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Prozessdokumentation Ablauf der Personalabrechnung  Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Einsatzmöglichkeiten

Bei der Abrechnung rechnen Sie sowohl das Basisentgelt Ihrer Mitarbeiter als auch eventuelle Sonderbezüge, Mehrarbeiten, Zulagen usw. einer Abrechnungsperiode zu einem bestimmten Zeitpunkt ab.

Voraussetzungen

Bevor Sie diesen Prozeß starten, müssen Sie angeben, für welchen Abrechnungskreis oder welche Abrechnungskreise Sie die Abrechnung durchführen wollen. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Wenn Sie einen Mitarbeiter nicht abrechnen wollen, müssen Sie dessen Personalnummer sperren.

Bevor Sie die Abrechnung für alle Mitarbeiter starten, können Sie für einzelne Mitarbeiter eine Simulation der Abrechnung durchführen.

Ablauf

Der Stand des Abrechnungsverwaltungssatzes wird bei jedem der Schritte, die bei einer Abrechnung durchlaufen werden, automatisch aktualisiert.

  1. Sie geben einen oder mehrere Personalabrechnungskreise für die Abrechnung frei.

    2. Das System erhöht die Periodennummer im Abrechnungsverwaltungssatz des jeweiligen Abrechnungskreises um eins. Sie können die Stamm- und Zeitdaten der Personalnummern, die zu diesem Personalabrechnungskreis gehören, nicht mehr vergangenheits- oder gegenwartsbezogen ändern. Zukunftsbezogene Änderungen sind weiterhin möglich.

  2. Sie führen die Abrechnung aus.

    3. Das System ruft ein länderspezifisches Abrechnungsprogramm auf. Es ermittelt die aktuelle Abrechnungsperiode aus dem Abrechnungsverwaltungssatz und macht eine Abrechnung mit den Werten, die Sie im Abrechnungsprogramm eingegeben haben.

    In der Regel führen Sie diesen Schritt nicht im Dialog, sondern als Hintergrundjob aus.

  3. Sie prüfen, ob die Abrechnung korrekt abgelaufen ist oder an welchen Stellen Fehler aufgetreten sind.

    4. Falls die Abrechnung nicht fehlerfrei durchgeführt werden konnte, zeigt das System nach der Abrechnung Fehlermeldungen an und informiert Sie auf diese Weise darüber, an welchen Stellen Fehler aufgetreten sind. Auf Wunsch erhalten Sie auch ein detailliertes Abrechnungsprotokoll. Wir empfehlen jedoch, das Abrechnungsprotokoll nur erstellen zu lassen, wenn Sie die Abrechnung simulieren.

    In dieser Phase können Sie bei Bedarf die Abrechnung auf den Stand Abrechnungsergebnisse prüfen setzen. Dadurch stellen Sie sicher, daß keine gegenwarts- und vergangenheitsbezogenen Änderungen an abrechnungsrelevanten Daten durchgeführt werden. Darüber hinaus ist der betreffende Personalabrechnungskreis für die Abrechnung gesperrt. Sie können in dieser Phase jedoch die Abrechnung für einzelne Mitarbeiter simulieren, um anhand des Abrechnungsprotokolls die Entstehung der Fehler genau nachzuvollziehen.

    Um nach einer erfolgreichen Abrechnung die Abrechnungsergebnisse stichprobenartig zu überprüfen, steht ein Report zur Verfügung, der die gespeicherten Abrechnungsergebnisse liest. Dieser Report zeigt für jeden Mitarbeiter die Inhalte aller internen Tabellen an, in denen Ergebnisse der Abrechnung gespeichert sind. Damit können Sie alle Teilergebnisse einer Abrechnung überprüfen. So können Sie z.B. feststellen, ob das System für einen Mitarbeiter, bei dem Sie eine komplexe Stammdatenänderung durchgeführt haben, die Abrechnung entsprechend Ihren Erwartungen durchgeführt hat.

  4. Sie korrigieren fehlerhafte Stamm- oder Zeitdaten von Personalnummern, die das Abrechnungsprogramm nicht verarbeiten konnte.

    5. Im Infotyp Abrechnungsstatus (0003) markiert das System während des Abrechnungslaufs für alle abgelehnten Personalnummern das Feld Korrektur der Abrechnung. Wenn Sie Stamm- oder Zeitdaten einer Personalnummer korrigieren, wird das Feld ebenfalls markiert. Diese Personalnummern werden unter dem Matchcode W (Korrekturlauf Abrechnung) in einer Liste zusammengefaßt. Bei einem Korrekturlauf der Abrechnung, also einer Abrechnung mit dem Matchcode W, werden nur noch die korrigierten Personalnummern abgerechnet.

  5. Sie geben die Abrechnung erneut frei.

    6. Die Abrechnungsperiode ändert sich nicht.

  6. Sie führen einen Korrekturlauf der Abrechnung aus.

    7. Wenn im Matchcode W (Korrekturlauf Abrechnung) viele Mitarbeiter gespeichert sind, führen Sie diesen Schritt ebenso wie den Schritt Abrechnung starten als Hintergrundjob aus. Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter erneut abrechnen müssen, können Sie diesen Schritt auch im Dialog ausführen.

  7. Sie simulieren die Buchung ins Rechnungswesen.

    8. Dabei treten unter Umständen Fehler auf, die dazu führen, daß Sie nochmals abrechnungsrelevante Stamm- und Zeitdaten ändern müssen. Wenn z.B. bei einigen Mitarbeitern noch eine Kostenstelle eingetragen ist, die in der Zwischenzeit gelöscht wurde, wird das vom System bei der Simulation der Buchung als Fehler angemerkt. Dann setzen Sie die Abrechnung nochmals auf den Stand Frei zur Korrektur und korrigieren für die entsprechenden Mitarbeiter die Stammdaten. Dadurch werden diese Personalnummern automatisch im Matchcode W (Korrekturlauf Abrechnung) gespeichert. Anschließend führen Sie einen weiteren Korrekturlauf der Abrechnung aus und simulieren nochmals die Buchung ins Rechnungswesen.

  8. Sie beenden die Abrechnung. Die Personalnummern des Abrechnungskreises können wieder bearbeitet werden.

Hinweis

Beenden Sie die Abrechnung erst, wenn alle Personalnummern des ausgewählten Personalabrechnungskreises fehlerfrei abgerechnet worden sind. Durch das Beenden gelten alle Personalnummern des Abrechnungskreises, auch die abgelehnten, als abgerechnet und die Abrechnungsperiode als abgeschlossen.

Ergebnis

Sie haben alle Personalnummern eines Abrechnungskreises oder mehrerer Abrechnungskreise abgerechnet.

An die Abrechnung können sich folgende Schritte anschließen:

Die Lohn- und Gehaltszahlung unterscheidet sich von Land zu Land. Länderspezifische Informationen finden Sie jeweils unter Abrechnung <Land> ® Folgeaktivitäten ® Lohn- und Gehaltszahlung.

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