Ablauf bei integrierter Stellenwirtschaft
Einsatzmöglichkeiten
Wenn die Integration der Stellenwirtschaft (PA-PM) in das Haushaltsmanagement (FI-FM) aktiviert ist, laufen Finanzierung, Abrechnung und Buchung wie im folgenden Beispielprozess ab.
Ablauf
1. Finanzierung der Person
Die Person wird entweder direkt oder über ihre Planstelle in der Stellenwirtschaft finanziert.
In diesem Beispiel wird in Abhängigkeit von der Ausgabenart A001 eine Finanzierung von 2 000,00 mit den folgenden Kontierungsobjekten des Haushaltsmanagements angelegt:
· Finanzstelle: S1
· Finanzposition: Gehälter
· Fond 1: F1
Dadurch wird im Haushaltsmanagement eine Mittelbindung von 2 000,00 auf dieser Kontierung angelegt. Die Mittelbindung erfolgt im Mittelbindungsbeleg Nummer 00000111 in Zeile 002.
2. Personalabrechnung
Die Stellenwirtschaft liefert der Personalabrechnung für den Zeitraum, der der verarbeiteten Abrechnungsperiode entspricht, folgende Informationen:
· Kontierungsobjekte des Haushaltsmanagements, die bei der Finanzierung der verschiedenen Ausgabenarten des Mitarbeiters hinterlegt wurden
· Belegnummer und Zeilennummer der Mittelbindung im Haushaltsmanagement
Die Finanzierungsbeträge auf den Kontierungsobjekten werden in Prozentwerte umgerechnet und mit den genannten Informationen über Kontierungsobjekte und Mittelbindung in der Tabelle Finanzierung (FUND) im Abrechnungsergebnis gespeichert.
Im Beispiel wird die Ausgabenart A001 zu 100 % aus den Kontierungsobjekten Finanzstelle S1, Finanzposition Gehälter und Fonds F1 finanziert.
3. Auswertung der Abrechnungsergebnisse
Bei der Auswertung der Abrechnungsergebnisse für die Buchung ins Rechnungswesen wird für jede Aufwandslohnart, die im Abrechnungsergebnis des Mitarbeiters in der Ergebnistabelle (RT) vorhanden und bei der Buchung zu berücksichtigen ist, anhand der Einstellungen im Customizing bestimmt, welcher Ausgabenart sie zugeordnet ist. Aus der Tabelle Finanzierung (FUND) im Abrechnungsergebnis des Mitarbeiters wird ermittelt, mit welchen Kontierungen des Haushaltsmanagements diese Ausgabenarten finanziert wurden und welche Beleg- und Zeilennummer die von der Stellenwirtschaft im Haushaltsmanagement erzeugte Mittelbindung hat. Diese Kontierungen des Haushaltsmanagements sowie die Beleg- und Zeilennummer der Mittelbindung werden bei der Buchung der Aufwandslohnarten ins Rechnungswesen als Kontierungsinformation mitgegeben.
Im Beispiel hat die Aufwandslohnart M020 Monatsgehalt laut Ergebnistabelle (RT) einen Betrag von 2.125,00. Dieser Lohnart ist im Customizing die Ausgabenart A001 zugeordnet. Aus der Tabelle Finanzierung (FUND) wird ermittelt, dass die Ausgabenart A001 mit den Kontierungsobjekten Finanzstelle S1, Finanzposition Gehälter und Fonds F1 finanziert wurde. Diese Information sowie die Beleg- und Zeilennummer der Mittelbindung ist in dem Abrechnungsbeleg, der von der Buchung ins Rechnungswesen erzeugt wird, enthalten.
4. Buchung ins Rechnungswesen
Bei der Buchung ins Rechnungswesen erfolgt im Haushaltsmanagement eine Ist-Buchung auf die im Abrechnungsbeleg angegebenen Kontierungsobjekte. Die Mittelbindung wird um den Betrag der Ist-Buchung abgebaut.
Im Beispiel erfolgt die Ist-Buchung im Haushaltsmanagement auf die Kontierungsobjekte Finanzstelle S1, Finanzposition Gehälter und Fonds F1. Da der Betrag der Ist-Buchung (2.125,00) höher ist als die Mittelbindung (2.000,00), wird die Mittelbindung vollständig abgebaut.
Siehe auch: