hierzu den Abschnitt Start des Verarbeitungsschrittes ). Im SAP-System des Lieferanten werden die einzelnen IDocs der Gutschriftsanzeige somit wieder zusammengeführt.

Das System überprüft nun die eingegangenen Daten, indem es die vom Kunden übertragene Nummer einem Verkaufsbeleg (Lieferung oder Lieferbestätigung) im SAP-System zuordnet. Das Einlesen und Zuordnen der Daten wird Prüfungsschritt genannt.

In einem zweiten Schritt vergleicht das System die zur Lieferung übermittelte Menge und den Wert mit der in der internen Faktura des SAP-Systems festgehaltenen Menge und Wert. Bei wertmäßigen Differenzen erstellt das System automatisch Ausgleichsbuchungen. Über eine Toleranzgrenze können Sie vorgeben, bis zu welcher Differenz keine neuen offenen Posten erzeugt werden. Der Wert einer neu erzeugten offenen Position ist gleich dem Wert des Klärungseintrags.