Dokumente zuordnen und Ordner anlegen 

Verwendung

Sie können die Dokumente, die Sie einem Projektelement zuordnen, zur besseren Übersicht in Dokumentordnern ablegen. Jedes Dokument und jeden Ordner können Sie durch Berechtigungen vor unberechtigten Zugriffen schützen.

Voraussetzungen

·         Sie haben die Dokumente, die Sie einem Projektelement zuordnen möchten, als Datei angelegt.

·         Sie befinden sich in der Detailsicht eines Projektelements auf der Registerkarte Dokumente.

Vorgehensweise

Ordner anlegen

...

       1.      Navigieren Sie im Strukturbaum zu dem Projektelement, zu dem Sie einen Ordner anlegen wollen.

Das System zeigt das Projektelement in der Spalte Dokumentordner als obersten Knoten an.

       2.      Wenn bereits Ordner vorhanden sind, navigieren Sie zu der Stelle, an der Sie den neuen Ordner einfügen wollen.

       3.      Wählen Sie Neuer Ordner.

       4.      Geben Sie im Bereich Neuer Ordner ggf. einen anderen Ordnernamen ein.

Beachten Sie, dass die folgenden Zeichen nicht im Namen vorkommen dürfen:

ü ä ö Ü Ä Ö ß ? ! " § / ( ) = { } [ ] \ * < >

       5.      Wählen Sie Weiter.

Das System legt den neuen Ordner an. Sie können ihn bearbeiten. Sichern Sie Ihre Eingaben.

...

Dokument zuordnen

       1.      Navigieren Sie im Strukturbaum zu dem Projektelement, dem Sie ein Dokument zuordnen wollen.

       2.      Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu der Stelle, an der Sie ein Dokument zuordnen wollen.

       3.      Wählen Sie Neues Dokument.

       4.      Wenn Sie das Dokument im System ablegen möchten, geben Sie in dem Feld Datei den Dateipfad an und wählen Sie anschließend Ablegen.

       5.      Wenn Sie einen Verweis auf das Dokument anlegen möchten, geben Sie in dem Feld URL den Dateipfad an und wählen Sie anschließend Ablegen als URL.

Das System verzweigt zu den Detailinformationen zum Dokument und übernimmt den Dokumentnamen in die Dokumentdaten.

       6.      Ändern Sie ggf. den Dokumentnamen.

Beachten Sie, dass die folgenden Zeichen nicht im Namen vorkommen dürfen:

ü ä ö Ü Ä Ö ß ? ! " § / ( ) = { } [ ] \ * < >

       7.      Geben Sie eine Beschreibung ein und vergeben Sie einen Status.

       8.      Sichern Sie Ihre Eingaben.

Ergebnis

Das System legt das Dokument als neue Inhaltsversion ab. Sie können das Dokument bearbeiten und Berechtigungen vergeben.