Nadat u de grootboekrekeningcode hebt gedefinieerd, classificeert u iedere grootboekrekening als Titel of Actieve rekening. Eeen actieve rekening bevat transactieboekingen. Een titelrekening groepeert alle onderliggende actieve rekeningen.

Opdat een actieve rekening op titelniveau in een financieel verslag wordt samengevat, moet het dienovereenkomstig in de rekeningschemahiërarchie worden toegewezen.

U kunt titels en actieve rekeningen differentiëren door hun tekstkleur: titels worden blauw weergegeven, actieve rekeningen in het groen of zwart. Groene rekeningen zijn meeboekrekeningen of rekeningen die zijn gedefinieerd als standaardgrootboekrekeningen voor het automatisch boeken van transacties in SAP Business One. Zwarte rekeningen zijn de actieve rekeningen die niet zijn geselecteerd in de grootboekrekeningbepaling noch in meeboekrekeningen.

Voer een alfanumerieke code van maximaal 15 tekens (letters, cijfers of een combinatie van die twee) in voor de rekening.

Geef een rekeningnaam op van maximaal 100 tekens.

Geef een aanvullende code op voor sorteringsdoeleinden. De extra code dient alleen ter informatie en kan worden gebruikt voor het verfijnen van zoekopdrachten (aangepaste verslagen).

De rekeningvaluta is de valuta die voor alle journaalboekingen van de desbetreffende rekening wordt gebruikt. Deze valuta wordt standaard gedefinieerd als Alle valuta's.

Bij een alle-valuta's-rekening kunnen transacties worden uitgevoerd in een vreemde valuta; dit heeft geen effect op de vreemde valuta op de rekening. Daarom kunt u in de rekening journaalboekingen in verschillende valuta's opnemen.

Als u met verschillende landen te maken hebt, maar slechts één opbrengstrekening gebruikt, definieert u deze rekening als Allle valuta's.

Als de rekeningvaluta is gedefinieerd als een vreemde valuta worden alle boekingen voor deze rekening vastgelegd in zowel de eigen valuta (zoals wettelijk verplicht is) als in de gedefinieerde vreemde valuta.

Als u een vreemdevalutarekening definieert en hiervoor transacties invoert, kunt u de rekeningvaluta later niet meer wijzigen. Het is ook niet mogelijk om transacties uit te voeren in een andere valuta dan de gedefinieerde rekeningvaluta.

Rekeningen die zijn gedefinieerd als vreemdevalutarekeningen zijn meestal buitenlandse bankrekeningen en dergelijke.

Een vreemdevalutarekening vermeldt twee saldi: een saldo in eigen valuta en het saldo in de rekeningvaluta.

Hier kunt u bepaalde rekeningnen definiëren, voorkomen dat niet-bevoegde gebruikers (op basis van gedefinieerde toestemmingen) deze gebruiken of de activiteiten in het systeem bekijken.

Definieer het niveau van de rekening.

Het aantal niveaus in uw rekeningschema kan afhangen van uw localisatie en gebruikelijke bedrijfsbeleid. Sommige landen hebben een wettelijk vereist aantal niveaus.

Het rekeningsaldo, na het vastleggen van diverse journaalboekingen, weergegeven in de voor de rekening gedefinieerde valuta.

U kunt de rekening definiëren als een opbrengstrekening of een kostenrekening of een ander soort rekening (“overig”).

Dit veld dient alleen voor informatiedoeleinden.

Definieert deze rekening als een meeboekrekening. Meeboekrekeningen zijn gekoppeld aan zakenpartners en geven hun activiteiten weer in de financiële verslagen. Alleen rekeningen die zijn gedefinieerd in de hoofniveaus Activa en Passiva kunnen als meeboekrekeningen worden gedefinieerd. Meeboekrekeningen verschijnen in het rekeningschema in een groene kleur.

Dit aankruisvakje verschijnt op de eerste drie hoofdniveaus met balansrekeningen en definieert een rekening als een geldrekening.

Cashflowoverzichten vermelden alleen geldrekeningen. SAP Business One definieert het volgende als geldrekeningen: contantenfondsen en bankrekeningen (actuele en kortetermijninleveringen)

Hiermee definieert u een rekening als geïndexeerd.

SAP Business One herwaardeert uitsluitend geïndexeerde rekeningen bij het waarderen van financiële overzichten op een index. Indexen worden gedefinieerd in  Beheer Wisselkoersen en indexen .

U kunt dit vakje inschakelen voor bedrijven waarvan de gedefinieerde valuta niet hetzelfde is als de eigen valuta.

Na het inschakelen kunt u:

Specificeer de grootboekrekeningen die cashflow-relevant zijn. Het doel van het toewijzingsproces is het cashflowverslag te genereren.

Selecteer indien nodig het aankruisvakje om de grootboekrekening als relevant voor het project in te stellen. Indien nodig kunt u verder (Selecteren in lijst) kiezen, selecteer vervolgens het standaardproject in het venster Lijst met projecten.

U kunt de status van het aankruisvakje en het standaard project veld op ieder ogenblik wijzigen.

Selecteer een of meer aankruisvakjes om de grootboekrekening in te stellen als relevant voor verdeelregels van overeenkomstige dimensies. Indien nodig kunt u verder (Selecteren in lijst) kiezen, selecteer vervolgens een standaardverdeelregel voor de overeenkomstige dimensie in het venster Verdeelregels.

U kunt de status van het aankruisvakje en het veld standaardverdeelregel op ieder ogenblik wijzigen.

Met deze optie opent u het venster Details grootboekrekening waarin u meer informatie kunt definiëren en toevoegen over de rekening.

Geef het rekeningstructuurniveau op van de rekeningen die u wilt exporteren met de GB-interface.

Geef de maateenheid op.

Geef de saldostatus op: credit of debet.

De grootboekrekening wordt onderworden aan grootboekherwaardering.

Dit veld wordt alleen weergegeven als de optie Herwaardering volgens index is geselecteerd. Specificeer een grootboekrekening voor het boeken van de transactie voor herwaarderingsverschillen.

Het verslag Belasting houdt rekening met de transacties die voor deze rekening als belastingvrij zijn gespecificeerd.

Bevat de transacties die aan deze rekening gekoppeld zijn in het verslag Vooruitbetalingen vennootschapsbelasting op omzet.

Als u het selectievakje inschakelt, geeft u daarmee aan dat de grootboekrekening van belang is voor het PCN874-verslag. De transacties met betrekking tot deze grootboekrekening worden dan opgenomen in het PCN874-verslag.

Standaard is het selectievakje ingeschakeld voor alle bestaande en nieuwe rekeningen van de types Verkoop en Kosten.