Referentieveldkoppelingen en UDF-koppelingen voor IFRS instellen 
SAP Business One biedt u aanzienlijke flexibiliteit om de effecten van zakelijke transacties in uw financiële verslagen te differentiëren en te analyseren, op basis van de waarden in referentievelden en in door gebruiker gedefinieerde velden (UDF's).
Om u in staat te stellen specifieke brondocumentinformatie met de journaalboekingen in het boekhoudsysteem vast te leggen, voorziet SAP in een aantal referentievelden in de journaalboeking waarnaar waarden uit het brondocument kunnen worden gekopieerd. Een brondocument kan in deze context een willekeurig document in SAP Business One zijn, op grond waarvan een journaalboeking wordt gedaan en dat derhalve van invloed is op de financiële rekeningen.
SAP Business One wordt geleverd met vooraf gedefinieerde waarden voor de referentievelden - die per brondocument verschillen - maar u kunt de vooraf gedefinieerde waarden overschrijven, hetzij bij het instellen van uw systeem (bijvoorbeeld voor IFRS-doeleinden) of bij het handmatig creëren van een journaalboeking. Uw bedrijf wil bijvoorbeeld variabele of aanvullende informatie als onderdeel van journaalboekingen opslaan, hetzij voor dagelijkse werkzaamheden of voor IFRS, of om te voldoen aan land- of branchespecifieke of wettelijke eisen.
Let op
U kunt de referentieveld- en UDF-koppelingen te allen tijde wijzigen. We raden u echter aan om deze koppelingen in te stellen vóór aanvang van het boekjaar waarin u IFRS-verslagen produceert en de koppelingen alleen te wijzigen aan het eind van het boekjaar en vóór het begin van het nieuwe boekjaar.
Zorg dat u deze wijzigingen in uw bedrijfsrekening en zakenpartners bespreekt en valideert met betrekking tot de wijze waarop deze wijzigingen van invloed zijn op uw automatische en semi-automatische afstemmingen, bankafschriftverwerking en andere financiële processen, alsmede eventuele add-on's van partners of andere uitgebreide functionaliteit zoals geformatteerd zoeken.
Doelvelden
De volgende referentievelden zijn beschikbaar:
Ref. 1 (kop)
Ref. 2 (kop)
Ref. 3 (kop)
Ref. 1 (ZP-regel)
Ref. 1 (regel)
Ref. 2 (ZP-regel)
Ref. 2 (regel)
Ref. 3 (ZP-regel)
Ref. 3 (regel)
“Kop” verwijst naar de kop van de journaalboeking. “ZP-regel” verwijst naar de journaalboekingsregel in de meeboekrekening van de zakenpartner. “Regel” verwijst naar de journaalboekingsregel in de standaardgrootboekrekening.
U kunt ook kopiëren naar een willekeurig, door gebruiker gedefinieerd veld in de journaalboeking, naast de volgende combinaties van type en structuur:
Type |
Structuur |
|---|---|
Algemeen |
Koppeling |
Algemeen |
Afbeelding |
Alfanumeriek |
Tekst |
Bronvelden
Met betrekking tot deze bronvelden kunt u kopiëren uit geselecteerde velden in bedrijfsdocumenten op grond waarvan journaalboekingen worden gedaan. Velden die automatisch worden gekopieerd naar andere velden in journaalboekingen - zoals de vervaldatum, boekingsdatum of documentdatum - zijn niet eveneens beschikbaar voor kopiëren naar referentievelden. U kunt echter, behoudens deze uitzondering, uit hetzelfde bronveld naar meerdere doelvelden kopiëren.
Velden die beschikbaar zijn om te kopiëren uit een bedrijfsdocument, zijn beschikbaar als vervolgkeuzelijst voor ieder referentieveld.
Opmerking
U kunt alleen uit standaardvelden of uit door gebruiker gedefinieerde velden kopiëren op kopniveau, niet op regelniveau.
Speciale overwegingen
Er zijn enkele speciale overwegingen waarvan u op de hoogte moet zijn voor documenten inzake betalingen, francoprijzen en voorraadtransporten, evenals voor formulierinstellingen en controle van door gebruiker gedefinieerde velden. Voor meer informatie raadpleegt u Definitie van referentieveld: speciale overwegingen.
Werkwijze
Selecteer in het Hoofdmenu van SAP Business One
Beheer 
Instellingen Algemeen Links naar referentievelden 
.Dubbelklik in het venster Links naar referentievelden - instellingen op de eerste kolom naast het bedrijfsdocument waarvan u de referentiekoppelingen wilt controleren.
Controleer in het venster Links naar referentievelden - definitie de vooraf gedefinieerde waarden voor ieder referentieveld en ook voor eventuele door gebruiker gedefinieerde velden.
In de linkerkolom (genaamd Veldnaam) wordt de naam van het referentieveld of het door gebruiker gedefinieerde veld weergegeven in de journaalboeking. In de middelste kolom (genaamd Veldwaarde) worden in een vervolgkeuzelijst de namen van de beschikbare velden in het respectieve document weergegeven. In de rechterkolom (genaamd Voorstelwaarde) wordt de vooraf gedefinieerde SAP-waarde voor dat veld weergegeven.
Pas indien nodig aan.
Als u uw instellingen wilt opslaan, selecteert u Actualiseren en selecteert u OK, eerst in het venster Links naar referentievelden - definitie en daarna in het venster Links naar referentievelden – instellingen.
Resultaat
Wanneer u van nu af aan een journaalboeking creëert, worden de referentievelden en de door gebruiker gedefinieerde velden gevuld overeenkomstig de waarden die u hebt gedefinieerd voor het respectieve document.
Eventuele wijzigingen in de koppelingen naar referentievelden en/of koppelingen naar door gebruiker gedefinieerde velden in een document worden aangegeven met de status Aangepast in het venster Links naar referentievelden - instellingen, terwijl documenten met alle standaardbronvelden worden weergegeven met de status Origineel.