Zahlungsposten ausziffern 
Verwendung
Sie können offene Posten auf speziellen Konten des Account Management (AM) durch Ausziffern schließen und, wenn erforderlich, die Auszifferung wieder zurücknehmen.
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Buchungen gibt es Konten innerhalb des AM, die nur der vorübergehenden Aufnahme von Buchungen dienen (z. B. Arbeitskonten). Daraus ergibt sich die betriebswirtschaftliche Anforderung, dass für jeden auf einem solchen Konto gebuchten Posten oder für eine Gruppe von Posten ein oder mehrere Gegenposten vorhanden sind, die diesen Posten oder diese Postengruppe ausgleichen. Dieser Ausgleich kann taggleich oder auch später erfolgen.
Um festzustellen, welche Posten noch ohne Ausgleich sind, werden sich ausgleichende Posten miteinander referenziert (ausgeziffert). Nicht referenzierte Posten gehören damit zu einem nicht ausgeglichenen Geschäftsvorfall.
Beispiele für solche Konten sind:
· Restforderungskonten
· Sammelkonten
· Verwahrkonten
· Verrechnungskonten des Zahlungsverkehrs
· Auszahlungskonten Kontoschließung
(siehe auch Auszifferungskonten in der Praxis)
Das klassische CpD- oder Fehlbuchungskonto des AM (Konto mit dem Kennzeichen CpD ) wird hier nicht betrachtet. CpD-Konten werden auf Basis von Regeln zur Disposition ausschließlich maschinell angesprochen. Für jede dieser Buchungen wird ein Dispo-Auftrag erzeugt. Zur Bearbeitung dieser Posten stehen im DispoOffice nur bestimmte Methoden (Umbuchung, Rückgabe) zur Verfügung, die den ursprünglichen Posten stornieren. Die noch zu bearbeitenden Posten auf diesen Konten sind nicht storniert und haben einen Dispo-Auftrag.
Für das Ausziffern gelten folgende Einschränkungen:
· Bei der Funktion Ausziffern handelt es sich nicht um eine Offene-Posten-Verwaltung, d. h. es ist kein Verfahren, das die maschinelle Zuordnung von offenen Posten ermöglicht.
· Konten können nur exklusiv ausgeziffert werden, d. h. es kann immer nur ein Bearbeiter ein Konto gleichzeitig bearbeiten.
· Stornierte Posten können nicht ausgeziffert werden; sie sind bereits mit dem Stornoposten referenziert und damit ausgeglichen. Dies gilt auch für umgebuchte und zurückgegebene Posten.
· Ausgezifferte Posten können nicht storniert, umgebucht oder zurückgegeben werden.
· Die Postendaten zum Ausziffern können nur in den speziell dafür bereitgestellten Transaktionen eingesehen werden, also z. B. nicht über Zahlungsposten anzeigen.
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Produktmanagement ® Produktdefinition ® Kontoprodukte ® Kontoprodukt anlegen die erforderlichen Produkte für Auszifferungskonten angelegt. Dabei hinterlegen Sie in der Ausstattung Ausziffern die Vorgangsarten zur Ausbuchung von Differenzen für das manuelle Ausziffern und das automatische Ausbuchen mit Ausziffern sowie die Frist für die automatische Ausbuchung und/oder das Attribut Extern auszifferbar und die Frist für externes Ausziffern in Tagen.
Ein standardmäßiger Produktwechsel für ein vorhandenes Konto ohne die Ausstattung Ausziffern auf ein Produkt mit der Ausstattung Ausziffern ist nicht vorgesehen. Wenn im Einzelfall die nachträgliche Ausstattung des Kontos notwendig sein sollte, legen Sie im Regelfall für den Geschäftsprozess ein neues Konto an und wickeln Sie das bisherige Konto manuell ab. Wenn erforderlich, müssen Sie danach auch das Customizing der Kontenfindung anpassen. Wenn eine Änderung der Kontonummer des Auszifferungskontos aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist, müssen Sie die erforderlichen Maßnahmen zur Umstellung als Sonderfall durch Modifikation schaffen. Eine Betrachtung der Probleme bei der Migration finden Sie hier.
Funktionsumfang
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
· Anzeigen von Posten eines Kontos, die noch nicht ausgeziffert (ausgeglichen) sind
· Kennzeichnen von Posten, die zusammengehören und sich ausgleichen
· Referenzierung der Posten untereinander, die sich gegenseitig ausgleichen (Referenzgruppe)
· Ausbuchen von Überhängen (Restsalden) bei sich nicht ausgleichenden Posten. Gleichen sich zusammengehörende Posten nicht aus und soll die Referenzgruppe gleichwohl geschlossen werden (z. B. erwartete Rückzahlungen sind bis auf einen Minimalbetrag eingegangen), wird der Differenzbetrag ertragswirksam ausgebucht.
· Anzeigen ausgezifferter Posten eines Kontos
· Anzeigen aller offenen Posten eines Kontos zu einem Stichtag
· Auflösen von Referenzgruppen
· Report zur Ausbuchung von Posten mit einem Buchungsdatum älter als eine am Konto hinterlegte Frist gegen G+V
· Übergabe von Posten mit externen Auszifferungsreferenzen mittels BAPI Umsatzposten buchen oder Direct Input
· Report zur Auszifferung von Posten mit externen Auszifferungsreferenzen
Aktivitäten
Zahlungsposten ausziffern
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1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Zahlungsposten ® Zahlungsposten ausziffern.
2. Geben Sie die Kontoidentifikation des Kontos an, das Sie ausziffern wollen.
3. Wählen Sie Ausführen.
Das System zeigt alle nicht ausgezifferten Posten dieses Kontos getrennt nach Soll und Haben in Listen an.
Über die Drucktaste Layouteinstellungen können Sie die Anzeige variieren und an die spezifischen Daten dieses Kontos anpassen. Sie können alle Felder des Zahlungspostens anzeigen lassen.
4. Wählen Sie die Drucktaste Anzeigen <-> Ändern.
Damit wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Das System zeigt eine weitere Liste an: Zugeordnete Posten.
5. Markieren Sie die Posten, die Sie ausgleichen wollen und wählen Sie Funktion ® Zuordnen. Sie können auch die Drucktaste Zuordnen wählen oder mit Drag&Drop die markierten Posten in die Liste Zugeordnete Posten verschieben.
Das System verschiebt die ausgewählten Posten in die Tabelle Zugeordnete Posten und berechnet den Saldo der zugeordneten Posten. Die Posten haben den Verarbeitungsstatus Nicht ausgeziffert (rote Ikone).
Zusätzlich können Sie einzelne Posten aus der Tabelle Zugeordnete Posten entfernen oder die gesamte Zuordnungstabelle rücksetzen. Dazu stehen Ihnen die Drucktasten Zuordnungstabelle: Zeile rücksetzen und Zuordnungstabelle rücksetzen zur Verfügung.
Diesen Schritt können Sie so oft wiederholen, bis der von Ihnen gewünschte Effekt eingetreten ist.
6. Wählen Sie Funktion ® Ausziffern oder die Drucktaste Ausziffern.
Wenn der Saldo ungleich Null ist, erhalten Sie ein Dialogfenster.
7. Geben Sie eine Bemerkung ein und wählen Sie eine Vorgangsart aus. Zur Auswahl erhalten Sie alle passenden Vorgangsarten, die am Produkt eingestellt wurden.
8. Wählen Sie OK.
Das System zeigt den erzeugten Posten innerhalb der zugeordneten Posten der Referenzgruppe an. Der Verarbeitungsstatus dieser Posten ist Ausgeziffert (grüne Ikone).
Auszifferung zurücknehmen
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1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Zahlungsposten ® Auszifferung zurücknehmen.
2. Geben Sie Kontoidentifikation des Kontos an, für das Sie eine Auszifferung zurücknehmen wollen.
3. Wählen Sie Ausführen.
Das System zeigt alle ausgezifferten Posten dieses Kontos getrennt nach Soll und Haben an. Über die Drucktasten Referenzgruppe auswählen und Zuordnungstabelle rücksetzen können Sie sich über die vorhandenen Referenzgruppen informieren.
4. Wählen Sie die Drucktaste Anzeigen <-> Ändern.
Damit wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Das System zeigt eine weitere Liste an: Zugeordnete Posten.
5. Markieren Sie einen Posten und wählen Sie Funktion ® Referenzgruppe auswählen oder die Drucktaste Referenzgruppe auswählen.
Das System zeigt die zu dieser Referenzgruppe gehörenden Posten unter Zugeordnete Posten an. Der Verarbeitungsstatus dieser Posten ist Ausgeziffert.
Sie können die Auszifferung dieser Posten zurücknehmen, wenn noch alle Posten der Referenzgruppe im System änderbar vorhanden sind, d. h. noch nicht archiviert oder zur Archivierung vorgemerkt wurden.
6. Wählen Sie Funktion ® Ausziffern zurücknehmen oder die Drucktaste Auszifferung zurücknehmen.
Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese bestätigen, löst das System diese Referenzgruppe auf. Wenn die Referenzgruppe eine Ausgleichsbuchung enthält, erzeugt das System eine Stornobuchung für diese Ausgleichsbuchung. Das System zeigt alle Posten unter Zugeordnete Posten mit dem Status Nicht ausgeziffert an.
Zahlungsposten anhand externer Referenz ausziffern
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1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Periodische Arbeiten ® Zahlungsposten ® Zahlungsposten anhand externer Referenz ausziffern.
Sie erhalten das Selektionsbild. Neben den Angaben zur Ablaufsteuerung und zum Anwendungsprotokoll können Sie die zu bearbeitenden Konten über Allgemeine und Spezielle Abgrenzungen auf die Konten einschränken, für die Sie alle offenen Posten, die älter als die am Produkt eingestellte Frist für externes Ausziffern in Tagen sind, ausziffern wollen.
2. Wählen Sie Ausführen.
Durch den Report werden alle offenen Posten der ausgewählten Konten mit dem Attribut Extern auszifferbar identifiziert, die die gleiche externe Referenz haben. Ergibt die Summe der Posten mit gleicher externer Referenz Null, so werden diese Posten ausgeziffert (es wird eine interne Referenzgruppe erzeugt). Offene Posten, die älter sind als die Frist für externes Ausziffern, werden pro Konto im Protokoll aufgelistet.
3. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Protokolle ® Zahlungsposten ® Anwendungsprotokoll Auszifferung mit externer Referenz.
Sie erhalten das Selektionsbild zur Anzeige der Anwendungsprotokolle dieses Massenlaufs. Weitere Informationen erhalten Sie im System über die Drucktaste Programmdokumentation.
Alte offenen Zahlungsposten ausziffern
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1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Periodische Arbeiten ® Zahlungsposten ® Alte offene Zahlungsposten ausziffern.
Sie erhalten das Selektionsbild. Neben den Angaben zur Ablaufsteuerung und zum Anwendungsprotokoll können Sie die zu bearbeitenden Konten über Allgemeine und Spezielle Abgrenzungen auf die Konten einschränken, für die Sie alle offenen Posten, die älter als die am Produkt eingestellte Frist für das automatische Ausziffern in Monaten sind, automatisch ausziffern wollen.
2. Wählen Sie Ausführen.
Durch das Programm werden alle auszifferbaren Posten der ausgewählten Konten mit dem Attribut Automatisch ausbuchbar, für die die festgelegte Frist abgelaufen ist, ausgeziffert und ausgebucht, d.h. die offenen Posten werden geschlossen, es wird eine (summarische) Gegenposition gebildet und mit der festgelegten Vorgangsart (Soll - bzw. Haben) gebucht.
3. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Protokolle ® Zahlungsposten ® Anwendungsprotokoll Auszifferung alter Posten.
Sie erhalten das Selektionsbild zur Anzeige der Anwendungsprotokolle dieses Massenlaufs. Weitere Informationen erhalten Sie im System über die Drucktaste Programmdokumentation.
Offenen Posten eines Kontos anzeigen
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1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Zahlungsposten ® Offene Posten eines Auszifferungskontos anzeigen.
2. Geben Sie die Kontoidentifikation des Kontos an, dessen offene Posten Sie prüfen wollen.
3. Geben Sie den Stichtag an, zu dem Sie die offenen Posten prüfen wollen.
Sie können die Liste der offenen Posten zu jedem gewünschten Stichtag, z.B. Quartalsende, zu jedem beliebigen Zeitpunkt erzeugen. Das System ermittelt den zum Stichtag gültigen Stand.
4. Wählen Sie Ausführen.
Das System zeigt alle zum Stichtag offenen Posten dieses Kontos in einer Liste an.
Zum Stichtag offen sind alle Posten, deren Buchungsdatum kleiner oder gleich dem Stichtag ist und für die eine der folgenden Bedingungen gilt:
¡ Der Posten ist noch nicht ausgeziffert.
¡ Der Posten ist ausgeziffert, aber mindestens ein Posten mit der gleichen Auszifferungsreferenz hat ein Buchungsdatum nach dem Stichtag.
¡ Der Posten ist storniert, aber der Stornoposten hat ein Buchungsdatum nach dem Stichtag.