Mise à jour des amortissements 

Applications

Tout mouvement d’immobilisation enregistré dans la composante Comptabilité des immobilisations (FI-AA) entraîne immédiatement une modification de l’amortissement prévisionnel. Il n’entraîne cependant pas une mise à jour immédiate des comptes d’amortissements pour le bilan et le compte de résultat. L’amortissement prévisionnel est enregistré en Comptabilité générale lors de l’exécution du cycle de comptabilisation périodique des amortissements. Ce cycle de comptabilisation enregistre l'amortissement prévisionnel pour chaque niveau d'imputation de chaque immobilisation individuelle en tant que montant forfaitaire.

Déroulement

Le calcul et la planification des amortissements, des intérêts et des réévaluations sont gérés automatiquement dans le système à l’aide de codes, à moins que vous n’en assuriez la gestion manuellement à l’aide d’une opération comptable spéciale. Dans les deux cas, l’amortissement planifié par la Comptabilité des immobilisations doit faire l’objet d’une comptabilisation périodique sur les comptes d’immobilisations et de charges correspondants du grand livre qui permet de comptabiliser la dotation aux provisions et la reprise des postes spéciaux en plus des divers types d’amortissements, intérêts et réévaluations.

Lorsque le système comptabilise l’amortissement, il crée des pièces collectives. Il ne crée pas de pièces individuelles pour chaque immobilisation.

Comptabilisation de l’amortissement sous forme de comptes

Pour plus d’informations sur la configuration du système en vue du cycle de comptabilisation des amortissements, voir Paramétrage du système pour la comptabilisation de l’amortissement et Comptabilisation de l’amortissement.

Lancement du cycle de comptabilisation

Pour appeler le programme d’enregistrement des amortissements, sélectionnez Traitements périodiques ®Prg d'enreg. des amort. ®Exécuter. Ce programme doit être exécuté de manière périodique (chaque année, chaque semestre, chaque trimestre ou chaque mois). Ce programme enregistre directement les montants d'amortissement en Comptabilité financière. Le cycle de mise à jour de ce programme ne peut être lancé qu’en arrière-plan. Il est également possible de planifier l’exécution de ce programme à l'aide du Schedule Manager (par exemple, dans le cadre des opérations de clôture périodiques). Que vous décidiez de recourir ou non au Schedule Manager pour planifier l’exécution du cycle de comptabilisation des amortissements, ce dernier est néanmoins utilisé pour définir le protocole d’erreurs, les listes d'édition et le protocole des jobs auxquels vous pouvez accéder ultérieurement à l’aide du moniteur.

Pour plus d’informations sur :

·        le lancement du cycle de comptabilisation des amortissements : voir Comptabilisation périodique des amortissements

·        la liste d'édition : voir la documentation du programme Protocole du programme d’enregistrement des amortissements.

·        la correction des erreurs : voir Traitement des erreurs lors du cycle de comptabilisation des amortissements

·        la création ultérieure d’un protocole ou la création d’un protocole plus détaillé : voir la section relative au protocole du programme d’enregistrement des amortissements.

Objectif du cycle de comptabilisation

Dans l'écran initial de l’état, indiquez l'activité spécifique à effectuer au cours du cycle de comptabilisation :

·        Cycle de comptabilisation régulier : vous passez les écritures dans la période spécifiée suivante conformément à la périodicité d’enregistrement. Lors du cycle de comptabilisation régulier, le système ne permet pas de limiter l’exécution du programme à certaines immobilisations. Si la dernière période normale a déjà été comptabilisée, il est possible d’utiliser des périodes spéciales en Comptabilité financière. C’est généralement nécessaire lorsqu’il faut prendre certaines mesures de clôture d’exercice (stratégie de bilan) qui ne doivent pas interférer avec les résultats de la dernière période normale. Vous pouvez lancer un cycle de comptabilisation régulier en saisissant n’importe quelle période spéciale (par exemple la période 13). Lorsque vous travaillez avec un exercice décalé, vous devez toujours saisir la période FI à comptabiliser au lieu de la période de l’année civile. Pour plus d’informations, voir Paramétrages système pour l'enregistrement des amortissements.

·        Répétition du cycle de comptabilisation : vous pouvez demander une répétition du cycle de comptabilisation pour la dernière période comptabilisée. Une répétition du cycle de comptabilisation peut s’avérer nécessaire suite, par exemple, à la modification de paramètres d’amortissement d’immobilisations individuelles en relation avec les activités de clôture de l’exercice. Lors d’une répétition du cycle de comptabilisation, le système ne comptabilise que les écarts entre le premier cycle et la répétition du cycle (il ne crée pas de doublon). Dans ce cas, vous pouvez limiter l'exécution à certaines immobilisations.

Lorsque vous répétez le cycle de comptabilisation, il convient de tenir compte des observations particulières suivantes relatives à la procédure de comptabilisation, dans le cas de l’enregistrement a posteriori ou de la répartition proportionnelle de l’amortissement résiduel. Voir Paramétrage du système pour la comptabilisation de l’amortissement.

-         Enregistrement a posteriori

Lorsque vous utilisez l’enregistrement a posteriori, le système recalcule l’amortissement à partir du début de l’exercice (ou du début de l’amortissement) jusqu’à la période d’amortissement que vous comptabilisez actuellement (celle-ci étant incluse). L’écart entre ce montant et l’amortissement total déjà enregistré représente le nouveau montant de l’amortissement enregistré dans le cas d'une répétition du cycle de comptabilisation. Par suite de ce recalcul de l’amortissement, de nouvelles écritures et des paramètres d’amortissement différents sont compris dans la répétition du cycle de comptabilisation.

-         Répartition proportionnelle de l’amortissement résiduel

Lorsque vous utilisez la répartition proportionnelle de l’amortissement résiduel, l’amortissement annuel à comptabiliser doit être réparti uniformément sur les périodes qui n’ont pas encore été comptabilisées. Il n’y a pas de recalcul de l’amortissement, contrairement à ce qui se passe quand vous utilisez l’enregistrement a posteriori. Dès qu’une période est comptabilisée, il ne peut pas y avoir de nouvelle comptabilisation à la même période. Toutes les modifications apportées aux paramètres d’amortissement ou toutes les nouvelles écritures d’entrée n’entrent en vigueur que dans la période suivante. La création d’une nouvelle immobilisation constitue la seule exception. Un amortissement est alors comptabilisé pour cette immobilisation dans la répétition du cycle de comptabilisation, puisque aucun amortissement n’a été comptabilisé pour elle jusqu’alors.

·        Reprise : si le cycle de comptabilisation est interrompu pour des raisons techniques ou à cause d’erreurs, vous devez relancer le programme en mode de reprise. Le mode de reprise permet de réexécuter toutes les activités système interrompues en raison d’erreurs survenues pendant l'exécution. En mode reprise, seules les immobilisations dont le traitement a échoué lors de la précédente exécution sont traitées et enregistrées dans le protocole.

·        Cycle de comptabilisation exceptionnel : si vous souhaitez ignorer une ou plusieurs périodes comptables, vous pouvez programmer un cycle de comptabilisation exceptionnel. Le système crée alors un dossier d’enregistrement pour toutes les périodes non traitées ainsi que pour la période saisie. La période comptable spécifiée doit toutefois faire partie de la périodicité d’enregistrement. Si, par exemple, vous définissez la période 7 pour une périodicité d’enregistrement trimestrielle, aucune comptabilisation n’a lieu.

Autres options

Ici, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

·        Vous pouvez spécifier si l’état doit répertorier toutes les immobilisations séparément ou si celles-ci doivent être affichées sous la forme d’une synthèse. Souvenez-vous que la liste d’édition peut être très longue si vous disposez d’un grand nombre d’immobilisations. Il est également possible de créer par la suite une liste par immobilisation à l’aide du programme de journalisation.

·        Vous pouvez indiquer si le système doit afficher uniquement les entrées relatives aux immobilisations dont il faut comptabiliser certaines valeurs dans la période en cours. Si vous sélectionnez Afficher toutes les valeurs, le programme crée alors les entrées pour les immobilisations même si elles présentent uniquement des valeurs budgétées ou comptabilisées dans l'exercice en cours.

·        Vous pouvez indiquer si le système doit afficher une liste distincte avec les amortissements manuels.

·        Vous pouvez saisir une mise en forme ALV qui définit le type de mise en forme appliqué à la liste d'édition. Vous pouvez créer cette mise en forme de façon interactive dans la liste d'édition elle-même et la sauvegarder pour une utilisation ultérieure.

·        Vous pouvez lancer le cycle de comptabilisation des amortissements simultanément sur plusieurs serveurs en saisissant un groupe de serveurs. De cette façon, la charge de calcul est répartie sur plusieurs serveurs d'application. SAP recommande d’appliquer cette procédure dans le cas de grands sets de données et de longues durées d'exécution. Pour plus d’informations, reportez-vous à la documentation en ligne relative à la zone Groupe de serveurs.

Exécution test

Vous pouvez dans un premier temps lancer le cycle de comptabilisation en mode de test. SAP le recommande tout particulièrement si vous lancez le cycle de comptabilisation pour la première fois ou si d’importantes modifications ont été apportées à vos données ou à votre configuration système. Les fonctions de l'exécution test sont présentées ci-dessous :

·        Lors d’une exécution test, le système effectue les mêmes contrôles que pour un cycle de mise à jour. Le système vérifie notamment la validité de toutes les imputations existantes (par exemple, aux centres de coûts ou aux ordres internes).

·        Le système simule toutes les pièces comptables qui devraient être créées. Vous pouvez accéder à la pièce simulée en double-cliquant sur le numéro de pièce. Si l'exécution test est lancée en arrière-plan, une liste spool est créée pour chaque pièce simulée.

·        Vous pouvez limiter l’état à des immobilisations spécifiques dans une exécution test.

·        Vous pouvez procéder à une exécution test à tout instant, même après une interruption du cycle de comptabilisation des amortissements. Elle s’avère très utile pour analyser les erreurs survenues dans un cycle de mise à jour.