Dokument oder Ordner bearbeiten 

Verwendung

Sie können Dokumente folgendermaßen bearbeiten:

·         Dokument- und Ordnerdaten ändern

·         Löschen

·         Kopieren und einfügen

·         Ausschneiden und einfügen

·         Dokument auschecken

·         Dokument einchecken

·         Verknüpfte Datei anzeigen und ändern

Voraussetzungen

·         Sie haben einem Projektelement Dokumente zugeordnet und Ordner angelegt.

·         Sie befinden sich in der Bearbeitung eines Projektelements auf der Registerkarte Dokumente.

Vorgehensweise

Dokument- und Ordnerdaten ändern

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument oder Ordner.

2.       Ändern Sie die Daten.

3.       Sichern Sie Ihre Eingaben.

Dokument/Ordner löschen

Beachten Sie beim Löschen eines Ordners, dass das System auch alle untergeordneten Dokumente und Ordner löscht.

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument oder Ordner.

2.       Wählen Sie Löschen.

3.       Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

4.       Sichern Sie Ihre Eingaben.

Dokument/Ordner kopieren und einfügen

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument oder Ordner.

2.       Wählen Sie Kopieren.

3.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner an die Stelle, an der Sie den Ordner oder das Dokument einfügen möchten.

4.       Wählen Sie Einfügen.

Das System erzeugt an der Stelle eine Kopie des Dokuments

5.       Sichern Sie Ihre Eingaben.

Dokument/Ordner ausschneiden und einfügen

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument oder Ordner.

2.       Wählen Sie Ausschneiden.

3.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner an die Stelle, an der Sie den Ordner oder das Dokument einfügen möchten.

4.       Wählen Sie Einfügen.

Das System verschiebt das Dokument.

5.       Sichern Sie Ihre Eingaben.

Dokumente auf Ihren PC auschecken

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument.

2.       Setzen Sie das Kennzeichen Dokument ist für andere nicht änderbar, um die Dateidaten gegen Änderungen durch andere Benutzer zu sperren.

Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, können Ihre Änderungen überschrieben werden.

3.       Legen Sie das Dokument auf Ihrer Festplatte ab, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen klicken und die entsprechende Funktion im Kontextmenü wählen.

Wenn Sie das Dokument später wieder einchecken möchten, müssen Sie sich merken, wo Sie das Dokument abgelegt haben.

Verknüpfte Datei anzeigen und ändern

1.       Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument.

2.       Klicken Sie im Bereich Dateidaten unten auf den Dateinamen.

Das System öffnet die Datei zur Bearbeitung.

3.       Nehmen Sie ggf. Änderungen vor und sichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte.

Wenn Sie die Datei später wieder einchecken möchten, müssen Sie sich merken, wo Sie sie abgelegt haben.

Dokumente von Ihrem PC einchecken

...

       1.      Navigieren Sie in der Spalte Dokumentordner zu einem Dokument.

       2.      Klicken Sie auf Version anlegen.

       3.      Klicken Sie auf Browse und wählen Sie die Datei aus, die Sie einchecken möchten.

       4.      Wählen Sie Neue Version anlegen, um eine Inhaltsversion zu erzeugen, oder Aktuelle Version überschreiben.

       5.      Wählen Sie Ablegen, um das Dokument im System abzulegen, oder Ablegenals URL, um einen Verweis auf das Dokument anzulegen.

Das System verzweigt zu den Detailinformationen zum Dokument und übernimmt den Dokumentnamen in die Dokumentdaten.

       6.      Geben Sie ggf. eine Beschreibung ein und legen Sie den Status fest.

       7.      Nehmen Sie das Kennzeichen Dokument ist für andere nicht änderbar zurück, damit andere Benutzer Änderungen vornehmen oder das Dokument auschecken können.

       8.      Sichern Sie Ihre Eingaben.