Réservation de prestations de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements 

Définition

Le Gestionnaire des déplacements vous permet de traiter de manière exhaustive les demandes de déplacement, les plans de déplacement et les calculs de frais de déplacement (voir Saisie indépendante des processus dans le Gestionnaire des déplacements).

La section suivante décrit la procédure de saisie et de création des plans de déplacement à l’aide du Gestionnaire des déplacements.

Utilisation

Lorsque vous appelez le lien Créer vol, hôtel, véhicule de location dans le Gestionnaire des déplacements professionnels, vous créez un nouveau plan de déplacement (voir aussi Création d’un plan de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements professionnels).

Le système vous permet d’exécuter les fonctions suivantes :

·        Vérifier la disponibilité des vols, des chambres d’hôtel et des véhicules de location.

·        Demander des combinaisons de vols au meilleur prix pour tout le déplacement.

·        Réserver en ligne des vols, des chambres d’hôtel et des véhicules de location.

·        Annuler et éventuellement transférer des prestations réservées si vous devez modifier un déplacement déjà planifié.

·        Transférer automatiquement des données dans la Gestion des déplacements professionnels si des modifications doivent être apportées par l’agence de voyages

Si une demande de déplacement a déjà été créée avec le Gestionnaire des déplacements pour ce déplacement professionnel, les données nécessaires sont automatiquement transférées dans le plan de déplacement.

Si, dans la demande de déplacement, vous avez saisi des villes qui ne disposent pas d’un code d’identification de lieu IATA propre, vérifiez ces villes dans le plan de déplacement et remplacez-les par un code d’identification de lieu IATA existant, le cas échéant.

Intégration

Le système crée automatiquement le calcul des frais de déplacements professionnels correspondant au plan de déplacement créé. Lorsque vous réservez une prestation de déplacement en ligne dans le système de réservation et que vous sauvegardez le plan de déplacement, le système crée un justificatif pour la prestation de déplacement dans les Frais de déplacement.

Le justificatif d’une prestation de déplacement réservée n’est créé qu’une seule fois. Pour des annulations ou transferts, vous devez mettre le justificatif à jour manuellement dans le justificatif des frais de déplacement (voir aussi Gestionnaire des déplacements professionnels : Zone de données « Justificatifs de frais »).

Vous pouvez également saisir vos frais de déplacement à l’aide du Gestionnaire des déplacements après votre retour de voyage.

Les plans de déplacement et les justificatifs de frais de déplacement correspondants portent le même numéro de déplacement.