Definición de autorizaciones 
SAP Business One incluye una funcionalidad completa de autorización que se puede ajustar a cada usuario. Durante la fase de implantación, el administrador del sistema deberá idear un concepto de autorización para evitar el acceso no autorizado a la base de datos. Mediante la asignación de la autorización correcta se pueden restringir las modificaciones en los campos de documentos.
Se deben tomar ciertas precauciones para garantizar la supervisión del acceso a los datos. En el Libro mayor, los usuarios que no cuentan con autorización para el diario de documentos, pero sí para los asientos, pueden utilizar los pulsadores del registro de datos para desplazarse por la base de datos y visualizar documentos. De este modo, pueden visualizar otras entradas aunque no tengan autorización para visualizar listas, por ejemplo en el diario de documentos.
Debería otorgar autorizaciones a cada usuario de acuerdo con la función y las responsabilidades actuales del usuario. SAP Business One provee las siguientes opciones de autorización:
Autorización total: El usuario puede visualizar y modificar datos para esa función.
S.Lectura: El usuario sólo puede visualizar pero no modificar datos.
Esta opción solo está destinada a datos, de modo que no está disponibles para funciones que requieren operaciones de usuario (por ejemplo, eliminación de interlocutores comerciales).
Falta autorización: El usuario no tiene acceso a esa función.
Nota
Un superusuario tiene autorizaciones totales para todas las funciones y estas autorizaciones no se pueden modificar.
Las autorizaciones de cada usuario se muestran en la ventana Autorizaciones. Se muestra Varias autorizaciones en los módulos con autorizaciones mixtas compuestas, como, por ejemplo, autorización total para algunos submódulos y solo lectura para otros.
Requisitos
Usted es un superusuario.
Ha creado usuarios normales en el sistema.
Ha asignado usuarios a grupos de permiso apropiados. Para obtener más información, véase Definición de grupos de permiso.
Procedimiento
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione
Gestión 
Inicialización sistema Autorizaciones Autorizaciones generales 
Se abre la ventana Autorizaciones.En la ficha Grupos de permiso en la ventana Autorizaciones, defina autorizaciones para cada grupo de permiso.
Las autorizaciones de cada grupo de permiso se aplican de forma automática a todos los usuarios dentro del grupo.
En la ficha Usuarios, ajuste las autorizaciones de cada usuario para garantizar autorizaciones efectivas apropiadas para todos los elementos de permiso.
[Panamá] Para suprimir determinados datos mediante cifrado, seleccione la casilla Utilizar cifrado y seleccione el pulsador Tabla cifrado. En la ventana Tabla cifrado que aparece, especifique los caracteres que deben aparecer en lugar de dígitos. Seleccione OK para grabar las modificaciones. Para obtener más información, véase Tabla cifrado: Panamá.
Seleccione el pulsador Actualizar para grabar las modificaciones en la ventana Autorizaciones.
Nota
Si otorga autorización total o de sólo lectura a un usuario para una función determinada, asegúrese de que haya asignado una licencia apropiada al usuario. De lo contrario, la definición de autorización no será efectiva.