Erstellung von Dokumenten 

Einsatzmöglichkeiten

Der Prozess Erstellung von Dokumenten beinhaltet Schritte, die von Benutzern des Portals mit Autorenrechten durchgeführt werden.

Benutzer können Dokumente auf verschiedene Arten im Portal erstellen. Sie können Online-Editoren nutzen, Formulare oder Vorlagen ausfüllen. Alternativ können Dokumente vom Desktop des lokalen PCs oder vom Portal aus hochgeladen und in Folgeprozessen bereitgestellt werden. Beim Hochladen oder Erstellen von Dokumenten sollten den Dokumenten Eigenschaften zugewiesen werden, um diese genauer klassifizieren zu können.

 

Verwendung des Prozesses

Dieser IT-Prozess ist Bestandteil der folgenden IT-Szenarios:

IT-Szenario	Szenariovariante
Enterprise Knowledge Management	Erstellung, Veröffentlichung und Bereitstellung von Inhalten
Enabling User Collaboration	Zusammenarbeit in virtuellen Räumen

 

Voraussetzungen

Die Arbeitsumgebung für Autoren ist aufgebaut.

 

Ablauf

Der folgende IT-Prozess läuft in der Verwendungsart Enterprise Portal (EP) ab:

 

Die Schritte 1. bis 5. müssen nicht in der vorgegeben Reihenfolge ablaufen. Ihr zeitlicher Ablauf ist nicht festgelegt.

 

       1.      Dokumente über WebDAV hochladen

Mit einem WebDAV-Client, z. B. dem Portal-Laufwerk, können Benutzer von ihren PCs aus Dokumente direkt in Repositories hochladen.

 

       2.      Dokumente mit Hilfe von Vorlagen anlegen

Mit Vorlagen können Benutzer in KM-Ordnern auf schnelle Weise standardisierte Objekte mit vorgegebenen Inhalten und vorgegebenen Eigenschaften anlegen.

 

       3.      Informationen in Formularen erfassen

Mit Formularen können Autoren Informationen wie z. B. Nachrichten im Portal publizieren.  

 

       4.      Dokumente über die Benutzungsoberfläche im Portal hochladen

Benutzer können von Ihren Browsern aus Dateien in Repositories hochladen.

 

       5.      Dokumente genehmigen oder ablehnen

Dokumente, die einen Genehmigungsprozess durchlaufen, können genehmigt oder abgelehnt werden. Wird das Dokument im letzten Schritt des Prozesses genehmigt, können alle Benutzer im Portal darauf zugreifen, wenn Sie Leseberechtigung besitzen.

 

       6.      Dokumente mit Metadaten versehen

Beim Anlegen oder Hochladen von Dokumenten in das Portal können Sie diese mit Metadaten versehen.

 

       7.      KM als Dokumentablage nutzen

Wenn Benutzer Dokumente im Portal anlegen, werden diese zumeist in CM-Repositories abgelegt. Physikalisch liegen die Dokumente in einer Datenbank. Zugriff und Verwaltung erfolgen über das Knowledge-Management.

 

Ergebnis

Benutzer haben Dokumente erstellt und diese mit Metadaten versehen. Die Dokumente sind in den vorgesehenen Repositories abgelegt.