Korrespondenz-Empfängerverwaltung 

Definition

Vertragsbaustein, der die Verwaltung von Korrespondenzempfängern und deren Attributen der Vertragsspezialisierungen Konto, Karte und Kartengemeinschaft für die Korrespondenzerstellung ermöglicht.

Verwendung

Die in der Registerkarte KorrespondEmpfänger eingegebenen Empfänger und Empfängergruppen bilden die Grundlage für die Ermittlung von Korrespondenzempfängern während des Korrespondenzerstellungslaufs. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Korrespondenz-Empfängerermittlung.

Weitere Informationen zur Bearbeitung der Korrespondenzempfänger finden Sie im Abschnitt Korrespondenzempfänger bearbeiten.

Die technische Dokumentation zu diesem Vertragsbaustein finden Sie unter der Schaltfläche Technische Dokumentation im Dialog des entsprechenden Vertrags einer der oben genannten Vertragsspezialisierungen.

Struktur

Die Empfängerverwaltung besteht aus folgenden Teilen:

Customizing der Empfängerverwaltung für Empfängergruppen

Im Customizing des Account Management können Sie Empfängergruppen anlegen.

Die Funktionalität der Empfängergruppen steht Ihnen z. Zt. ausschließlich für die Korrespondenzart Kontoauszug t zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Werkzeuge ® Empfängerverwaltung ® Empfängergruppen anlegen und zuordnen sowie unter Verweis auf andere Korrespondenzart anlegen.

Reports zur Korrespondenz-Empfängerermittlung

Während des Korrespondenzerstellungslaufs ermittelt das System anhand der von Ihnen gemachten Angaben den oder die Empfänger für die zu erzeugende Korrespondenz. Dafür stehen dem System zwei Reports zur Verfügung.

Registerkarte KorrespondEmpfänger (Korrespondenz-Empfängerverwaltung)

Hier verwalten Sie alle Korrespondenzempfänger und Empfängergruppen, die Korrespondenzen erhalten sollen. Den Eintrag des Inhabers der Vertragsspezialisierung nimmt das System automatisch vor.

Die Registerkarte KorrespondEmpfänger besteht aus folgenden Gruppenrahmen:

·        Originärer Korrespondenzempfänger

Der originäre Korrespondenzempfänger ist derjenige Korrespondenzempfänger, den das System während der Korrespondenz-Empfängerermittlung automatisch auswählt, wenn Sie weder einen generellen abweichenden Korrespondenzempfänger noch einen Einzelkorrespondenzempfänger eingetragen haben. Er erhält dann die Originale aller erstellten Korrespondenzen. Pro Vertrag einer Vertragsspezialisierung können Sie nur einen Geschäftspartner als originären Korrespondenzempfänger angeben.

Voraussetzung: Sie müssen den Vertragsinhaber in der Transaktion Geschäftspartner bearbeiten in der Rolle des Korrespondenzempfängers angelegt haben.

·        Genereller abweichender Korrespondenzempfänger

Der generelle abweichende Korrespondenzempfänger ist neben dem Einzelkorrespondenzempfänger der Korrespondenzempfänger, den Sie alternativ zum originären Korrespondenzempfänger eingeben können. Sie können genau einen generellen abweichenden Korrespondenzempfänger pro Vertrag anlegen. Dieser ersetzt den originären Korrespondenzempfänger und erhält die Originale aller erstellten Korrespondenzen, wenn Sie keinen abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger eingetragen haben.

Voraussetzung: Sie müssen den Vertragsinhaber in der Transaktion Geschäftspartner bearbeiten in der Rolle des Korrespondenzempfängers angelegt haben.

·        Korrespondenzsteuerung

Das System unterscheidet folgende Steuerungsattribute, die dem originären bzw. generellen abweichenden Korrespondenzempfänger zugeordnet sind. Diese werden während der Korrespondenz-Empfängerermittlung für die Korrespondenzerstellung vom System bereitgestellt:

¡        Korrespondenzvariante

Eine Korrespondenzvariante ermöglicht Ihnen, den Versandweg einer Korrespondenz festzulegen. Die mittels der Korrespondenzvariante hinterlegten Steuerungsparameter werden mit der Ausführung des Korrespondenzerstellungslaufes ausgewertet.

¡        Korrespondenzrolle

Eine Korrespondenzrolle ermöglicht Ihnen die Ausgestaltung der zu versendenden Korrespondenzen in Form von Anwendungsformularen und die Ermittlung der Adressart des Korrespondenzempfängers. Die mittels der Korrespondenzrolle hinterlegten Steuerungsparameter werden mit der Ausführung des Korrespondenzerstellungslaufes vom System ausgewertet.

·        Einzelkorrespondenzempfänger

Sie können beliebig viele Einzelkorrespondenzempfänger angeben. Man unterscheidet folgende Arten:

¡        Abweichender Einzelkorrespondenzempfänger

Der abweichende Einzelkorrespondenzempfänger erhält das Original der Korrespondenz einer bestimmten Korrespondenzart. Dieses geht dann nicht an den originären oder generellen abweichenden Korrespondenzempfänger. Ein Einzelkorrespondenzempfänger wird zu einem abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger, wenn Sie ihm den Dokumententyp Original zuordnen.

Pro Korrespondenzart und Empfängergruppe kann es nur einen abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger geben. Eine Ausnahme stellt die Korrespondenzart Kontoauszug dar. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Empfängergruppe in diesem Dokument.

¡        Zusätzlicher Einzelkorrespondenzempfänger

Der zusätzliche Einzelkorrespondenzempfänger ist ein weiterer Korrespondenzempfänger, den Sie zusätzlich zu allen anderen Korrespondenzempfängern eingeben können. Er erhält immer ein Duplikat der jeweils erstellten Korrespondenz einer Korrespondenzart. Ein Einzelkorrespondenzempfänger wird zu einem abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger, wenn Sie ihm den Dokumententyp Duplikat zuordnen.

Pro Vertrag können Sie keinen oder beliebig viele zusätzliche Einzelkorrespondenzempfänger eingeben.

Empfängergruppe

Wenn aus betriebswirtschaftlichen Gründen für Korrespondenzen einer Korrespondenzart Originale und Duplikate an unterschiedliche Korrespondenzempfänger versendet werden sollen, dann können Sie diese unterschiedlichen Korrespondenzempfänger in Empfängergruppen zusammenfassen. Ein Beispiel hierfür sind die Korrespondenzen für die verschiedenen Vereinbarungen bei der Korrespondenzart Kontoauszug.

Eine Empfängergruppe besteht immer aus einem Originalempfänger und 0-n Duplikatsempfängern.

·         Standardempfängergruppe

Es gibt eine von SAP ausgelieferte Standardempfängergruppe, die automatisch aus dem originären und, falls vorhanden, dem generell abweichenden Korrespondenzempfänger besteht. Dadurch stellt das System sicher, dass immer ein Empfänger das Original aller erstellten Korrespondenzen erhält.

Einzelkorrespondenzempfänger gehören der Standardempfängergruppe an, wenn Sie in der Korrespondenz-Empfängerverwaltung Einzelkorrespondenzempfänger eingeben und den Bereich Emfpängergruppe leer lassen. Für die Standardempfängergruppe sind keine Customizing-Einstellungen erforderlich.

Für die Korrespondenzart Kontoauszug ist die Standardempfängergruppe die Korrespondenzempfängergruppe der Verbindlichen Kontoauszugsvereinbarung. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kontoauszug.

·         Weitere Empfängergruppe

Wenn Sie neben der Standardempfängergruppe weitere Empfängergruppen zur Verfügung stellen möchten, legen Sie diese im Customizing des Account Management(FS-AM) unter Werkzeuge ® Empfängerverwaltung ® Empfängergruppen anlegen und zuordnen an und ordnen Sie diese der gewünschten Korrespondenzart zu. Anschließend bietet Ihnen das System diese in der jeweiligen Anwendung (z. B. Kontoauszug) sowie in der Korrespondenz-Empfängerverwaltung bei der Bearbeitung der Einzelkorrespondenzempfänger zur Auswahl an.

·         Dokumentationsart

Dieses Kennzeichen bestimmt, ob der jeweilige Korrespondenzempfänger ein Original oder ein Duplikat erhält. Das Original ist die erste Fassung eines Schriftstücks und wird genau einmal erstellt. Es wird ausschließlich an einen Korrespondenzempfänger versandt. Das Duplikat ist die Abschrift bzw. n-te Fassung eines Originals. Es kann an beliebig viele Korrespondenzempfänger versandt werden.

Der originäre sowie der generelle abweichende Korrespondenzempfänger erhält grundsätzlich ein Original. Ausnahme: Für eine Korrespondenzart gibt es einen abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger.

Zusätzliche Einzelkorrespondenzempfänger erhalten immer ein Duplikat.

Integration

Die Korrespondenz-Empfängerermittlung ist Bestandteil des Korrespondenzerstellungslaufs.

Um die Korrespondenz-Empfängerermittlung zu nutzen, müssen Sie die erforderlichen Daten auf der Registerkarte KorrespondEmpfänger der Vertragsspezialisierung eingegeben haben.

Wenn Sie Korrespondenz erzeugen und ausgeben möchten, benötigen Sie die Werkzeuge Korrespondenztool sowie Druck-Workbench.

Beispiel

Die folgenden Beispielfälle aus der Bankenpraxis verdeutlichen die verschiedenen Möglichkeiten der Korrespondenz-Empfängerverwaltung für die Vertragsspezialisierung Konto:

 

Korrespondenz-empfänger / Vertrag	Originärer Korrespondenz-empfänger	Genereller abweichender Korrespondenzempfänger	Abweichender Einzel-korrespondenz-empfänger	Zusätzliche Einzel-korrespondenz-empfänger
Konto zu Gunsten Dritter; Kontoinhaber: Enkel	-	Kontoeröffnende, verfügungsberechtigte Person (Oma)	-	Weitere Geschäftspartner z.B. Eltern
Girokonto; Kontoinhaber Herr Mustermann	Herr Mustermann	-	-	Steuerberater für Kontoauszug
Girokonto; Kontoinhaber Unternehmen XY	-	Abteilung Rechnungswesen des vertragsinhabenden Unternehmens	-	-

 

Beispiel 1

Der Kontoinhaber (Enkel) ist nicht als originärer Korrespondenzempfänger eingetragen, da er aufgrund seines Alters noch nicht geschäftsfähig und daher nicht berechtigt ist, der Bank Aufträge zu seinem Konto zu erteilen. Deshalb wurde er in der Geschäftspartnerrolle Kontoinhaber, aber nicht in der Geschäftspartnerrolle Korrespondenzempfänger angelegt. Für jegliche Geschäftsvorfälle auf dem Konto erhält die Oma als generell abweichende Korrespondenzempfängerin die gesamte Korrespondenz (Original). Daneben wird die gesamte Korrespondenz als Duplikat an die Eltern des Kontoinhabers versandt.

Beispiel 2

Der Kontoinhaber ist als originärer Korrespondenzempfänger eingetragen. Da kein abweichender genereller Korrespondenzempfänger vorgesehen ist, erhält er das Original der gesamten Korrespondenz. Der Steuerberater erhält jeweils ein Duplikat des Kontoauszugs, jedoch keine Duplikate der generellen Korrespondenz.

Beispiel 3

Der Kontoinhaber ist Unternehmen XY. Als genereller abweichender Korrespondenzempfänger ist die Abteilung Rechnungswesen eingetragen. Diese erhält die gesamte Korrespondenz für das Girokonto, da darüber hinaus keine abweichenden Einzelkorrespondenzempfänger angegeben sind.