Unabhängig vom gewählten Inventurverfahren läßt sich der Ablauf einer Inventur grundsätzlich in drei Phasen unterteilen:
Inventurbeleg erstellen
Materialien für Buchungen sperren
Inventurbeleg drucken und verteilen
Bestände zählen
Zählergebnis in den Ausdruck des Inventurbelegs eintragen
Zählergebnis im System erfassen
Eventuell: Nachzählen veranlassen
Inventurdifferenzen ausbuchen
Der Ablauf der Inventur wird im ERP-System in drei Schritten durchgeführt:
1. Inventurbeleg anlegen
2. Inventurzählung erfassen
3. Inventurdifferenz ausbuchen
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Phasen zusammenzufassen und in einem Schritt durchzuführen, und zwar:
Inventurzählung ohne Bezug auf einen Inventurbeleg buchen
Hiermit wird in einem Schritt
– ein Inventurbeleg angelegt
– die Zählung gebucht
Inventurzählung und -differenz buchen
Wenn ein Inventurbeleg existiert, so wird in einem Schritt
– die Zählung gebucht
– die Inventurdifferenz ausgebucht
Inventurdifferenz ohne Bezug auf einen Inventurbeleg buchen
Hiermit wird in einem Schritt
– ein Inventurbeleg angelegt
– die Zählung gebucht
– die Inventurdifferenz ausgebucht
Um den Ablauf der Inventur zu überwachen, hält das System in jedem Inventurbeleg fest, welche Schritte der Inventur bereits durchgeführt wurden. Diese Informationen finden Sie in den Positionsdaten und im Belegkopf.
Inventurhistorie in den Positionsdaten
In der Inventurhistorie erfahren Sie, welche Aktionen zu dieser Position durchgeführt wurden.
Belegkopf
Im Belegkopf geben die Felder
Zählstatus
,
Ausbuchstatus
und
Löschstatus
an, ob ein Teil der Positionen oder alle Positionen gezählt, ausgebucht oder gelöscht sind.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich eine Statistik zum Inventurbeleg anzusehen; in dieser Statistik wird aufgelistet, wieviel Belegpositionen offen, gezählt, ausgebucht, nachgezählt oder gelöscht sind.
Mit dem Ausbuchen der Inventurdifferenzen paßt das System die Buchbestände und Buchwerte an die tatsächlichen Bestände und Bestandswerte an.