Aanmanen 
Telkens als er goederen of services worden verkocht, worden de verplichtingen van de respectieve klant(en) aan het bedrijf groter. Vanaf dat moment worden de ontvangen betalingen bewaakt om ervoor te zorgen dat klantvorderingen op tijd worden betaald. Is dit niet het geval, dan dient het bedrijf een verzamelingsproces op meerdere niveaus te activeren, zoals telefonische of schriftelijke herinneringen, voor de klant die nog niet heeft betaald.
SAP Business One bevat een aanmaanwizard om herinneringen op te stellen. Deze wizard doorloopt alle klanten en controleert alle openstaande uitgaande facturen en transacties die een vordering inhouden. Met deze wizard kunt u herinneringen van verschillende urgentie afdrukken en verzenden. Daarnaast kunt u met de aanmaanwizard automatisch servicefacturen boeken voor rente of kosten die bij aanmaningen worden doorberekend.
Het aanmaansysteem is van toepassing op de volgende documenten:
Openstaande uitgaande facturen, inclusief facturen die gedeeltelijk zijn gecrediteerd of betaald
Facturen met termijnbetalingen
Uitgaande creditnota's
Ontvangen betalingen die niet op facturen zijn gebaseerd
Handmatige journaalboekingen met ten minste één regel geboekt op een klant
Beginsaldo- en eindsaldotransacties
Voordat u de aanmaanwizard gebruikt, dient u eerst voorlopige instellingen te definiëren.
Hieronder wordt beschreven hoe het aanmaningsproces moet worden ingesteld en wordt uitgelegd wat de resultaten zijn van het uitvoeren van de aanmaanwizard.
Voorwaarden
Om de Aanmaanwizard uit te voeren, hebt u het volgende gedefinieerd:
Rekeningen voor aanmaanrente en -kosten op het tabblad Verkopen in
Beheer 
Instellingen Financiële boekhouding Rekeningbepaling grootboekrekeningen 
om automatisch rente of kosten te boeken met behulp van servicefacturenAanmaancondities in
Beheer Instellingen Zakenpartners Aanmaancondities De aanmaancondities worden vastgesteld op basis van aanmaanfasen en bevatten parameters en waarden die vereist zijn voor het uitvoeren van het aanmaningsproces.
Standaardaanmaanvoorwaarde voor klant, op het tabblad ZP in
Beheer Systeeminitialisatie Algemene instellingen Aanmaancondities voor klanten, in het veld Aanmaanconditie op het tabblad Betalingscondities in
Zakenpartners Stamgegevens zakenpartner
U hebt de volgende opties gebruikt om niet-relevante uitgaande facturen van het aanmaningsproces uit te sluiten:
Een specifieke factuur uitsluiten:
Geef de factuur weer voordat de wizard wordt uitgevoerd.
Selecteer Aanmaningen blokkeren op het tabblad Logistiek.
U kunt de optie later uitschakelen om de factuur alsnog in een toekomstig aanmaningsproces op te nemen.
Alle facturen uitsluiten, die voor een specifieke klant zijn gecreëerd:
Geef de record met Stamgegevens zakenpartner weer voor de betreffende klant.
Selecteer Aanmaningen blokkeren op het tabblad Financiële administratie.
Proces
Selecteer Verkoop – debiteuren Aanmaanwizard en volg de onderstaande procedure. In elke stap selecteert u:
Verder, om naar de volgende stap van de wizard te gaan
Terug, om naar de vorige stap terug te keren
Afbreken, om de aanmaanwizard af te breken
Stap 1: Wizardopties. Selecteer of u een nieuwe aanmaanwizard wilt uitvoeren of een opgeslagen wizard wilt laden.
Stap 2: Algemene parameters. Wijzig de naam van de standaardaanmaanwizard en selecteer een aanmaanfase.
Stap 3: Zakenpartners – Selectiecriteria. Selecteer een bereik aan klantcodes voor de wizard.
Stap 4: Documentparameters. Voer het bereik in van de boekings- of vervaldatums die in de wizard moeten worden opgenomen. Selecteer daarnaast de relevante documentsoorten en overige aanmaningsparameters, bijvoorbeeld Negatieve aanmaning toestaan en Alle open posten weergeven.
Stap 5: Aanbevelingenverslag. Voer een nieuwe datum in waarop betalingen worden verwacht en selecteer facturen die voor elke klant in de wizard zijn opgenomen. Geef op of u automatisch rente of kosten wilt boeken en hiervoor servicefacturen wilt creëren.
Stap 6: Aanbevolen servicefacturen. Als u automatisch rente of kosten boeken voor aanmaningen hebt geselecteerd, kunt u de aanbevolen servicefacturen weergeven en besluiten of u ze wilt toevoegen.
Stap 7: Verwerking. Selecteer een van de volgende opties om de aanmaanwizard te verwerken:
Selectieparameters opslaan en beëindigen
Aanbevelingenverslag opslaan als concept en beëindigen
Alleen uitvoeren, later afdrukken en afsluiten
Aanmaningen afdrukken en beëindigen
Resultaat
Wanneer de aanmaanrun wordt uitgevoerd, worden de aanmaanfase en de laatste datum van de aanmaning geactualiseerd voor vervallen facturen die in de aanmaanrun zijn opgenomen. Wanneer u een aanmaning voor een klant creëert, wordt de record met zakenpartnerstamgegevens geactualiseerd. In het veld Aanmaandatum op het tabblad Financiële administratie wordt de datum weergegeven waarop de aanmaningen voor het laatst zijn gecreëerd.
Als u hebt gekozen voor het automatisch creëren van servicefacturen voor rente of kosten worden de betreffende servicefacturen gecreëerd. Het samenvattingsverslag in stap 8 van de wizard toont welke aanmaningen zijn gecreëerd en eventueel opgetreden fouten.
Als u de historie van aanmaningen en een lijst met alle facturen wilt weergeven, selecteert u Zakenpartners Zakenpartnerverslagen Verslag aanmaanhistorie .