I dipendenti di una società possono essere raggruppati in base ai propri ruoli (ad esempio, addetti alle vendite, contabili e responsabili). In genere, i diversi ruoli richiedono diverse autorizzazioni per le funzioni, le funzionalità e i dati all'interno di SAP Business One. È possibile attribuire utenti di SAP Business One a diversi gruppi di autorizzazione, sulla base dei corrispondenti ruoli effettivi degli utenti.

Dopo l'attribuzione degli utenti ai gruppi di autorizzazione, è possibile concedere l'autorizzazione a livello di gruppo, quindi perfezionare le autorizzazioni dei singoli utenti. Per ulteriori informazioni, vedere Definizione di autorizzazioni.

Così come accade nella vita reale, ogni utente di SAP Business One può fare parte di più di un gruppo. Ad esempio, un responsabile della contabilità può ricoprire sia il ruolo del contabile che quello di responsabile.