De financiële boekhouding instellen gebeurt wanneer SAP Business One voor de eerste keer wordt geïmplementeerd. Tijdens de implementatie volgen uw partner, de belastingadviseur en de boekhouder GAAP en de nationale reglementeringen om de financiële boekhouding te configureren.

Eenmaal de financiële of boekingsperioden en desgevallend de rekeningsegmenten zijn vastgelegd, kunt u uw rekeningschema's creëren. Een rekeningschema neemt alle grootboekrekeningen van een bedrijf op en is de basis voor de verslagen en boekingsactiviteiten.

Hoofdniveaus, titels en actieve rekeningen

Rekeningen zijn hiërarchisch geordend volgens hoofdniveaus, titels en actieve rekeningen. Het ordenen van het rekeningschema gebeurt volgens GAAP, waar men een afzonderlijk “hoofdniveau” heeft voor rekeningen, dat vaste activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten, omzetkosten, uitgaven, financiering, an andere kosten en uitgaven vertegenwoordigt (zie niveau 1 in de afbeelding). Binnen elk hoofdniveau kunt u uw rekeningen per niveau rangschikken in een logische volgorde die aansluit bij uw financiële boekhoudingsprocessen. Hoofdniveaus zijn de rangschikkingseenheden op hoofdniveau. U kunt de vooraf bepaalde hoofdniveaus die door SAP Business One voorzien zijn niet wijzigen.

Elke grootboekrekening is gedefinieerd als een titelrekening of een actieve rekening. Een titelrekening groepeert alle actieve rekeningen eronder (zie niveau 2, 3 en 4 in de afbeelding). In financiële verslagen vat een titel alle balansen samen van elke actieve rekening eronder. Actieve rekeningen bevatten transactieboekingen (zie niveau 4 en 5 in de afbeelding). U kunt titels en actieve rekeningen differentiëren door hun tekstkleur: titels worden blauw weergegeven, actieve rekeningen in het groen of zwart. Groene rekeningen zijn meeboekrekeningen die als standaard grootboekrekeningen bepaald zijn voor het automatisch boeken van transacties in SAP Business One. Zwarte rekeningen zijn actieve rekeningen die niet in de grootboekrekeningbepaling werden geselecteerd. Raadpleeg voor meer informatie Rekeningbepaling grootboekrekeningen.

Het aantal niveaus in uw rekeningschema kan afhangen van uw localisatie en gebruikelijke bedrijfsbeleid. Sommige landen hebben een wettelijk vereist aantal niveaus.

SAP Business One heeft rekeningschema's voor de afzonderlijke landen op voorhand vastgelegd op basis van de plaatselijke vereisten. Bespreek met uw partner welk vooraf bepaald rekeningschema te gebruiken, en welke toevoegingen en aanpassingen voor uw bedrijf nodig zijn.