SAP Business One è dotato di una funzionalità di autorizzazione completa che può essere personalizzata per ogni singolo utente. Durante la fase di implementazione, l'amministratore di sistema deve sviluppare una politica di autorizzazione per impedire accessi non autorizzati al database. Una corretta attribuzione delle autorizzazioni permette di limitare le modifiche ai campi dei documenti.

Per garantire il monitoraggio dell'accesso ai dati, è necessario prendere determinate precauzioni. Nella contabilità generale, gli utenti che non dispongono dell'autorizzazione per il giornale bollato, ma sono autorizzati a effettuarvi inserimenti, possono avvalersi dei pulsanti dei record di dati per sfogliare il database e visualizzare i documenti. In questo modo, possono visualizzare altre registrazioni, pur non essendo autorizzati a visualizzare le liste, ad esempio, nel giornale bollato.

È opportuno concedere a ogni utente le autorizzazioni in base al suo ruolo e alle sue responsabilità. SAP Business One fornisce le seguenti opzioni di autorizzazione:

Le autorizzazioni di ciascun utente sono visualizzate nella finestra Autorizzazioni. Per i moduli che presentano autorizzazioni miste viene visualizzato Diverse autorizzazioni, ad esempio autorizzazione piena per alcuni sottomoduli e sola lettura per altri sottomoduli.