Arbeitsmappen vorberechnen und verteilen 

Verwendung

Sie können Arbeitsmappen mit dem BEx Broadcaster vorberechnen und verteilen. Das System erzeugt Microsoft Excel Arbeitsmappen mit historischen Daten. Den Zeitpunkt der Vorberechnung bestimmen Sie selbst: Sie können die Arbeitsmappen zu einem vordefinierten Zeitpunkt vorberechnen lassen oder immer dann, wenn sich die Daten im zu Grunde liegenden InfoProvider ändern. Sie können die vorberechneten Arbeitsmappen per E-Mail oder in das Portal versenden lassen, um diese dort Ihren Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Vorgehensweise

       1.      Wählen Sie im BEx Analyzer in der Analyse-Werkzeugleiste Werkzeuge ® Broadcaster.

Der Eintrag Werkzeuge ® Broadcaster ist nur dann sichtbar, wenn Sie eine Arbeitsmappe geöffnet haben. Wenn Sie im BEx Analyzer nur eine Query öffnen, dann ist dieser Eintrag zum Verteilen nicht verfügbar.

Sie können den BEx Broadcaster auch aus anderen Bereichen aufrufen (siehe Aufruf des BEx Broadcaster) und dann die gewünschte Arbeitsmappe für das Broadcasting auswählen:

                            a.      Wählen Sie unter Einstellungen für Objekttyp: Arbeitsmappe.

                            b.      Wählen Sie Öffnen.

                            c.      Markieren Sie die gewünschte Arbeitsmappe aus Ihrer Historie, Ihren Favoriten oder Rollen.

                            d.      Wählen Sie Übernehmen.

       2.      Wählen Sie Neue Einstellung anlegen.

Wenn Sie mit dem Broadcasting Wizard arbeiten möchten, der Sie beim Anlegen der Broadcast-Einstellung in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung unterstützt, dann wählen Sie Neue Einstellung mit Wizard anlegen.

       3.      Geben Sie eine Beschreibung für die Broadcast-Einstellung ein.

       4.      Wählen Sie, ob Sie die vorberechnete Arbeitsmappe per E-Mail oder in das Portal versenden möchten. Weitere Informationen über die relevanten Einstellungsmöglichkeiten in den entsprechenden Registerkarten finden Sie unter Versendung als E-Mail und Verteilung in das Portal.

       5.      Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat:

○       MS Excel Arbeitsmappe

Das System erzeugt eine Microsoft Excel Datei mit den vorberechneten Daten. Die Empfänger können darin weiter navigieren, nachdem sie sich am BEx Analyzer angemeldet haben.

○       Online-Link auf aktuelle Daten

Das System erzeugt eine URL. Die Empfänger können die Arbeitsmappe über den Online-Link im BEx Analyzer aufrufen und darin weiter navigieren.

       6.      Wenn Sie die Arbeitsmappe als ZIP-Datei verteilen möchten, dann markieren Sie ZIP-Datei.

       7.      Wählen Sie die Registerkarte Arbeitsmappen-Vorberechnung.

Wenn die Arbeitsmappe Variablen enthält, dann können Sie die Variablenbelegung festlegen:

Hier festlegen: Sie können Werte für die eingabebereiten Variablen der Arbeitsmappe anlegen. Die Arbeitsmappe wird mit diesen Variablenwerten vorberechnet.

Entnehmen aus Variante: Sie können die gewünschte Variante, mit deren Daten die Arbeitsmappe vorberechnet wird, im Feld Variante eingeben.

Geben Sie an, welcher Vorberechnungsserver verwendet werden soll. Dafür muss ein Vorberechnungsserver eingerichtet sein. Weitere Informationen finden Sie unter Vorberechnungsserver anlegen.

○       Wenn das System den ersten verfügbaren Vorberechnungsserver aus den im Customizing eingestellten Vorberechnungsservern verwenden soll, dann markieren Sie automatisch auswählen.

○       Wenn das System einen speziellen Vorberechnungsserver verwenden soll, dann markieren Sie spezieller Server und geben Sie den Server an.

Wenn dieser spezielle Server nicht verfügbar ist, dann bricht das System ab.

       8.      Prüfen Sie gegebenenfalls Ihre Einstellungen über die Schaltfläche Prüfen und wählen Sie Sichern.

       9.      Geben Sie einen technischen Namen für die Broadcast-Einstellung ein und wählen Sie Übernehmen. In der Übersicht im oberen Bereich des BEx Broadcaster erscheint die neue Einstellung.

   10.      Wenn Sie die Broadcast-Einstellung für die Arbeitsmappe sofort verteilen möchten, dann wählen Sie Ausführen. Es erscheint ein neues Browser-Fenster, das den Status der Abarbeitung der Broadcast-Einstellung anzeigt. Wenn Sie das Fenster schließen möchten, dann wählen Sie Abbrechen.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung für die Arbeitsmappe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder bei Datenänderung verteilen möchten, dann wählen Sie Einplanen. Weitere Informationen zur Einplanung von Broadcast-Einstellungen finden Sie unter Broadcast-Einstellungen einplanen.

Ergebnis

Sie haben eine Arbeitsmappe vorberechnet und entsprechend der gewählten Einstellung verteilt.

Wenn Sie die Arbeitsmappe nicht als ZIP-Datei vorberechnet haben, dann erhalten die Empfänger beim Öffnen der Datei die formatierte Arbeitsmappe, in der sie weiter navigieren können.

Die Empfänger der Datei benötigen eine lokale Installation des BI-Frontend, um sich am BI-System anzumelden und in den Daten zu navigieren.

Die Broadcast-Einstellung wird im oberen Bereich des BEx Broadcasters aufgelistet. Hier sehen Sie alle Broadcast-Einstellungen, die zu dieser Arbeitsmappe angelegt wurden. Wenn Sie die Broadcast-Einstellung bearbeiten oder löschen möchten, dann wählen Sie Bearbeiten bzw. Löschen im Kontextmenü der entsprechenden Einstellung.