Relance
Chaque fois que des marchandises ou des services sont vendus, la dette des clients concernés envers l'entreprise augmente. À partir de ce moment-là, les encaissements font l'objet d'un suivi visant à vérifier que les dettes clients sont réglées en temps opportun. Lorsqu'elles ne le sont pas, l'entreprise doit activer un processus de recouvrement multi-niveaux (relances par téléphone ou par courrier) pour le client négligent.
SAP Business One propose un assistant de relance pour la génération des lettres de relance. Celui-ci examine tous les clients, vérifie toutes les factures clients non soldées et toutes les transactions qui représentent une dette, et permet d'imprimer et d'envoyer des lettres de relance de différents niveaux de gravité. En outre, l'assistant de relance vous permet d'enregistrer automatiquement les factures de service relatives aux intérêts et aux frais facturés avec une lettre de relance.
Le système de relance traite les documents suivants :
Factures client en cours, y compris les factures partiellement créditées ou réglées
Factures incluant des versements
Avoirs client
Encaissements non basés sur des factures
Écritures au journal manuelles avec au moins une ligne enregistrée pour un client
Transactions de solde d'ouverture et de solde de clôture
Pour pouvoir utiliser l'assistant de relance, vous devez effectuer des définitions préliminaires.
La section ci-après décrit la configuration du processus de relance et explique les résultats de l'assistant.
Connaiss. requises
Pour exécuter l'assistant de relance, vous avez défini les éléments suivants :
Comptes d'intérêts de relance et de frais de relance, dans l'onglet
Ventes
sous
Administration
Définition
Comptabilité financière
Liens comptables
pour pouvoir enregistrer automatiquement les intérêts ou les frais à l'aide de factures de serviceConditions de relance, dans
Administration
Définition
Partenaires
Conditions de relance
Les conditions de relance sont basées sur des niveaux de relance et contiennent les paramètres et valeurs nécessaires à l'exécution du processus de relance.
Conditions de relance standard pr client
, dans l'ongletPartenaire
sous Administration
Initialisation système
Options générales
Conditions de relance pour les clients, dans la zone
Condition de relance
de l'ongletCond. de paiement
, sous Partenaires
Fiche partenaire
Vous avez défini les options suivantes pour exclure les factures client non pertinentes du processus de relance :
Pour exclure une facture spécifique :
Affichez la facture avant d'exécuter l'assistant.
Dans l'onglet
Logistique
, sélectionnezBloquer relances
.Vous pourrez désactiver cette option ultérieurement pour inclure la facture dans un prochain processus de relance.
Pour exclure toutes les factures créées à l'attention d'un client spécifique :
Affichez la
fiche partenaire
du client concerné.Dans l'onglet
Comptabilité
, sélectionnezBloquer relances
.
Processus
Sélectionnez Ventes
Assistant de relance
et exécutez les étapes ci-après. Dans chaque étape, sélectionnez :
Suivant
, pour passer à l'étape suivante de l'assistantRetour
, pour revenir à l'étape précédenteAnnuler
, pour annuler la création d'une relance
Étape 1 : Options du programme : choisissez d'exécuter un nouvel assistant de relance ou d'en charger un précédemment sauvegardé.
Étape 2 : Paramètres généraux : modifiez le nom de l'assistant de relance par défaut et sélectionnez un niveau de relance.
Étape 3 : Partenaire - critères de sélection : sélectionnez une plage de codes client pour l'assistant.
Étape 4 : Paramètre du document : saisissez la plage des dates comptables ou d'échéance à inclure dans l'assistant. En outre, sélectionnez les types de document pertinents et les autres paramètres de lettre, par exemple
Autoriser lettre de relance négative
etAfficher tous les postes non soldés
.Étape 5 : État de recommandation : saisissez la nouvelle date jusqu'à laquelle les paiements sont attendus et sélectionnez les factures incluses dans l'assistant pour chaque client. Indiquez si vous voulez enregistrer automatiquement des intérêts ou des frais et créer des factures de service à cet effet.
Étape 6 : Factures de service recommandées. Si vous avez sélectionné l'enregistrement automatique des intérêts ou des frais pour les lettres de relance, vous pouvez afficher les factures de service recommandées et décider si vous voulez les ajouter.
Étape 7 : Traitement : sélectionnez l'une des options suivantes pour traiter l'assistant de relance :
Sauvegarder paramètre de sélection, puis quitter
État de recommandations : sauvegarder projet, puis quitter
Exécuter uniquement, imprimer ultérieurement et quitter
Imprimer lettres de relance, puis quitter
Résultat
Lorsque vous exécutez le cycle de relance, le niveau de relance et la dernière date de la lettre de relance sont mis à jour pour les factures en retard incluses dans le cycle de relance. Lorsque vous créez une lettre de relance pour un client, la fiche partenaire correspondante est mise à jour. Dans l'onglet Comptabilité
, la zone Date de relance
affiche la date à laquelle les lettres de relance ont été créées pour la dernière fois.
Si vous avez choisi de créer automatiquement des factures de service relatives aux intérêts ou aux frais, les factures de service correspondantes sont créées. L'état de synthèse de l'étape 8 de l'assistant montre les lettres de relance qui ont été créées et les erreurs qui sont survenues.
Pour consulter l'historique des lettres de relance et la liste de toutes les factures, sélectionnez Partenaires
États sur les partenaires
État de l'historique des relances
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