Création d’un plan de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements

Conditions préalables

Avant de pouvoir créer un plan de déplacement pour une personne, celle-ci doit disposer d’un matricule valable dans le système.

Si, dans la demande de déplacement, vous avez saisi des villes qui ne disposent pas d’un code d’identification de lieu IATA propre, vérifiez ces villes dans le plan de déplacement et remplacez-les par un code d’identification de lieu IATA existant, le cas échéant.

Procédure

Lancement direct	Lancement via le Gestionnaire des déplacements
...        1.      Gestion des déplacements professionnels® Planifier déplacement	...        1.      Gestion des déplacements professionnels ® Gestionnaire des déplacements ® Planification d’un déplacement professionnel

       2.      Saisissez le matricule de la personne en déplacement et cliquez sur Suite. Vous accédez à l’écran Plan de déplacement : <Numéro de déplacement>, <Prénom, Nom de la personne en déplacement>.

       3.      Saisissez les données requises.

Les zones de données suivantes sont facultatives :

                                                  i.       Destinations supplémentaires : saisissez la destination de toute section de déplacement qui suit la première destination. Ces saisies servent uniquement à titre indicatif. Elles n’influencent pas la réservation ultérieure des prestations de déplacement.

                                                ii.       Avance : si vous demandez une avance, saisissez-la ici. Le montant de l’avance est directement converti dans le montant des frais. La saisie de l’avance demandée sert comme information d’autorisation du plan de déplacement à une date ultérieure et constitue la base du paiement.

Pour plus d’informations sur le décompte des avances, voir Scénarios de saisie d’avances.

                                               iii.       Autre affectation des coûts pour la durée du déplacement si différente de l’affectation des coûts de base : si les coûts du déplacement doivent être affectés à un autre objet d’imputation, définissez-le ici. Cette saisie sert également à titre informatif dans le cadre de l’autorisation du plan de déplacement.

                                               iv.       Commentaires : dans cette zone de texte facultative, vous pouvez saisir tout commentaire supplémentaire concernant le déplacement. Cette zone peut également fournir des informations complémentaires importantes au responsable de l’approbation.

       4.      Développez les zones de données de chaque prestation de déplacement nécessaire en cliquant sur  (avec l’info-bulle Développer). Dans chaque zone, saisissez l’heure et le lieu de la prestation de déplacement, lancez une demande de disponibilité et sélectionnez une prestation.

       5.      Vous pouvez ensuite réserver toutes les demandes de déplacement du plan de déplacement en une seule opération.

 

Les prestations que vous sélectionnez sont mises à jour dans la zone de synthèse située à gauche de l’écran qui représente ensuite l’itinéraire chronologique du déplacement.

Vous pouvez utiliser cet itinéraire pour naviguer dans les demandes individuelles en cliquant sur le poste demandé. Vous pouvez ensuite traiter le poste sélectionné dans la partie droite de l’écran.

 

Voir aussi :

·        Sélection et réservation de vols disponibles dans le Gestionnaire des déplacements

·        Sélection et réservation de chambres d’hôtel dans le Gestionnaire des déplacements

·        Sélection et réservation de véhicules de location dans le Gestionnaire des déplacements

 

Les catégories de prestations de déplacement disponibles dépendent de la détermination des agences à laquelle vous êtes affecté (pour plus d’informations, voir l’IMG de la Planification des déplacements sous Données de base -> Planification des déplacements : paramètres de pilotage -> Caractéristique TRVOF : Définir paramètres d’accès par utilisateur/catégorie de salariés et Définir catégories de prestations de déplacement).